Checklist: welke documenten moeten vzw’s verplicht bijhouden?

sluit popup

Beste klant,

Naar aanleiding van de verstrengde coronamaatregelen hebben wij onze dienstverlening opnieuw bijgestuurd.

  • Onze kantoren werken met gesloten deuren. Je kan enkel mits afspraak naar kantoor komen.
  • Onze medewerkers blijven steeds bereikbaar via telefoon, Teams of mail.
  • Indien je documenten wenst binnen te brengen, gebruik hiervoor maximaal onze brievenbussen of tijdens de kantooruren, de boxen die hier speciaal voor voorzien zijn. Deze worden dagelijks meermaals leeggemaakt.
  • Maak maximaal gebruik van ons digitaal platform sbbSLIM om documenten door te sturen. Indien je hier nog niet mee werkt, neem contact met ons kantoor via mail of telefoon. Hier helpen we je graag verder.
  • Indien het gaat om een essentieel klantenbezoek dat niet digitaal georganiseerd kan worden, is een fysieke afspraak wel toegestaan, mits het respecteren van de nodige veiligheidsmaatregelen. Heb je een afspraak op kantoor of bij jou ter plaatse, dan word je vooraf geïnformeerd door je dossierbeheerder over de te respecteren hygiëne- en afstandsregels.

Op de hoogte blijven van de laatste maatregelen voor ondernemingen omtrent het coronavirus? Check onze pagina www.sbb.be/corona-info voor meer informatie.

Annette Philips
Accountancy & boekhouding

Enerzijds heb je een intern verenigingsdossier: alle documenten die je op de maatschappelijke zetel van je vereniging moet bijhouden. Anderzijds worden er ook een aantal stukken in je extern verenigingsdossier bewaard, bij de griffie van de ondernemingsrechtbank in je arrondissement. Iedereen kan hiervan inzage krijgen op de ondernemingsrechtbank.

Intern verenigingsdossier

Je interne vzw-dossier, op de maatschappelijke zetel, kan steeds door je leden geraadpleegd worden. Het omvat drie onderdelen:

  • Je ledenregister: dat bevat een aantal gegevens over de leden, namelijk naam, voornaam, woonplaats en beslissingen van toe- en  uittreding en uitsluiting. Die leden kunnen, tenzij de statuten anders bepalen zowel natuurlijke personen als rechtspersonen zijn. Is het lid een rechtspersoon dan moeten volgende gegevens in het ledenregister worden ingeschreven: naam, rechtsvorm en adres maatschappelijke zetel, alsook de beslissingen over de toetreding, uittreding of uitsluiting. Dit register is hét bewijs voor lidmaatschap: je bent dus pas officieel lid als je hier volledig in vermeld staat. Wijzigingen dienen binnen de acht dagen na beslissing te worden aangebracht. Je mag het ledenregister nu ook elektronisch bijhouden.
  • Verslagen en beslissingen: alle notulen van de algemene vergadering en het bestuursorgaan. En als je voor deze facultatieve organen gekozen hebt: ook de notulen van het dagelijks bestuur en de vertegenwoordigers van de vereniging. Het wetboek verplicht dat de notulen van het bestuursorgaan getekend moeten worden door de voorzitter van de vzw en door de bestuurders die daarom verzoeken.
  • De boekhoudkundige stukken: uiteraard houd je ook alle verplichte boekhoudkundige stukken bij. Dat is je begroting, de dagboeken, je inventaris, je jaarrekening en het jaarverslag (grote vzw's).
  • Het intern reglement (facultatief): dit is het vroegere ‘huishoudelijk reglement’, waarin de verdere uitwerking van de statuten of afspraken worden vastgelegd.

 

Opgelet!

Je kan niet zomaar een intern reglement opstellen en invoeren, de mogelijkheid dient voorzien te zijn in de statuten van je vzw.  Het is het bestuursorgaan die dit intern reglement opstelt, tenzij de statuten anders vermelden. De leden van je vzw moeten op de hoogte worden gebracht van het intern reglement en de wijzigingen.

 

Extern verenigingsdossier

Alle onderstaande documenten moet je ‘neerleggen’, zoals dat dan heet, bij de griffie van de ondernemingsrechtbank.

  • De oprichtingsakte met daarin de eerste versie van de statuten van je vereniging.
  • De akten, waarin je beslissingen neemt over de benoeming en ambtsbeëindiging van bestuurders, personen gerechtigd om de vereniging te vertegenwoordigen, eventueel personen aan wie het dagelijks bestuur is opgedragen, of commissarissen.
  • Beslissingen over de nietigheid, de ontbinding van de vereniging, de vereffening ervan en de benoeming en de ambtsbeëindiging van de vereffenaars, de vereffeningsvoorwaarden, de sluiting, eventueel ook de heropening van de vereffening alsook de bestemming van het actief
  • De jaarrekening: indien je vereniging gerechtigd is een vereenvoudigde boekhouding te voeren dien je deze neer te leggen bij de griffie (let wel: heeft je vereniging niet het recht een vereenvoudigde boekhouding te voeren, dan moet zij haar jaarrekening neerleggen bij de Nationale Bank van België)
  • Beslissingen en akten met betrekking tot de omzetting van een vennootschap of ivzw in een vzw.

Het neerleggen van deze documenten kan per brief of online, via de toepassing eGRIFFIE in geval van een publicatie van een oprichting. De griffie zorgt er vervolgens voor dat je aanvraag geregistreerd wordt in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en gepubliceerd wordt in het Belgisch Staatsblad.

De kosten van bekendmaking in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad dienen betaald te worden per cheque, postwissel, bankoverschrijving of storting. Een bewijs van deze betaling dient steeds te worden meegezonden naar de griffie, samen met de neer te leggen stukken. De tarieven van deze neerlegging worden door de Koning bepaald en worden jaarlijks gepubliceerd in het Belgisch staatsblad.

Al deze stukken dienen binnen de 30 dagen neergelegd te worden.

 

In de praktijk: reken op je SBB-expert

Speel op zeker en schakel tijdig de hulp in van een expert. Wij ondersteunen je graag met raad en daad.