Nieuwe verplichting voor wie onder de Wet inzake Overheidsopdrachten valt
Verenigingen die onder de Wet inzake Overheidsopdrachten vallen, moeten vanaf 1 januari 2025 aan een aantal nieuwe rapporteringsverplichtingen voldoen. Ze moeten voortaan o.a. jaarlijks een verslag indienen over de opdrachten van beperkte waarde en de opdrachten gesloten via raamovereenkomsten van het vorige jaar. Dat verslag moet uiterlijk op 15 februari van elk jaar ingediend worden.
De Wet bestuur en transparantie overheidsopdrachten van 8 februari 2023 heeft een aantal nieuwe verplichtingen ingevoerd op het vlak van rapportering en monitoring van de toepassing van de wetgeving inzake overheidsopdrachten. Deze wet verplicht aanbestedende overheden om bepaalde gegevens te registreren met het oog op meer transparantie en een gestructureerde gegevensverzameling.
Voor wie geldt de nieuwe rapporteringsverplichting?
De verplichting geldt voor alle ‘aanbestedende overheden’. Daaronder vallen o.a. publiekrechtelijke instellingen, bv. provincies en gemeenten, instellingen van openbaar nut, de kerkfabrieken, de autonome gemeentebedrijven, andere openbare instellingen, en rechtspersonen (vennootschappen, vzw’s,…) die op de een of andere manier afhangen van aanbestedende overheden, verenigingen die bestaan uit een of meer aanbestedende overheden, …
Daaronder vallen in bepaalde gevallen ook vzw’s die rechtstreeks gesubsidieerd wordend door de Vlaamse of federale overheid.
Tip. Check bij je hogere en/of subsidiërende overheid of je onder deze rapporteringsverplichting valt.
Wat houdt deze nieuwe verplichting in?
De nieuwe rapporteringsverplichtingen zijn:
- Jaarlijkse rapportering van de totale waarde van ‘deelopdrachten’ (bestellingen) die binnen een raamovereenkomst gegund zijn, onderverdeeld per type en per ondernemer.
- Jaarlijkse rapportering van de totale waarde van opdrachten van beperkte waarde (lees: met een aanvaarde factuur onder de 30.000 euro), voor het voorafgaande jaar.
Uitzondering. Opdrachten met een gunningsbedrag van minder dan 3.000 euro vallen niet onder deze verplichting.
De rapportering omvat de registratie van een aantal kerngegevens met betrekking tot de aanbestedingen die gerapporteerd moeten worden.
Welke kerngegevens moet je vermelden?
Concreet moet voor elke uitgave die kadert in een overheidsopdracht het volgende vermeld worden:
- KBO-nummer van de aanbesteder
- Land van vestiging van de onderneming (ISO-code)
- Ondernemingsnummer (KBO-nummer voor Belgische ondernemingen – vrije tekst voor niet-Belgische ondernemingen)
- Aard (werken, leveringen of diensten op basis van een codelijst)
- Bij raamovereenkomst: referentienummer van de overeenkomst
- Totaalbedrag
Hoe moet die rapportering gebeuren?
De rapportering van de bestellingen binnen een raamovereenkomst en van de opdrachten van beperkte waarde kan op verschillende manieren gebeuren, nl. via e-procurement, via specifieke software voor private overheidsopdrachten of via een eenvoudig excel-bestand dat de nodige kerngegevens bevat.
Tip. Binnen het e-procurement platform kan je sinds kort een excel-bestand opladen op basis van een template (die daar beschikbaar is). Het platform zet het excel-bestand om in een XLS-bestand, waarbij nagegaan wordt of alle velden correct ingevuld zijn.
Deze rapportering zal voor het eerst tegen uiterlijk 15 februari 2025 moeten gebeuren, met betrekking tot de gegevens voor het jaar 2024.
Meer info vind je op de website van BOSA of op vlaanderen.be.
Hoe kan SBB je daarbij helpen?
Raadpleeg je SBB-adviseur om de nodige info uit je boekhouding te distilleren zodat je het vereiste rapporteringsverslag kan opmaken.
