E-invoicing: facturen voortaan verzenden via Peppol
Vanaf 2026 zal je verplicht aan e-facturatie moeten doen. De verzending van die elektronische facturen gebeurt via Peppol. Wanneer je een verkoopfactuur via Peppol verzendt, zal deze via jouw accesspoint over het Peppol-netwerk naar het access point van de klant worden verzonden. Dit heet het Peppol four-corner model.
Een voorbeeld
De werking van Peppol is vrij technisch. Je kan het echter vergelijken met de werking van de post. Wanneer je een factuur per post wil verzenden, steek je die papieren brief in een rode brievenbus van de post. Bpost zal vervolgens op basis van het adres kunnen nagaan wie de geadresseerde is en de factuur in de juiste brievenbus stoppen. Peppol werkt zeer gelijkaardig. De access points werken als de brievenbussen en Peppol zorgt ervoor dat de facturen in de juiste brievenbus gestopt worden.
Belangrijk om te weten is dat jouw klanten niet via hetzelfde access point toegang tot Peppol moeten hebben als jou als leverancier. Elke ondernemer kan gebruik maken van het access point dat hij prefereert en dat kan gelinkt worden met zijn ERP-pakket of boekhoudsoftware. Het spreekt voor zich dat voor klanten net het omgekeerde geldt: leveranciers mogen gerust gebruik maken van een ander acces point dan zijzelf.
Onderstaande afbeeldingen verduidelijken dit.
Bron: Peppol (www.peppolinbelgium.be/nl)
Maak gebruik van de juiste software
Als ondernemer zal je dus moeten beschikken over de software waarin deze toegang tot Peppol vervat zit. Zowel voor het opmaken van verkoopfacturen als voor het ontvangen van je aankoopfacturen. Je moet immers in staat zijn om enerzijds je uitgaande facturen te verzenden via het Peppol-netwerk en anderzijds om je inkomende facturen die verzonden worden via het Peppol-netwerk te ontvangen. Dit houdt strikt genomen in dat je volledige financiële administratie gedigitaliseerd zal worden.
Je dient er wel rekening mee te houden dat je niet met een onbeperkt aantal access points kan connecteren om je gestructureerde elektronische facturen te ontvangen. Je zal voor de ontvangst van je facturen met slechts één access point kunnen connecteren. Overleg dus zeker met je accountant vooraleer je connectie maakt met een access point. Het kan immers al zijn dat je reeds bent aangesloten aan zo’n access point via de software die je accountant jou ter beschikking stelt.
Voor de verzending van je facturen is er geen beperking op het aantal access points waarmee je kan connecteren. Indien je over verschillende facturatiepakketten beschikt, zal wellicht elk pakket een connectie leggen met Peppol via een ander access point. Dit zou niet voor problemen mogen zorgen.
Gebruik van Peppol voor SBB-klanten
SBB is technisch volledig voorbereid op e-facturatie via Peppol. We beschikken al over een access point waarmee je als klant je aan- en verkoopfacturen kan verzenden en ontvangen. Voor het verzenden van facturen maken we gebruik van sbbFACT, een applicatie waarmee je als ondernemer eenvoudig met Peppol kan koppelen. Deze koppeling dient echter in overleg met je accountant te gebeuren, omdat een eID van een wettelijke vertegenwoordiger nodig is. Ga samen met je accountant na of sbbFACT past bij de specifieke behoeften van je bedrijf. Als sbbFACT niet de benodigde functionaliteiten bevat, helpen we je graag kijken naar andere software die toegang tot Peppol biedt.
Facturen ontvangen gebeurt via sbbSLIM, dat Peppol integreert via Voila. Voila herkent automatisch welke facturen via Peppol zijn verzonden en importeert deze rechtstreeks in het sbbSLIM-dossier van de geadresseerde. Jouw accountant kan deze functie snel voor jou activeren.
Het is cruciaal om in overleg met je accountant de toegang tot Peppol te activeren, aangezien dit grote impact heeft op de administratieve processen. Activeer je Peppol via sbbFACT, dan zal je vanaf dan je facturen via Peppol moeten verzenden. Voor de integratie van Voila is het belangrijk dat je je administratieve processen goed beheert om eventuele betalingsachterstanden en nalatigheidsinteresten te vermijden. We raden aan nu al met Peppol te starten, zodat de overstap naar e-facturatie in 2026 soepel verloopt. In 2025 zal het aantal facturen dat via Peppol wordt verzonden, wellicht toenemen waardoor het essentieel is om de digitalisering van je administratie nu al te starten.
Meer weten?
Heb je nog vragen over e-invoicing en jouw softwarepakket? Neem contact op met onze accountants. We bekijken graag de mogelijkheden.
Neem contact op.
