E-invoicing: hoe stap ik over van een papieren naar digitale administratie?
Onderschat de impact van e-invoicing niet, vanaf 1 januari 2026 zal er immers nog één aanleverkanaal van facturen zijn, namelijk via Peppol. Als ondernemer zal je dus voor die datum aangesloten moeten zijn op het Peppol-netwerk én zal je moeten leren werken met e-invoices.
Zet nu al maximaal in op digitalisering
Werk je tot op vandaag nog met een papieren administratie? Dan is het belangrijk om nu al maximaal in te zetten op het digitaliseren van jouw administratie. Wellicht ontvang je vandaag nog facturen verspreid over verschillende aanleverkanalen. Denk daarbij aan papieren facturen via de post, via Doccle, per mail verzonden … Probeer die verschillende kanalen in kaart te brengen en een overzicht te bewaren via een digitaal administratieplatform.
Werk je administratie regelmatig bij
Om over te stappen naar e-invoicing, werk je best je papieren administratie op zeer regelmatige basis bij en digitaliseer je deze stapsgewijs. Afhankelijk van de omvang van je administratie zet je hier wekelijks of dagelijks op in. Door hier regelmatig tijd voor vrij te maken, leer je werken met het digitale administratieplatform en leer je ook via dat platform het overzicht bewaren over je administratie. Daarnaast zal je snel de voordelen van zo’n digitaal administratieplatform ontdekken. Zo kan je snel opzoekingen verrichten door te zoeken op naam van een leverancier of klant of zelfs een term op de factuur, zie je snel welke facturen je al betaalde en welke betalingen je nog moet uitvoeren en krijg je al wat inzicht in het resultaat van je onderneming via een aantal kerncijfers.
Ga op zoek naar de juiste software
Werk je nog op papier, houd er dan ook rekening mee dat de wijze waarop je facturen aanmaakt zal veranderen. Al jouw facturen (in een B2B-context) zal je in de toekomst moeten versturen via Peppol. Facturen opmaken in Word, Excel, Pdf of op papier, zal dus niet meer gaan. Dit betekent ook dat facturen, eens verzonden, steeds finaal zullen zijn en je deze niet meer kan aanpassen. Om je verkoopfacturen via Peppol te kunnen verzenden, zal je moeten beschikken over een facturatiepakket of een ERP-pakket waarin de mogelijkheid wordt geboden om de facturen te verzenden via Peppol.
In sommige sectoren wordt gebruik gemaakt van specifieke software waarin ook een facturatiemodule zit. Het is daarom belangrijk om met je softwareleverancier na te gaan in hoeverre Peppol daarin werd ingebouwd. Je kan dit als ondernemer best zo snel mogelijk navragen. Stel dat je softwareleverancier geen Peppol-integratie heeft voorzien, dan heb je nog de mogelijkheid om een nieuwe software aan te schaffen. Ook wanneer je software op maat gebruikt, ga je best zo snel mogelijk na of Peppol hieraan gelinkt is.
Meer weten?
Houd je je administratie voorlopig nog bij op papier? Begin dan tijdig aan het digitaliseren ervan. Onze accountants staan je graag bij met raad en daad.
