Verplaatsingen en kantoorruimte: zo breng je deze beroepskosten fiscaal in
Als zelfstandige consultant mag je beroepskosten fiscaal inbrengen – lees: je trekt ze af van jouw jaaromzet. Het resultaat is dat je minder belastingen betaalt, aangezien je belast wordt op de nettowinst die je boekt. In deze blog gaan we dieper in op verplaatsingen met de auto en je werkplek, voor jou twee belangrijke kostenposten.
Het is misschien een open deur intrappen, maar je mag enkel kosten inbrengen die je zaak vooruithelpen. Gemengde uitgaven – zowel voor privé- als professioneel gebruik – kan je gedeeltelijk inbrengen, privé-aankopen nooit. Zorg dat je altijd een rekening, factuur of ander bewijsmateriaal hebt. De uitgaven moeten immers gedaan of gedragen zijn in het jaar waarin je de inkomsten verwerft.
SBB-starterscoördinator Nathalie legt de voorwaarden haarfijn uit in deze video.
1. Verplaatsingen met de auto: gedeeltelijk of forfaitair aftrekbaar
Wellicht neem je vaak de auto om naar je opdrachtgever(s) te rijden. Die verplaatsingen kan je inbrengen als beroepskosten. Let wel: voor de fiscus is de ene gereden kilometer de andere niet. Privéverplaatsingen kan je natuurlijk nooit fiscaal aftrekken. Maar ook binnen je professionele verplaatsingen moet je het onderscheid maken tussen zuivere beroepsverplaatsingen en woon-werkverplaatsingen.
Voor de zuivere beroepsverplaatsingen wordt de inbreng beperkt tot een bepaald percentage. Deze zogeheten ‘gramformule’ houdt rekening met de CO2-uitstoot van je auto en het brandstoftype.
Zo bereken je het aftrekbare tarief voor je beroepsverplaatsingen.
Rijd je in de loop van je boekjaar minstens 40 dagen naar dezelfde opdrachtgever om daar te werken, dan beschouwt de fiscus die ritten evenwel als verplaatsingen tussen je woonplaats en een vaste plaats van tewerkstelling. Dat woon-werkverkeer breng je in naar rato van een forfait van 0,15 euro/km. Dit dekt alle kosten (bv. brandstof, verzekering, verkeersbelasting, onderhoud, pechbijstand, afschrijvingen, huur van een parkeergarage), behalve financiering en telefoniekosten.
Lang verhaal kort: woon-werkverplaatsingen zijn minder interessant dan zuivere beroepsverplaatsingen. Het onderscheid is belangrijk, want anders loop je het risico op een herkwalificatie.
2. Kantoorruimte: volledig aftrekbaar
Huur je met je vennootschap een kantoorruimte, dan is dat een 100% aftrekbare kost. Maar werk je alleen, dan zal je misschien eerder kiezen voor een werkplek in je privéwoning. In dat geval mag je als eigenaar een deel van je huis verhuren aan je vennootschap. De huurprijs moet wel marktconform zijn, anders riskeer je een herkwalificatie naar bedrijfsleidersbezoldiging.
In je personenbelasting worden deze huurinkomsten belast op het werkelijke huurinkomen, verminderd met een kostenforfait van maximum 40%. Door de extra privé-inkomsten uit huurinkomsten zal je personenbelasting dus stijgen. Maar dat is bij een hogere bedrijfsleidersbezoldiging natuurlijk niet anders. Bovendien betaal je op die bezoldiging ook nog eens sociale bijdragen.
Ook andere kosten zoals onroerende voorheffing, verwarming, elektriciteit en verzekeringen mag je aftrekken voor het gedeelte van je huis dat als kantoor dient. Gebruik je bijvoorbeeld 10% van de oppervlakte, dan mag je die kosten ook voor 10% inbrengen.
Voorafbetaling huur: techniek om inkomsten uit je vennootschap te halen
Jouw vennootschap mag in principe op voorhand huur betalen, zelfs voor verschillende jaren. Is je kantoor een deel van je privéwoning, dan vloeit er op die manier geld uit je vennootschap naar je privévermogen. Het grote voordeel ten opzichte van de uitbetaling van een dividend is dat dat perfect kan zonder balans- en liquiditeitstest. Let wel: aan vennootschapskant mag je de voorafbetaalde huurgelden niet in één keer fiscaal inbrengen. Je wijst ze toe aan het jaar waarop ze van toepassing zijn.
Tot slot: sommige aankopen moet je ‘afschrijven’
Sommige aankopen voor je professionele activiteiten gaan verschillende jaren mee. In dat geval moet je ze ook in opeenvolgende schijven inbrengen als beroepskost. De fiscus hanteert hiervoor afschrijvingspercentages op jaarbasis:
- auto: 20%
- kantoorgebouw: 3%
- meubilair: 10%
- kleine materialen (bv. laptop, smartphone): 33%
Beroepskosten correct inbrengen, de fiscale optimalisatiemogelijkheden benutten én tegelijk rekening houden met alle kleine lettertjes: het is specialistenwerk. Ga niet alleen aan de slag, maar vraag een boekhouder of accountant om raad. Zo kom je achteraf niet voor onaangename verrassingen te staan.
Zelfstandig consultant in spe?
Alles wat je moet weten over je opstart vind je in onze gratis gids.
Meer informatie?
Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen ? Neem contact op met onze experten. Wij helpen je graag op weg.
