Welke voordelen heeft een elektronisch aandelenregister?

Waarvoor dient het aandelenregister?

De inschrijving van aandelen op jouw naam in het aandelenregister bewijst in principe dat die aandelen van jou zijn. Er staat in hoeveel aandelen je hebt en vanaf welke datum je ze bezit. Alle aandeelhouders van een vennootschap hebben dan ook op elk moment recht op inzage in het aandelenregister.

Wanneer je aandelen koopt of verkoopt, schenkt of erft is de eigendomsoverdracht of -overgang van die aandelen slechts aan de vennootschap of aan derden tegenstelbaar wanneer de verklaring van die overdracht in het aandelenregister overgeschreven werd.

In welke vennootschappen?

Het WVV verplicht zowel in de naamloze vennootschap (NV) als de besloten vennootschap (BV) en de coöperatieve vennootschap (CV) de opmaak van een aandelenregister. In de andere vennootschapsvormen (vennootschap onder firma of VOF en commanditaire vennootschap of CommV) is dit ook gebruikelijk. 

Het WVV laat voor NV, BV en CV het gebruik van een elektronisch aandelenregister expliciet toe. Ook voor de CommV en de VOF kan je het gebruiken.

Een elektronisch aandelenregister is dus niet verplicht. Je mag dus ook nog altijd een papieren register gebruiken als je dat liever hebt.

Welke info staat in dat aandelenregister?

Wettelijk moet het aandelenregister - of dat nu op papier of elektronisch aangehouden wordt - volgende gegevens bevatten:

• Totaal aantal uitgegeven aandelen (met vermelding van het totale aantal per soort)
• Naam en woonplaats van de aandeelhouders (natuurlijke personen)
• Naam, zetel en (buitenlands) ondernemingsnummer van de aandeelhouders (rechtspersonen)
• Aantal aandelen dat elke aandeelhouder bezit (met vermelding van het aantal per soort)
• Gedane stortingen van kapitaal
• Statutaire en eventuele contractuele overdrachtsbeperkingen
• Overdrachten en overgangen van aandelen, inclusief datum
• Stemrechten / winstrechten (of aandeel in het vereffeningssaldo)

Hoe maak je zo’n elektronisch register aan?

Het bestuursorgaan van de vennootschap kan op elk moment beslissen een elektronisch aandelenregister te gebruiken, ook als de statuten dat niet expliciet voorzien (er is dus geen beslissing van de algemene vergadering nodig). 

Een elektronisch aandelenregister kan je aanmaken via een beveiligde digitale applicatie. De bekendste is eStox. Deze applicatie werd ontwikkeld door het Institute for Tax Advisors and Accountants (ITAA) en de Federatie van het Notariaat (Fednot) en voldoet aan alle wettelijke vereisten.

Let op 1! Houd het oude papieren register nog altijd bij nadat je een elektronisch aandelenregister aangemaakt hebt. Het is noodzakelijk om bv. de overdrachten van aandelen die dateren van vóór de invoering van het elektronisch register te bewijzen.
Let op 2! Aangezien een elektronisch aandelenregister kwalificeert als elektronische verwerking van persoonsgegevens, gelden de regels van de privacybescherming en is de GDPR-regelgeving van toepassing.

Wat zijn  de voordelen van een elektronisch aandelenregister?

Efficiëntie en gebruiksgemak

Een elektronisch aandelenregister zoals eStox is eenvoudiger bij te houden en te actualiseren dan een papieren register. Dit voorkomt fouten en zorgt ervoor dat alle gegevens up-to-date blijven. Bovendien is het mogelijk dat een aandeel meerdere stemrechten omvat. eStox vergemakkelijkt het beheer van deze verschillende rechten en het bijeenroepen van de aandeelhouders.

Discretie, veiligheid en betrouwbaarheid

Het elektronisch aandelenregister is enkel toegankelijk voor ‘bevoegde personen’ (lees: bestuurders en effectenhouders van de vennootschap en de notaris en accountant / belastingadviseur). In een digitale omgeving is dat veel makkelijker te garanderen en te controleren dan bij een papieren aandelenregister. Dat vermindert ook het risico op verlies of beschadiging van gegevens.

Toegankelijkheid

Doordat het elektronisch aandelenregister in de cloud opgeslagen wordt, is het te allen tijde en vanop elke locatie toegankelijk (door de bevoegde personen). Je kan het register ook niet verliezen of ergens vergeten zoals een papieren register.

Bewijswaarde

Als gevolg van de grote veiligheid en betrouwbaarheid heeft het elektronisch aandelenregister een grote bewijswaarde met betrekking tot de inhoud ervan. Wie in het register ingeschreven staat, wordt, tot bewijs van het tegendeel, vermoed de houder van de aandelen te zijn, wat belangrijk is bij juridische of financiële transacties.

Let op!  Een aanpassing van het aandelenregister staat niet gelijk aan een overdracht van aandelen. Hiervoor is steeds een aparte overeenkomst nodig.