Wat is e-invoicing?

Gestructureerde elektronische facturen

E-invoices zijn gestructureerde elektronische facturen. Facturen die dus worden opgemaakt in een gestructureerd elektronisch formaat, namelijk een XML-formaat wat staat voor extensible markup language. Op Europees niveau werd al in 2014 afgesproken dat deze XML een vaste structuur moet aanhouden: het UBL-formaat, ook wel het Universal Business Language formaat genoemd. Een factuur gecreëerd in Excel, Word of Pdf voldoet met andere woorden niet aan de voorwaarden.

Dit UBL-formaat verzendt alle relevante data die op een factuur moet staan gecodeerd naar de eindklant. Alle data zoals de gegevens van de leverancier en klant, het product, de prijs, de btw-tarieven,… worden dus gecodeerd verzonden, samen met een visuele weergave van de factuur. Dit maakt het voor softwarepakketten eenvoudig om die data te herkennen en zo kan jij toch de factuur raadplegen. 

Verzending via Peppol

Eens je de factuur hebt opgesteld in een UBL-formaat, moet je ze nog verzenden naar de klant. In België gaan we uit van het Peppol-first principe om die verzending mogelijk te maken. Dit betekent dat de gestructureerde elektronische facturen via het Peppol-portaal verzonden worden. Peppol is een netwerk waarbinnen e-invoices kunnen worden uitgewisseld.

Ondernemingen die aangesloten zijn op het Peppol-netwerk, zullen facturen in het correcte formaat automatisch aangeleverd krijgen. Belangrijk is dat jouw klant effectief toegang heeft tot Peppol om facturen te kunnen ontvangen. Deze toegang kan hij verkrijgen via een access-point.

Let op, de verzending van elektronische facturen via Peppol is enkel verplicht in een B2B-context. 

Naast het vlot uitwisselen van facturen biedt Peppol ook een antwoord op factuurfraude. De ontvanger zal altijd diegene zijn waarvoor de factuur bestemd is, zonder dat er nog een kans is op onderschepping van de facturen. Je dient immers steeds over een ondernemingsnummer te beschikken als je toegang wil krijgen tot Peppol.