Checklist: welke documenten moeten vzw’s verplicht bijhouden?

Als vereniging moet je volgens de wet een hele resem aan documenten bijhouden: akten, rekeningen, verslagen, noem maar op. Niet verdwalen in die papiermolen? Dankzij deze checklist zie je het bos terug door de bomen

Enerzijds heb je een intern verenigingsdossier. Dit zijn alle documenten die je op de zetel van je vereniging moet bijhouden. Anderzijds worden er ook een aantal stukken in je extern verenigingsdossier bewaard, bij de griffie van de voor jouw rechtsgebied bevoegde ondernemingsrechtbank. Iedereen kan hiervan inzage krijgen op de ondernemingsrechtbank.

Intern verenigingsdossier

Je interne vzw-dossier, dat je bewaart op de zetel van de vereniging, kan steeds door je leden geraadpleegd worden. Het omvat verschillende soorten documenten:

  • Je ledenregister: dat bevat een aantal gegevens over de leden, namelijk naam, voornaam, woonplaats en beslissingen van toe- en  uittreding en uitsluiting. Die leden kunnen, tenzij de statuten anders bepalen zowel natuurlijke personen als rechtspersonen zijn. Is het lid een rechtspersoon, dan moeten volgende gegevens in het ledenregister worden ingeschreven: naam, rechtsvorm en adres van de zetel van de rechtspersoon, alsook de beslissingen over de toetreding, uittreding of uitsluiting. Wijzigingen in het register dienen binnen de acht dagen nadat het bestuursorgaan van de beslissing in kennis is gesteld te worden opgenomen. Je mag het ledenregister nu ook elektronisch bijhouden, bijvoorbeeld in een Excel-bestand.
  • Verslagen en beslissingen: alle notulen van de algemene vergadering en het bestuursorgaan. En als je ervoor gekozen hebt te werken met een dagelijks bestuur, dan moeten ook de notulen van de vergaderingen van het dagelijks bestuur in het intern verenigingsdossier worden bewaard. De wet verplicht dat de notulen van het bestuursorgaan getekend moeten worden door de voorzitter van de vzw en door de bestuurders die daarom verzoeken.
  • De boekhoudkundige stukken: uiteraard houd je ook alle verplichte boekhoudkundige stukken bij. Dat is je begroting, de dagboeken, je inventaris, je jaarrekening en het jaarverslag (voor grote vzw's).
  • Het intern reglement: dit is het vroegere ‘huishoudelijk reglement’, waarin de verdere uitwerking van de statuten of afspraken worden vastgelegd. Zo'n intern reglement is geen verplicht document: je kiest zelf of het voor jouw vzw een meerwaarde betekent.

 

Opgelet!

Je kan niet zomaar een intern reglement opstellen en invoeren, de mogelijkheid dient voorzien te zijn in de statuten van je vzw.  Het is het bestuursorgaan dat dit intern reglement opstelt, tenzij de statuten anders vermelden. De leden van je vzw moeten op de hoogte worden gebracht van het intern reglement en de wijzigingen ervan. De datum van de laatste versie van het intern reglement moet in je statuten worden opgenomen.

 

Extern verenigingsdossier

Alle onderstaande documenten moet je ‘neerleggen’, zoals dat dan heet, bij de griffie van de ondernemingsrechtbank.

  • De oprichtingsakte met daarin de statuten van je vereniging.
  • De akten, waarin je beslissingen neemt over de benoeming en ambtsbeëindiging van bestuurders, personen gerechtigd om de vereniging te vertegenwoordigen, eventueel personen aan wie het dagelijks bestuur is opgedragen, of commissarissen.
  • Beslissingen over de nietigheid, de ontbinding van de vereniging, de vereffening ervan en de benoeming en de ambtsbeëindiging van de vereffenaars, de vereffeningsvoorwaarden, de sluiting, eventueel ook de heropening van de vereffening alsook de bestemming van het actief
  • De jaarrekening: indien je vereniging gerechtigd is een vereenvoudigde boekhouding te voeren dien je deze neer te leggen bij de griffie (let wel: heeft je vereniging niet het recht een vereenvoudigde boekhouding te voeren, dan moet zij haar jaarrekening neerleggen bij de Nationale Bank van België)
  • Beslissingen en akten met betrekking tot de omzetting van een vennootschap of ivzw in een vzw.

Het neerleggen van deze documenten kan per brief of online, via de toepassing JustAct, als het gaat over de publicatie van een oprichtingsakte. De griffie zorgt er vervolgens voor dat je aanvraag geregistreerd wordt in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en gepubliceerd wordt in het Belgisch Staatsblad.

De kosten van bekendmaking in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad dienen betaald te worden per cheque, postwissel, bankoverschrijving of storting. Een bewijs van deze betaling dient steeds te worden meegezonden naar de griffie, samen met de neer te leggen stukken. De tarieven van deze neerlegging worden door de Koning bepaald en worden jaarlijks gepubliceerd in het Belgisch staatsblad.

Al deze stukken dienen binnen de 30 dagen neergelegd te worden.

In de praktijk: reken op je SBB-expert

Speel op zeker en schakel tijdig de hulp in van een expert. Wij ondersteunen je graag met raad en daad.

Anne-Sophie De Mol
Anne-Sophie De Mol
consultant accountancy & fiscaliteit