Telewerk: wat zijn de fiscale gevolgen voor je onderneming?

Heb je als bedrijf al langer een thuiswerkpolicy, dan kan je terugvallen op de gemaakte afspraken: welke uren moet je werknemer minimaal aanwezig zijn, hoe organiseert hij zijn werk, welke IT-middelen staan ter beschikking, .... Heb je als werkgever tot nu toe geen of weinig ervaring met thuiswerken, dan heb je wellicht dezelfde praktische vragen, die je in versneld tempo moet oplossen. Naast de technologische aspecten, stellen zich ook vragen naar databeveiliging toe: hoe garandeer je een veilige video-conference zodat onbekenden niet meeluisteren? Bovendien zijn er ook fiscale vragen.

Forfaitaire onkostenvergoeding

Werknemers die van thuis uit werken, maken gebruik van hun eigen ruimte en bureau, verbruiken eigen internet en elektriciteit.  Ze maken kosten voor de uitoefening van hun beroep die eigenlijk ten laste zijn van de werkgever. De werkgever kan deze kosten terugbetalen op basis van bewijsstukken (zoals facturen).  Niet evident voor thuiswerkers. Een andere mogelijkheid is dat je deze kosten forfaitair raamt. Zelfs met een goed onderbouwd dossier, opent een forfaitaire raming ruimte voor discussie met de fiscus. Vraag daarom een voorafgaand akkoord (of ruling) aan met de fiscus. Je bent dit niet verplicht, maar het biedt je zekerheid. 

Zolang de corona-maatregelen van kracht zijn, kan je namelijk een tijdelijke thuiswerkvergoeding toekennen aan je personeel voor thuiswerk om de gemaakte kosten die ten laste komen van de werkgever te dekken. Het gaat om een forfaitair bedrag dat voor iedere medewerker hetzelfde is. De maandelijkse bureauvergoeding bedraagt maximaal 126,94 euro en dekt kosten zoals bureau-, printer- en computermateriaal, elektriciteit, verwarming, onderhoud, ... in de verblijfplaats van de werknemer.

Versnelde aanvraagprocedure

De overheid voorziet hiervoor een versnelde aanvraagprocedure. Via deze weg ben je als werkgever zeker dat de betaalde vergoeding fiscaal aanzien wordt als een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever en niet als loon. Bijgevolg is ze belastingvrij voor de werknemer. Bovendien is deze vergoeding vrij van sociale bijdragen én eveneens aftrekbaar bij de werkgever.

De versnelde aanvraagprocedure biedt soelaas als je je als bedrijf niet kon voorbereiden op thuiswerken. Je dossier onderbouwen, vraagt namelijk tijd. De versnelde procedure pleit je niet vrij van de andere voorwaarden. Een dubbele terugbetaling van dezelfde kosten door forfaitaire vergoedingen en onkostennota’s is niet toegestaan.

Maakt je medewerker gebruik van zijn eigen internetverbinding, dan kan hier forfaitair maximum 20 euro per maand bijkomen. Hetzelfde bedrag is van toepassing indien de werknemer gebruik maakt van zijn eigen PC of laptop. Stem dit met je accountant af om de aanvraag te doen.

Geen dubbele onkostenvergoeding mogelijk

Had je bedrijf al een thuiswerkpolicy en kende je je medewerkers al een onkostenvergoeding toe, dan komt deze onkostenvergoeding daar niet bovenop. Om dubbel gebruik te vermijden, moeten je werknemers afstand doen van hun huidige onkostenvergoeding voor bureaukosten.

Net als in onze eerdere blog, is het de bedenking waard of je in deze crisistijden een cash out beoogt. Al kan je dit ook zien als een extra tegemoetkoming voor je personeel dat in deze omstandigheden aan het werk blijft. Op een fiscaalvriendelijke manier vergoed je hen voor de kosten die zij extra maken door het verplicht thuiswerken.