To-do list: wat bij wijzigingen in het bestuursorgaan van je vzw?
Wijzigt er iets binnen het bestuursorgaan van je vzw? Treedt een bestuurder af, komt er een nieuwe bij, of is er sprake van een herbenoeming? Dan ben je wettelijk verplicht dit te publiceren in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad en te laten opnemen in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Wat moet je juist doen? We bieden een overzicht.
1. Opmaak notulen
Een bestuurder wordt (her)benoemd of ontslagen door de algemene vergadering van je vzw. Dit kan tijdens de jaarvergadering of in een tussentijdse vergadering. Van deze vergadering maak je een schriftelijk verslag op, de zogenaamde “notulen”. De originele versie van deze notulen heb je nodig voor de publicatie. Weet je niet hoe hieraan te beginnen? Vraag dan hulp aan je dossierbeheerder bij de opmaak van de notulen.
Benoem je een rechtspersoon als bestuurder? Hou er dan rekening mee dat de bestuurder-rechtspersoon een vaste vertegenwoordiger moet aanduiden. Ook dit moet worden gepubliceerd.
2. Betaling voor publicatie
Een publicatie in het Belgisch Staatsblad is steeds betalend. Je vindt de tarieven terug op de website van het Belgisch Staatsblad. Denk eraan: de storting moet gebeuren voor de aanvraag tot publicatie kan plaatsvinden. Bij deze aanvraag moet je immers een bewijs van storting doorsturen.
3. Aanvraag van publicatie
Om de publicatie aan te vragen, moet je door de overheid ter beschikking gestelde formulieren invullen, die je vindt op de website van het Belgisch Staatsblad. Je stuurt het ingevulde Formulier I (rechtspersonen) in drievoud op naar de griffie van de bevoegde ondernemingsrechtbank en het ingevulde Formulier II (rechtspersonen) in tweevoud. In plaats van de documenten te verzenden, kan je deze ook persoonlijk neerleggen op de griffie van de ondernemingsrechtbank. Zo kan je onmiddellijk laten controleren of alles correct werd ingevuld. Let op: de openingsuren zijn beperkt.
Wat vul je in op Formulier I?
Dit Formulier is nodig voor de publicatie in het Belgisch Staatsblad. Luik A en B van Formulier I vul je volledig in. In luik B vul je bij 'onderwerp akte' in dat er op de algemene vergadering een bestuurswijziging of herbenoeming is goedgekeurd. Je vermeldt ook de namen en adresgegevens van de nieuwe, de herbenoemde en de ontslagnemende bestuursleden. Is de bestuurder een rechtspersoon, dan vermeld je de naam, de rechtsvorm, het ondernemingsnummer en het adres van de zetel.
Op de laatste bladzijde van luik B schrijf je aan de voorzijde de namen en functies van de bestuurder(s) die gaat/gaan tekenen of van de persoon die bevoegd is de vzw te vertegenwoordigen. Op de achterzijde van deze pagina komen de handtekeningen van deze personen.
Wat vul je in op Formulier II?
Dit formulier is nodig voor de bekendmaking in de KBO. In luik A van dit document vul je punt 1 en punt 2a in. In luik C vul je punt 1, 2 en 3 in. Je vult de nieuwe of herbenoemde bestuurders in, voorafgaand met een B en de bestuurders die hun mandaat beëindigen voorafgaand met een E. Onderaan luik C handteken je het document.
Bijlagen
Samen met de Formulieren stuur je nog een aantal documenten naar de griffie van de ondernemingsrechtbank. Zo voeg je het betalingsbewijs en de originele getekende notulen van de algemene vergadering toe. Een kopie van de identiteitskaart van de (her)benoemde of ontslagen bestuurder is ook vereist. Daarnaast moet je, bij de (her)benoeming van een bestuurder, ook een bijzondere verklaring neerleggen in toepassing van de wet betreffende het Centraal register van bestuursverboden van 4 mei 2023. Hierin geef je aan dat je het register hebt nagekeken en dat de (her)benoemde bestuurder geen verbod heeft gekregen om een vereniging te besturen. Bovendien moet ook een kopie van de identiteitskaart van de persoon die de Formulieren ondertekent worden toegevoegd.
Deze bijlagen zijn van belang. Als één van de bijlagen ontbreekt, kan de griffie de publicatie weigeren.
4. Nieuwe toepassing JustAct
Sinds 2026 kan je de neerlegging op een eenvoudigere manier doen via JustAct. JustAct is het digitale platform van de Belgische FOD Justitie (te bereiken via het Just-on-web portaal) waarmee je publicaties volledig online kan regelen zonder een dossier fysiek op te sturen naar de griffie. In plaats van de Formulieren in te vullen, doorloop je de verschillende stappen binnen het programma. De betaling gebeurt helemaal op het einde via je bankapp. Je hoeft dus geen storting op voorhand meer te doen.
Ook als je werkt via JustAct, moet je notulen opmaken. Deze moet je immers bijvoegen in het systeem.
5. Denk aan een eventuele aanpassing van het UBO-register
Een wijziging van bestuurders van je vzw impliceert ook een wijziging van je registratie in het UBO-register. Pas dus ook het UBO-register aan.
In de praktijk: reken op je SBB-expert.
Speel op zeker en schakel tijdig de hulp in van een expert. Wij ondersteunen je graag met raad en daad.
