“Dankzij sbbSLIM en sbbFACT is administratie geen last meer”

Bijblijven is grote uitdaging

Teeltbegeleiding, fruitteelt, akkerbouw, akker- en stallenverhuur. Dat is geen chronologisch cv, Dirk Verlinden doet het allemaal tegelijkertijd. “Het is spontaan zo gegroeid”, lacht hij. “Ik houd van al mijn jobs en het sociaal contact dat ze met zich meebrengen. Alles rondkrijgen is pittig, maar ik krijg gelukkig heel veel hulp van familie en zelfs van mensen uit de buurt. We maken van de perenpluk een sociaal gebeuren voor de hele omgeving.”

Dirks grootste uitdaging is niet zijn werk-privébalans, maar wel bijblijven met nieuwe wetgeving en technologie. “Ik ben geen meester met computers en heb ook geen zin om me daar ’s avonds laat nog aan te zetten. De verplichte e-invoicing die er aankomt, voelde voor mij dus als een bedreiging. Alweer een last erbij, dacht ik.”

Gebruiksvriendelijke tools

Jurgen, Dirks accountant bij SBB, nodigde hem vorig jaar uit om het over e-invoicing te hebben. Dirk: “Jurgen wilde ruim op tijd starten, zodat alles op punt zou staan vóór de verplichting inging. Ik had net een nieuwe computer gekocht en liet me over de streep trekken. Ik ben in de eindejaarsperiode gestart, wanneer het wat rustiger was. Zo zou ik mijn vragen begin 2025 meteen op Jurgen kunnen afvuren.”

“Na de vergadering met Jurgen kreeg ik een uitnodiging om sbbSLIM te activeren. Dat is een digitaal archief met alle inkomende en uitgaande facturen. Ik ben begonnen met enkele facturen te uploaden. Dat bleek heel gemakkelijk: je neemt gewoon een foto van een factuur en ze is digitaal. Zo had ik al snel al mijn facturen van 2024 opgeladen. En naarmate ik meer en meer digitale facturen ontvang, is die tussenstap  zelfs niet meer nodig, want die komen automatisch in sbbSLIM terecht.”

Ook sbbFACT, een tool om offertes, facturen en bestelbonnen op te maken, bleek een openbaring voor Dirk: “Elke maand moet ik gelijkaardige facturen naar dezelfde klanten versturen. Vroeger deed ik dat via een Word-sjabloon waarin ik alle data handmatig aanpaste. Ik heb dat sjabloon geüpload naar sbbFACT. De facturen zien er nog hetzelfde uit als vroeger, maar met een paar muisklikken staan de data er nu in. Ik heb Jurgen zelfs niet meer nodig gehad, zo vlot verliep de integratie.”

Grote tijdsbesparing

“Dankzij sbbSLIM en sbbFACT hoef ik me geen zorgen meer te maken over e-invoicing of administratie in het algemeen. Er kan niks meer verloren gaan: alles is digitaal gearchiveerd. Bovendien beschouw ik het als een persoonlijke overwinning: het voelt goed om weer helemaal digitaal mee te zijn.”

“Ik raad iedereen aan om nu al over te stappen. Niet alleen omdat je dan volledig wettelijk in orde bent, maar ook voor de tijdsbesparing. Nu komt een factuur binnen en ik maak er werk van. Op enkele minuten heb ik alles betaald. Ik stond er altijd al op om leveranciers snel te betalen, maar nu kan dat nog sneller. Dat is beter voor iedereen. Ik heb maar een vijftigtal facturen per kwartaal, maar was er toch een paar uur mee bezig: alles bij elkaar zoeken, naar de bank rijden, papieren afgeven bij de accountant en weer ophalen … Grotere bedrijven zullen dus ongetwijfeld nog veel meer tijd winnen.” 

“Nog een voordeel: in één oogopslag beschik ik nu over alle facturen van een kwartaal of een jaar. Dat geeft me een veel beter overzicht van mijn cijfers. Zo weet ik veel beter hoeveel elk van mijn activiteiten opbrengt. Al zie ik me nog geen activiteit stopzetten o.b.v. die cijfers. Ik doe alles even graag.”