Selecteer uw kantoor uit onderstaande lijst

Op basis van uw locatie selecteerden wij ons kantoor in . Wijzigen? Zoek SBB-kantoor.

Uw intern vzw-dossier: hoe opstellen en bijhouden?

10 dec 18 Door Annette Philips

Als vzw bent u enerzijds verplicht om bij de griffie van de ondernemingsrechtbank een ‘extern verenigingsdossier’ neer te leggen. Dat dossier bestaat uit uw statuten; uit de akten van uw algemene vergaderingen, betreffende de benoeming of de beëindiging van (dagelijks) bestuurders, gemachtigde personen en commissarissen én uit de jaarrekening, indien uw vzw onder de criteria valt van kleine vzw. Anderzijds moet u ook nog een ‘intern verenigingsdossier’ opstellen en bijhouden. Wat dat precies inhoudt, leest u hier.

De opstelling van een intern vzw-dossier is de verantwoordelijkheid van uw raad van bestuur. Het omvat drie onderdelen:

1. Het ledenregister

Het ledenregister dient als bewijs van het lidmaatschap van de werkende leden, men wordt dus officieel als werkend lid beschouwd wanneer men staat ingeschreven in dit register. Het origineel exemplaar van dit register dient ten alle tijde te kunnen worden geraadpleegd op de zetel van de vereniging.

In uw ledenregister vermeldt u steeds:

  • de voor- en achternaam en het adres van werkende leden die een natuurlijke persoon zijn,
  • de naam en het adres van de maatschappelijke zetel van leden die een rechtspersoon zijn,
  • de data van toe- en uittreding van de leden.

Waar bijhouden?

Uw ledenregister moet u nergens indienen, wél bijhouden op de maatschappelijke zetel van uw vzw. Al uw werkende leden mogen het register raadplegen, maar moeten daarvoor wel een schriftelijk verzoek indienen bij uw raad van bestuur. Omdat het ledenregister een belangrijk document is om ‘oneigenlijk gebruik’ van een vzw na te gaan, mogen overheden en gerechtelijke instanties uw register altijd inkijken – of afschriften en uittreksels van uw vzw opvragen.

Opgelet: sancties voor nalatigheid

Vzw’s zonder een (actueel) ledenregister riskeren de volgende sancties:

  • Vorderingen die door de vzw worden ingeleid voor de rechtbank, worden geschorst. De rechter bepaalt daarbij een termijn om het ledenregister in orde te brengen. Indien de vzw er niet in slaagt om het register in orde te brengen binnen deze termijn, zal de vordering van de vzw worden afgewezen als onontvankelijk.
  • Ontbinding van de vzw omdat de vzw-wet werd geschonden.
  • Aansprakelijkheid van de raad van bestuur ten opzichte van de vzw of derden.

Tip! U doet er goed aan om een clausule te voorzien die uw leden verplicht om elke wijziging van hun persoonsgegevens onmiddellijk aan uw vzw te melden.

2. Verslagen en beslissingen

Verder voegt u aan uw dossier ook alle notulen van uw algemene vergaderingen en raden van bestuur toe. En als u voor deze optionele organen gekozen hebt: ook de verslagen van het dagelijkse bestuur van uw vzw. Als u dit niet doet, riskeert u dezelfde sancties als hierboven vermeld.

3. Boekhoudkundige stukken

Bij uw intern vzw-dossier hoort ten slotte ook uw volledige boekhouding: uw begroting, dagboeken, inventaris en uw jaarrekening.

In de praktijk: reken op uw SBB-expert

Om op safe te spelen, schakelt u best een SBB expert in.

Annette

Annette

adviseur social profit

Schrijf u in op de sectornieuwsbrief en blijf steeds op de hoogte van veranderingen.