Je vrijwilligers vergoeden: forfaitaire of reële kosten?

Nick Meerlaen
Fiscaal advies

De vereniging, in samenspraak met de vrijwilliger, moet vóór de aanvang van het vrijwilligerswerk kiezen óf er een terugbetaling volgt, en via welk systeem. Die keuze is belangrijk: in één kalenderjaar moet je dezelfde vrijwilliger altijd op dezelfde manier terugbetalen.  Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om aan een vrijwilliger die forfaitaire onkostenvergoedingen ontvangt een parkingticket terug te betalen. Dit ‘combinatieverbod’ geldt bovendien voor alle vergoedingen die iemand krijgt, dus eventueel ook van andere verenigingen. Omdat zoiets moeilijk te controleren valt, doe je er goed aan om je vrijwilliger(s) een verklaring op eer te laten ondertekenen.

1. Forfaitaire kostenvergoeding

Voor de forfaitaire vergoeding zijn geen bewijsstukken nodig. Wel gelden bepaalde grensbedragen: voor het kalenderjaar 2019 mag elke vrijwilliger tot maximaal 34,71 euro per dag, én tot 1.388,40 euro op jaarbasis, terugkrijgen. Die bedragen worden jaarlijks geïndexeerd. De vrijwilliger moet zelf opvolgen of hij de grensbedragen niet overschrijdt.

Het is niet mogelijk om naast de forfaitaire vrijwilligersvergoeding een vergoeding te ontvangen voor de gemaakte werkelijke kosten, tenzij met een beperkte terugbetaling van verplaatsingskosten. Die is begrensd op 2.000 km per vrijwilliger per jaar. De terugbetaling gebeurt aan de hand van een kostennota waarop de datum, de afstand en de reden van verplaatsing vermeld wordt.

Tot slot dient de vereniging een nominatieve lijst bij te houden met een aantal gegevens: de vrijwilligers in het forfaitaire systeem, de dag(en) van het vrijwilligerswerk, en de bedragen van de vergoeding.

2. Reële kostenvergoeding

De reële of werkelijke kostenvergoeding is gebaseerd op bewijsstukken. Hier geldt geen bovengrens. Je werkt het best met een standaard kostennota voor al je vrijwilligers, waarop ze hun onkosten kunnen aangeven en waaraan ze bewijsstukken (facturen, kastickets, treintickets …) kunnen toevoegen. Die nota’s worden in de boekhouding van de vzw verwerkt. Als iemand een kost niet kan bewijzen, kan je dus geen terugbetaling doen.

Let in elk geval op met buitensporig hoge bedragen: in geval van controle is het moeilijker om aan te tonen dat het om terugbetaling van kosten gaat en niet om loon waardoor de fiscus de terugbetalingen als inkomen kan beschouwen.

3. Wat met verplaatsingskosten?

In beide systemen hangt de mate van terugbetaling af van het vervoersmiddel. Dit zijn de grensbedragen voor 2019:

Vervoersmiddel Grensbedrag Bewijsstuk
Wagen, motor, bromfiets (uitgezonderd voertuigen van de organisatie) Van 1 juli 2018 tot en met 30 juni 2019: 0,3573 euro/km Kostennota
Fiets 0,22 euro/km Kostennota
Openbaar vervoer Volledig, met als maximum het bedrag dat je zou terugbetalen voor dezelfde verplaatsing met de wagen Vervoersbewijs
Overschrijd je toch een grensbedrag? Dan wordt de volledige vergoeding als belastbaar inkomen beschouwd. Hetzelfde geldt trouwens voor de grensbedragen voor de forfaitaire vergoeding, of indien het combinatieverbod niet gerespecteerd wordt. De gevolgen?
  • Je vereniging wordt aan een aantal plichten onderworpen (fiscale fiches, bedrijfsvoorheffing inhouden, patronale RSZ, etc.).
  • Je vrijwilliger houdt minder over, want moet belastingen betalen op dat inkomen.
  • Ontvangt je vrijwilliger een uitkering, dan kan de uitbetaling daarvan in het gedrang komen.

 

In de praktijk: reken op je SBB-expert

Speel op zeker en schakel tijdig de hulp in van een expert. Wij ondersteunen je graag met raad en daad.