Antwoorden van kapitaal belang: 3 inzichten voor een vlotter vergunningsproces

1. Kennis en voorbereiding geven je een streepje voor 

Als ondernemer ben je van veel markten thuis, maar voor specialistenwerk zoals vergunningsdossiers is vaak externe expertise nodig, klinkt het aan onze tafel. Het nadeel is dat dat tijd en geld kost. “Ik wil de site van mijn recyclingbedrijf herinrichten, en daarvoor is een architect nodig”, geeft een ondernemer een voorbeeld. Veel collega’s herkennen die situatie. “Maar het probleem is dat je vaak een aantal maanden moet wachten bij een architect”, horen we bij verschillende ondernemers. 

Een specialist zoals een architect of vergunningsexpert is nochtans meer dan welkom, omdat de regelgeving strenger en complexer is geworden: “Pakweg tien jaar geleden verliep het toch allemaal vlotter”, merkt een ondernemer op. Zijn collega ervaart hetzelfde: “Nu lijken omgevingsambtenaren eerder vanuit een groen dan een economisch perspectief te denken.” Al is er ook begrip voor die strengere regels. Want in een overbevolkte regio als Vlaanderen is een doordachte ruimtelijke ordening belangrijk, klinkt het. 

Dat vergunningsmaterie complexer wordt, merkt ook Sanne Alexander, Omgevingsjurist bij SBB : “Daarom is een vergunningsscreening interessant, zeker in fases van uitbreiding of heroriëntering van je bedrijf. Zo kom je niet voor verrassingen te staan en weet je welke stappen je eventueel moet ondernemen.” Bij zo’n screening ga je na of al je vergunningen nog up-to-date zijn met de regelgeving en welke vergunningen of toelatingen je nodig hebt ter realisatie van je beoogde uitbreidingen of (her)ontwikkelingen. 

“Daarom zijn we bij SBB volop bezig met onze dienstverlening uit te breiden, om vergunningen samen met onze klanten te realiseren”, gaat Sofie Declercq, ondernemerscoach bij SBB, verder. “Want veel hangt af van het al dan niet binnenhalen van een vergunning: financiering, je operationele planning, je toekomststrategie …” 

2. Benadruk een win-winsituatie 

In de ene gemeente blijkt een vergunningstraject veel vlotter te lopen dan in de andere. Een ondernemer vertelt: “Ik heb een caravanbedrijf en ik denk aan uitbreiden. Weinig gemeentes staan te springen voor de automotive-sector, maar je gaat je bedrijf toch niet 20 kilometer verplaatsen omdat het vergunningsproces elders vlotter gaat?” Dat is niet alleen erg omslachtig, medewerkers staan er uiteraard ook niet voor te springen. “Veel hangt af van wie op welke stoel zit of wie je aan de lijn krijgt als je belt”, vult een collega-ondernemer aan. “De beslissingen lijken daardoor niet altijd even consequent.” 

Geen ‘wij versus zij’-verhaal 

“Door je verhaal duidelijk te vertellen aan de bevoegde omgevingsambtenaar, komt er sneller begrip”, laat iemand een ballonnetje op. “Een vergunningsaanvraag hoeft geen ‘wij versus zij’-verhaal te zijn.” 

Een plaatsbezoek schept op dat vlak veel klaarheid. “Ik wilde een camperparking aanleggen op landbouwgrond”, vertelt een ondernemer. “Want de lap grond was eigenlijk te klein om er iets op te telen. Daarom heb ik de burgemeester en bevoegde schepen uitgenodigd en hen mijn plannen toegelicht. Als zij met hun eigen ogen zien wat je plannen zijn, krijg je ze sneller mee.” 

Een goede pitch van je voorstel wekt wederzijdse interesse, merkt ook zijn collega: “Enerzijds vraag jij als ondernemer een vergunning aan, anderzijds geef je ook iets terug, door bijvoorbeeld innovaties en potentieel extra werkgelegenheid naar de gemeente te brengen. Als je dat benadrukt, zorg je ervoor dat ze jóu erbij willen. En wie weet kom je nog in aanmerking voor subsidies ook.”

3. Betrek de buurt 

Ook communicatie met de buurtbewoners is belangrijk. “Iedereen in de buurt heeft inspraak. En dan bots je af en toe op een hele resem bezwaren”, stelt een vastgoedondernemer. “Buurtbewoners verenigen zich soms zelfs in vzw’s om procedures aan te spannen”, beaamt een collega-ondernemer. “En dat brengt opnieuw vertragingen met zich mee.” 

Onze tafel concludeert dan ook dat een proactieve communicatie met de buurt heel wat soelaas biedt wanneer je als ondernemer aan een vergunningsprocedure begint. “Zo leer je wat de bezorgdheden van de buurt zijn. Door daar rekening mee te houden en je eigen plannen helder toe te lichten aan buurtbewoners, creëer je een sterker draagvlak.”