Je intern vzw-dossier: hoe opstellen en bijhouden?
Als vzw ben je enerzijds verplicht om bij de griffie van de ondernemingsrechtbank een ‘extern verenigingsdossier’ neer te leggen. Dat dossier bestaat uit je statuten; uit de akten van je algemene vergaderingen, betreffende de benoeming of de beëindiging van (dagelijks) bestuurders, gemachtigde personen en commissarissen én uit de jaarrekening, indien je vzw onder de criteria valt van kleine vzw. Anderzijds moet je ook nog een ‘intern verenigingsdossier’ opstellen en bijhouden. Wat dat precies inhoudt, lees je hier.
De opstelling van een intern vzw-dossier is de verantwoordelijkheid van je raad van bestuur. Het omvat drie onderdelen:
1. Het ledenregister
Het ledenregister dient als bewijs van het lidmaatschap van de werkende leden, men wordt dus officieel als werkend lid beschouwd wanneer men staat ingeschreven in dit register. Het origineel exemplaar van dit register dient ten alle tijde te kunnen worden geraadpleegd op de zetel van de vereniging.
In je ledenregister vermeld je steeds:
- de voor- en achternaam en het adres van werkende leden die een natuurlijke persoon zijn,
- de naam en het adres van de maatschappelijke zetel van leden die een rechtspersoon zijn,
- de data van toe- en uittreding van de leden.
Waar bijhouden?
Je ledenregister moet je nergens indienen, wél bijhouden op de maatschappelijke zetel van je vzw. Al je werkende leden mogen het register raadplegen, maar moeten daarvoor wel een schriftelijk verzoek indienen bij je raad van bestuur. Omdat het ledenregister een belangrijk document is om ‘oneigenlijk gebruik’ van een vzw na te gaan, mogen overheden en gerechtelijke instanties je register altijd inkijken – of afschriften en uittreksels van je vzw opvragen.
Opgelet: sancties voor nalatigheid
Vzw’s zonder een (actueel) ledenregister riskeren de volgende sancties:
- Vorderingen die door de vzw worden ingeleid voor de rechtbank, worden geschorst. De rechter bepaalt daarbij een termijn om het ledenregister in orde te brengen. Indien de vzw er niet in slaagt om het register in orde te brengen binnen deze termijn, zal de vordering van de vzw worden afgewezen als onontvankelijk.
- Ontbinding van de vzw omdat de vzw-wet werd geschonden.
- Aansprakelijkheid van de raad van bestuur ten opzichte van de vzw of derden.
Tip! Je doet er goed aan om een clausule te voorzien die je leden verplicht om elke wijziging van hun persoonsgegevens onmiddellijk aan je vzw te melden.
2. Verslagen en beslissingen
Verder voeg je aan je dossier ook alle notulen van je algemene vergaderingen en raden van bestuur toe. En als je voor deze optionele organen gekozen hebt: ook de verslagen van het dagelijkse bestuur van je vzw. Als je dit niet doet, riskeer je dezelfde sancties als hierboven vermeld.
3. Boekhoudkundige stukken
Bij je intern vzw-dossier hoort ten slotte ook je volledige boekhouding: je begroting, dagboeken, inventaris en je jaarrekening.
In de praktijk: reken op je SBB-expert
Om op safe te spelen, schakel je best een SBB expert in.
