“Dankzij elektronische facturatie win ik vooral gemoedsrust”
Hopteler Bart Boeraeve factureert al digitaal sinds 2022. Nochtans werkt hij in het baremasysteem, waardoor hij zich weinig om administratie hoeft te bekommeren. “Net daarom bleven facturen soms liggen of raakte ik ze juist kwijt. Nu niet meer. Ik neem een foto en leg de factuur daarna aan de kant. Alles zit meteen op de juiste plaats.”
Mooie, ambachtelijke hop
Toen Bart Boeraeve in 2017 de familiale hopkwekerij overnam, besloot hij de ambachtelijke toer op te gaan. Met BELHOP speelt hij volop in op trends als duurzaamheid, korte keten en beleving. “We doen aan landbouwverbreding: iedereen kan onze kwekerij bezoeken om te ontdekken hoe hop groeit en hoe het in bier terechtkomt. We hebben ook een huisbier. Dat ontwikkelde ik samen met een vriend die brouwer is.”
“We zijn natuurlijk in de eerste plaats een landbouwbedrijf. Maar terwijl kleinschalige landbouwers vaak hun toevlucht moeten nemen tot groothandels die de prijs bepalen, hoeft dat bij ons niet. Dat komt omdat 90% van onze hop naar Belgische brouwers gaat die zelf ook een ambachtelijk en duurzaam product willen. Wij onderhandelen zelf en schrijven ook facturen uit. Daar kruipt iets meer tijd in, maar we hebben wel meer controle over de prijszetting.”
“We werken volgens het baremasysteem, waardoor we geen echte boekhouding hebben – maar ook geen btw kunnen recupereren. We moeten geen kwartaalaangifte doen. Dat maakt de administratie erg licht: ik had een map met inkomende facturen en uitgaande facturen. Eén keer per jaar ging ik met die mappen naar mijn SBB-kantoor en daarmee was de kous af. Alleen merkte ik dat facturen weleens bleven liggen: post kwam op een verkeerde plaats terecht, pdf-facturen vergat ik te printen … Ik wou dat beter doen.”
E-invoicing: verplicht voor b2b-facturen vanaf 2026
Vanaf 1 januari 2026 moet je voor elke transactie met een ander Belgisch bedrijf – op enkele uitzonderingen na – een elektronische factuur maken. Dat is een factuur in een gestructureerd elektronisch formaat, gecodeerd volgens een vast stramien en automatisch ingelezen door een softwareplatform. Een factuur in pdf-formaat of Excel is dus géén elektronische factuur. Met sbbFACT (verzenden) en sbbSLIM (ontvangen) ben je volledig klaar voor e-invoicing.
Weg met papieren
Toen Barts SBB-adviseur hem in 2022 vertelde over sbbSLIM en sbbFACT, was hij erg geïnteresseerd. “Ik wou onmiddellijk instappen. Dat verwonderde mijn adviseur, omdat ik als baremaklant weinig administratie had. Maar net daarom wou ik graag een systeem waar ik minder naar moest omkijken. En dat vond ik. Digitale facturen komen meteen in sbbSLIM terecht, van papieren facturen neem ik een foto en ze staan meteen op de juiste plaats. Dat geeft enorm veel gemoedsrust.”
“sbbSLIM is op die paar jaar trouwens ook nog slimmer geworden. Het programma herkent leveranciers, onthoudt rekeningnummers … zelfs als de facturen met de hand geschreven zijn. Ik heb bovendien een veel beter zicht op mijn cijfers. Dat komt omdat het programma kosten automatisch toewijst aan categorieën: overhead, grondstoffen, herstellingen … Met handige grafieken zie ik wanneer ik veel en weinig inkomsten heb. Belangrijk voor landbouwers, want je moet in de lente veel aankopen en je oogst pas op het einde van de zomer.”
“Ik ben nu méér bezig met cijfers dan vroeger, maar dat is geen last. Het systeem maakt me bewuster van mijn financiën en helpt me om betere beslissingen te nemen. Nu administratie toch zo makkelijk is geworden, twijfel ik zelfs of ik in het baremasysteem zal blijven.”
Facturen beter opvolgen
“Om zelf facturen te sturen, gebruik ik sbbFACT. Vroeger werkte ik met een Excel-sjabloon, dus mijn facturen zien er nu een stuk professioneler uit. Ze komen ook meteen bij SBB terecht, ik hoef niet meer met mijn map langs te gaan. Erg handig vind ik de statusfunctie: ik markeer facturen als betaald of niet-betaald en krijg na een bepaalde periode een herinnering over niet-betaalde facturen. Zo volg ik die veel strakker op.”
Barts advies aan collega-landbouwers? Meteen overstappen op elektronisch factureren. “Waarom zou je het niet doen? Het scheelt enorm veel papieren rompslomp. Alles is overzichtelijk, geordend en altijd up-to-date. Zeker voor collega’s die soms wekenlang geen tijd hebben voor administratie, is dit ideaal. Na een drukke periode heb je alles meteen weer op orde. Zelfs als je als baremalandbouwer heel weinig facturen ontvangt of uitstuurt, voldoe je dankzij sbbSLIM en sbbFACT makkelijk aan alle wettelijke verplichtingen. Dat geeft rust in je hoofd.”
Foto © Boerenbond / Davy Coghe
Wil jij ook je facturen altijd digitaal bij de hand?
