Het UBO-register voor vennootschappen in 4 vragen

Aan databases en centrale registers geen gebrek in de ondernemerswereld. En eind 2018 kwam er nog eentje bij: het Ultimate Beneficial Owners-register, kortweg UBO-register. Dat verzamelt een aantal gegevens van Belgische vennootschappen – een maatregel tegen witwas, fiscale fraude en financiering van terrorisme. Wat moet je hierover onthouden?

1. Wie moet wie registreren?

De verplichting tot registratie slaat op elke zogeheten ‘informatieplichtige’. Dat zijn niet alleen vennootschappen, maar ook vzw’s, stichtingen, trusts en vergelijkbare entiteiten. De term UBO doelt dan weer op een natuurlijke persoon die eigenaar is van of zeggenschap heeft over die informatieplichtige. In een vennootschap ben je UBO als je meer dan 25% van de stemrechten of van het eigendomsbelang in het kapitaal/vermogen van de vennootschap bezit of als je zeggenschap hebt over de vennootschap op een andere manier, zoals bijvoorbeeld op basis van een aandeelhoudersovereenkomst. Zijn er geen UBO’s aan te wijzen op deze gronden, dan moet het hoger leidinggevend personeel van de vennootschap als UBO worden ingeschreven. Het gaat dan bijvoorbeeld om de CEO, de voorzitter van het directiecomité, de (dagelijks) bestuurder, de zaakvoerder, een lid van de directieraad, enz.

2. Wat moet je concreet doen?

Als informatieplichtige moet je een aantal basisgegevens van je UBO’s doorspelen: naam, geboortedatum, nationaliteit en adres. Ook de ‘categorie’ van UBO (heeft hij bijvoorbeeld meer dan 25% van de aandelen, of op een andere manier zeggenschap over het bedrijf?) hoort thuis in de database, net zoals de datum waarop hij UBO werd. Daarnaast ben je verplicht om in de applicatie elk document bij te voegen dat aantoont dat de informatie met betrekking tot een UBO adequaat, nauwkeurig en actueel is. Het gaat dan bijvoorbeeld om het aandelenregister of om de oprichtingsakte van je vennootschap.

Je geeft die gegevens door via het onlineplatform MyMinFin, waarna ze in het UBO-register terechtkomen. Je SBB-adviseur kan je hierin bijstaan. De data blijven daar bewaard tot 10 jaar na het einde van je vennootschap.

Zijn de bestuurders van je vennootschap geen Belg?

Zij kunnen een token aanvragen bij de FOD Economie, waarvoor ze persoonlijk naar België moeten afzakken. Een alternatief is het geven van een extern mandaat. Dit is enkel mogelijk als zij een BIS-nummer hebben. Zo niet, kunnen zij een papieren mandaat opsturen naar de FOD.

3. Waarom eigenlijk?

Het register moet een krachtig wapen vormen tegen witwaspraktijken, fiscale fraude en terrorismefinanciering. De overheid kan grondiger onderzoek doen naar dubieuze praktijken, omdat ze door het register weet wie achter juridische entiteiten zit.

4. Wat als je niet (tijdig) of fout registreert?

Bij niet-registratie loop je als bestuurder of zaakvoerder van een informatieplichtige persoonlijk het risico op een boete tussen 250 en 50.000 euro. Ook als de gegevens onvolledig of onjuist zijn, riskeer je een financiële sanctie.

 

Meer info?

Heb je een vraag over het UBO-register of over de UBO’s in je vennootschap? Vraag raad bij je boekhouder. Je kan ook steeds terecht bij een SBB-kantoor in je buurt. Onze adviseurs helpen je met plezier op weg.