To-do list: wat bij wijziging van de statuten van je vzw?

1.    Stel nieuwe statuten op

Het bestuursorgaan (‘raad van bestuur’) van de vzw stelt de tekst van de nieuwe statuten op, in overeenstemming met het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV). Zorg dat je goed weet wat je precies wil veranderen, en overloop de volledige statuten om zeker te zijn dat je niets vergeet. Bekijk ook of je gebruik kan maken van een aantal nieuwe mogelijkheden die het WVV biedt. Het gaat om een ontwerptekst die de algemene vergadering vervolgens moet goedkeuren.

2.    Roep een algemene vergadering samen

Je moet een zogenaamde buitengewone algemene vergadering bijeenroepen die de statutenwijziging moet goedkeuren. Alle leden van de vzw moeten minstens 15 dagen voor de vergadering uitgenodigd worden (tenzij de huidige statuten een langere oproepingstermijn voorzien). De uitnodiging moet een agenda van de te bespreken punten (waaronder de statutenwijziging) bevatten. Je moet de ontwerptekst van de gewijzigde statuten ook bij de uitnodiging voegen, zodat de leden deze op voorhand kunnen bestuderen.

3.    Zorg voor voldoende aanwezigheid op de algemene vergadering

Minstens twee derde van de leden moet aanwezig of vertegenwoordigd zijn om de statutenwijziging op een geldige manier te kunnen goedkeuren (de statuten kunnen evenwel een strenger quorum bepalen). Blijkt op de algemene vergadering dat dit quorum niet bereikt wordt, dan moet je (minstens 16 dagen later) een nieuwe buitengewone algemene vergadering organiseren, die ongeacht het aantal aanwezige leden op een geldige manier over de statutenwijziging kan stemmen.

4.    Stem over de wijzigingen

De wijzigingen worden artikel per artikel besproken en gestemd. Voor een wijzigingen van de statuten is een twee derde meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen nodig. Voor een wijziging van het doel van de vzw is evenwel een vier vijfde meerderheid vereist. Ook hier kunnen de statuten een strenger quorum bepalen.

5.    Maak de statutenwijziging bekend

Nadat de statutenwijziging door de algemene vergadering goedgekeurd werd, moet je de wijzigingen neerleggen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank, die voor de publicatie ervan in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad zorgt. Met het oog op die neerlegging moet je een aantal specifieke formulieren invullen. Je moet daar ook de originele notulen (‘het verslag’) en de aanwezigheidslijst van de buitengewone algemene vergadering die de statutenwijziging goedgekeurd heeft, bijvoegen. Je voegt er tenslotte ook een gecoördineerde tekst van de gewijzigde statuten bij (lees: een volledige tekst van de statuten waarin de wijzigingen verwerkt zijn). De bekendmaking in het Belgisch Staatsblad kost momenteel 157,91 euro.