Btw-aftrek volgens werkelijk gebruik: belangrijke wijzigingen vanaf 1 januari 2023

Het werkelijk gebruik 

Als gemengde btw-belastingplichtige verricht je handelingen die deels onderworpen zijn aan een specifieke btw-vrijstelling. Daarom heb je slechts recht op een beperkte btw-aftrek. Om je btw-aftrek te beperken, kun je kiezen tussen twee methoden: de methode van het algemeen verhoudingsgetal of de methode van het werkelijk gebruik.  

Als je de aftrekmethode volgens het werkelijk gebruik wil toepassen, moet je dit specifiek aanvragen. Deze procedure was in het verleden erg omslachtig en niet efficiënt, reden waarom de procedure met ingang vanaf 1 januari 2023 verandert.  

Wat wijzigt er vanaf 1 januari 2023? 

Vanaf 1 januari 2023 volstaat een voorafgaandelijke elektronische melding om de aftrekmethode volgens werkelijk gebruik toe te kunnen passen, en dit aan de hand van het elektronische aangifteformulier van aanvang (E-604A) of wijziging (E-604B) van activiteit. 

Na de melding ontvang je een ontvangstbevestiging waarin onder andere vermeld zal staan vanaf wanneer je het werkelijk gebruik kan toepassen. Er is dus geen expliciet voorafgaandelijk akkoord meer nodig van de btw-administratie. Pas op, de btw-administratie kan binnen een zekere termijn de aftrekmethode volgens werkelijk gebruik wel nog weigeren.

De kennisgeving heeft uitwerking voor onbepaalde duur. Ten vroegste op 31 december van het derde jaar dat volgt op de datum van uitwerking van die kennisgeving kan je terug overstappen op het algemeen verhoudingsgetal. 

De btw-administratie kan de methode van het werkelijk gebruik in bepaalde omstandigheden wel nog steeds verplicht aan je opleggen wanneer ze van mening is dat de toepassing van het algemeen verhoudingsgetal zou leiden tot een ongelijkheid in de heffing van de belasting. Daarnaast zijn er nog een aantal situaties waarin de btw-administratie je kan verzoeken om over te stappen naar de methode van het werkelijk gebruik. Dergelijke beslissing kan enkel gevolgen hebben naar de toekomst toe (tenzij je bijvoorbeeld destijds onjuiste gegevens hebt doorgegeven). 

Tegen welke deadline moet je de voorafgaandelijke elektronische melding doen? 

De nieuwe regelgeving maakt een onderscheid tussen gemengde btw-belastingplichtigen die vanaf 1 januari 2023 zullen opteren voor de methode van het werkelijk gebruik en zij die op 31 december 2022 reeds toepassing maakten van de aftrekmethode van het werkelijk gebruik. 

Indien je vanaf 1 januari van een kalenderjaar wil gebruik maken van de methode van het werkelijk gebruik, moet je dit uiterlijk vóór 31 januari van dat jaar in het geval van maandaangevers en uiterlijk vóór 31 maart van dat jaar in het geval van kwartaalaangevers melden via het elektronisch aangifteformulier. Ben je te laat, dan zal je pas kunnen opteren voor de toepassing van het werkelijk gebruik vanaf 1 januari van het volgende kalenderjaar. 

Start je een economische activiteit in de loop van een kalenderjaar of wijzigt je economische activiteit in de loop van het kalenderjaar waardoor je gemengd btw-belastingplichtig wordt, dan moet de melding gebeuren vóór de laatste dag van de eerste aangifteperiode die volgt op de aanvang van de activiteit of de verandering ervan.

Als je daarentegen op 31 december 2022 al toepassing maakt van de methode van het werkelijk gebruik, moet je uiterlijk op 30 juni 2023 elektronisch melden dat je al gebruik maakte van deze aftrekmethode en dat je dit wil blijven doen in de toekomst (zelfs al is dit eerder al eens gemeld).

Welke gegevens moet je nog meedelen? 

Zowel als je vanaf 1 januari 2023 zal opteren voor de aftrekmethode volgens werkelijk gebruik, als indien je op 31 december 2022 al toepassing maakte van deze aftrekmethode, moet je ook gestructureerde, duidelijke informatie meegeven over de verschillende verhoudingsgetallen die je (wil) toepassen op je inkomende handelingen.

Je gaat bovendien ook verdere toelichting moeten geven over de bijzondere verhoudingsgetallen die je hanteert.

Op basis van deze informatie zal de btw-administratie beoordelen of de concrete toepassing van de aftrekmethode volgens werkelijk gebruik al dan niet aanvaardbaar is.

Actie vereist 

Zowel gemengde btw-belastingplichtigen die de aftrekmethode volgens werkelijk gebruik reeds toepasten (en dit in de toekomst willen blijven doen), als diegenen die de aftrekmethode volgens werkelijk gebruik voor de eerste keer willen toepassen, moeten dus actie ondernemen. 

Daarbij kan het interessant zijn om na te gaan welke aftrekmethode het meest interessant is (methode algemeen verhoudingsgetal of methode werkelijk gebruik) en een check-up te doen of de gehanteerde aftrekmethode nog correct is en met de werkelijkheid overeenstemt. 

Aangezien de btw-administratie nu extra informatie opvraagt aangaande de uitgeoefende activiteit, en zo meer inzicht en controle zal hebben, is extra waakzaamheid dus geboden.