Zet Kafka nu echt eens aan de deur en digitaliseer de ondernemingsrechtbanken
Waar is de tijd van de Kafka-meter? Een goed idee dat de facto bij een idee is gebleven. Buiten de poeha waarmee het is aangekondigd is er in de realiteit niet veel verbeterd. Ondernemers klagen – terecht naar onze mening– over overdreven regelneverij en rechtbanken lijken dat niet meteen veel simpeler te maken. Kafka is niet vertrokken, hij is gewoon verhuisd.
Dat ondernemingen tal van documenten moeten invullen en administratieve plichtplegingen vervullen, is alom bekend. Maar sommige documenten moeten ook wereldkundig worden gemaakt via het Belgisch Staatsblad, zoals notulen met betrekking tot de wijziging van statuten, de benoeming of het ontslag van bestuurders, verhuis van de zetel … noem maar op. En daar mangelt het wat. Daar steekt Kafka de kop op. Voor de publicatie ervan zijn de griffies van de ondernemingsrechtbanken verantwoordelijk. En als digitalisering al een modewoord kan zijn, dan is dat nog niet in het vocabularium van de griffies doorgedrongen. Griffies werken nog via ouderwetse procedures op – jawel – papieren drager. Een mail met alle wijzingen is niet van tel. Neen, het moet via het juiste formulier op papier en per post naar de griffie. En alsof het nog niet voldoende is, werd onlangs een circulaire gepubliceerd die bijkomende verplichtingen oplegt, onder meer over de toevoeging van extra bijlagen. Dat leidt tot absurde situaties, zeker omdat elke griffie zijn eigen regels hanteert. Digitale handtekeningen op het document worden door de ene griffie perfect aanvaard, door de andere weer niet. Sommige griffies willen geen documenten ontvangen die samen geniet zijn, maar prefereren paperclips. En als je het fout doet, dan is het motto: terug naar afzender. Het is dus nooit mogelijk om op voorhand zeker te weten, of je de juiste richtlijnen hebt gevolgd.
Alles kan erger…
Dat het nog erger kan en dat de recente circulaire daar geen oplossing voor biedt, het vaak zelfs omslachtiger maakt, is de verplichting dat ontslagen bestuurders de notulen van hun eigen ontslag moeten ondertekenen, met toevoeging van een kopie van hun identiteitskaart. Het spreekt voor zich dat dat geen sinecure is omdat de sfeer na een ontslag als bestuurder binnen de onderneming niet altijd optimaal te noemen is. Bestuurders die overleden zijn, moeten zelfs via hun weduwe of erfgenaam een kopie van hun overlijdensakte bezorgen. Op die manier kan de betreurde bewijzen dat hij of zij niet meer in staat is om zijn of haar ontslag te handtekenen.
Heb je de pech dat je dossier in behandeling is en dat op dat moment de tarieven voor publicatie geïndexeerd worden, dan moet je uiteraard het nieuwe tarief betalen en de eerder niet-geïndexeerde betaling terugvorderen. Het bijstorten van het te weinig betaalde bedrag, dat vaak nog geen euro bedraagt, is niet voldoende. Deze terugbetaling kan wel via e-mail, maar je moet wel opnieuw – je raadt het al – een vastgesteld formulier invullen.
… maar vooral digitaler
Dat griffies op die manier werken maakt de zaken niet eenvoudiger, het veroorzaakt ook enorme achterstand en onzekerheid. Geen enkele ondernemer weet wanneer en of zijn of haar dossier aanvaard zal worden. Wanneer je een nieuw dossier kan opstarten. Een paperclip of een nietje. Door die onzekerheid en achterstand lopen ook de kosten op. Een benoeming van een nieuwe bestuurder is pas tegenstelbaar na publicatie. En tot zolang geeft de bank geen volmacht op de rekening aan de nieuwe bestuurder.
De nood tot digitalisering is dus echt wel groot. Aan de vooravond van 2025 kunnen we toch niet meer met dit soort wispelturigheden moeten afrekenen. Het voordeel van een digitale aanpak is dat er automatisch checks ingevoerd kunnen worden om na te gaan of een dossier volledig is, of alle documenten juist zijn ingevuld en alle bijlagen toegevoegd. Ondernemingen kunnen zelf in dat geval de fouten rechtzetten en documenten opladen in het portaal indien nodig. Het zal ook tot uniformiteit leiden bij alle griffies. En in economisch onzekere tijden zal het zowel voor de overheid als voor de ondernemingen een enorme kostenbesparing zijn door een vergroting van de efficiëntie. En het zou moeten kunnen! De overheid lanceerde een applicatie, JustAct, en poneert “via deze applicatie kunnen ondernemers en verantwoordelijken van VZW’s de administratieve rompslomp vermijden die komt kijken bij de oprichting en het life cycle management van hun organisatie. Ook de wijzigingsakten kunnen digitaal worden ingediend.” Geweldig! Tot je op de applicatie klikt. De neerlegging van de oprichtingsakte? Geen probleem. Het kan dus! Maar het stukje “een bestaande rechtspersoon aanpassen”? Daar staat al meer dan een jaar het bericht “binnenkort beschikbaar” te blinken. Onze nieuwjaarswens is dus duidelijk: maak werk van de verdere digitalisering van de ondernemingsrechtbanken.
