Vernietig niet zomaar je (niet-bruikbare) voorraad of oogst
Ten gevolge van onverwachte omstandigheden zien ondernemers soms (een deel van) hun voorraad verloren gaan. Denk bijvoorbeeld aan het weggooien van voeding, bijvoorbeeld door een sluiting door onvoorziene omstandigheden van een restaurant, of aan een tuincentrum dat snijbloemen moet weggooien. Deze goederen zullen niet langer bruikbaar zijn met als gevolg dat je deze ‘vernietigt’ (lees: weggooit). Zo zijn er ook landbouwers die hun oogst door de bedrijfsbrand bij Horaforst niet meer kunnen leveren en moeten kijken om deze te vernietigen/om te ploegen. Met welke zaken moet je rekening houden bij een vernietiging van je goederen?
Verwittig de btw-administratie en belastingdienst
Ben je van plan je voorraad te vernietigen, verwittig dan best eerst de btw-administratie en de belastingdienst. Dit kan via mail (idealiter met leesbevestiging) of aangetekende zending. Je nodigt de fiscus als het ware uit om de vernietiging van de voorraad bij te wonen.
Dat is nodig omdat de fiscus anders zou kunnen vermoeden dat je de producten ‘in het zwart’ verkocht hebt of privé gebruikt hebt. Wanneer je kan bewijzen dat de voorraad vernietigd is, is dat een aanvaardbare reden waarom de goederen niet verkocht zijn – en er dus geen btw afgedragen werd. In dat geval zal er geen onttrekking zijn.
Wat is een onttrekking?
Een onttrekking betekent dat je via een zelf opgemaakt document de initiële btw-aftrek corrigeert.
Zorg voor een correcte voorraadadministratie en inventaris
De fiscus zal niet altijd aanwezig (kunnen) zijn om de vernietiging van de goederen ter plaatse vast te stellen. Daarom is het des te belangrijker om deze vernietiging voldoende te documenteren voor eventuele latere controle.
Een correcte voorraadadministratie en inventaris zijn hierbij cruciaal. Je maakt een lijst op met gedetailleerde informatie over de onbruikbare of vervallen producten. Dit kan gaan om het merk, de vervaldatum, de hoeveelheid, de aankoopprijs, de omschrijving ... Verder kan je aan de hand van foto’s, een attest van het containerpark, een factuur van de afvalverwerkers en dergelijke meer aantonen dat de producten niet meer verkoopbaar waren.
Schenk je voorraad aan liefdadigheidsdoelen
Je kan ook overwegen om de onbruikbare voorraad te schenken aan liefdadigheidsdoelen om zo verspilling tegen te gaan. Jammer genoeg kan dit niet btw-neutraal voor elk product. Enkel voedseloverschotten of giften na een ramp komen hiervoor, onder bepaalde voorwaarden, in aanmerking.
Voor de andere voorraad zal de btw-aftrek bij aankoop of productie gecorrigeerd (lees: terugbetaald) moeten worden. Uiteraard zal dit niet nodig zijn indien je de vernietiging van de voorraad kan bewijzen.
Meer weten?
Heb je vragen over je voorraad? Contacteer het SBB-kantoor in je buurt.
