E-commerce: aan welke administratieve verplichtingen moet je voldoen?

E-commerce

E-commerce is een vorm van verkoop op afstand waarbij een consument goederen aankoopt zonder een fysieke winkel te bezoeken. De aankoop gebeurt doorgaans online via een website of webshop, maar ook verkopen via een catalogus, televerkoop of telefoon worden juridisch beschouwd als verkopen op afstand.
Binnen de Europese Unie spreekt men van e-commerce wanneer een verkoper die gevestigd is in een EU-lidstaat goederen verkoopt aan een consument die zich in een andere EU-lidstaat bevindt. Hierbij gelden specifieke btw-regels voor grensoverschrijdende verkopen aan particulieren.

In welk land is de btw verschuldigd?

Bij verkopen op afstand aan consumenten binnen de Europese Unie moet je rekening houden met een jaarlijkse drempel van 10.000 euro. Voor de berekening van deze drempel tel je alle verkopen op afstand aan consumenten in andere EU-lidstaten samen.

• Blijf je onder de drempel van 10.000 euro per jaar? Dan mag je Belgische btw aanrekenen. Je kunt er echter ook vrijwillig voor kiezen om de btw van het land van de consument toe te passen en af te dragen.
• Overschrijd je de drempel van 10.000 euro per jaar? Dan moet je vanaf dat moment de btw aanrekenen die geldt in het EU-land van de consument. De Belgische btw is dan niet langer van toepassing op deze verkopen.

Aangifte via de OSS-regeling

Kies je er vrijwillig voor om btw van het land van de consument af te dragen of overstijgt je omzet uit verkopen op afstand en/of TBE-diensten aan EU-particulieren deze drempel van 10.000 euro op jaarbasis (huidig kalenderjaar of vorig kalenderjaar), dan moet je op je verkoopfactuur de btw aanrekenen van de lidstaat waar je de goederen naartoe zendt. Kennis van de btw-tarieven van die lidstaat is dan uiteraard een must. 

Om echter te vermijden dat je in elke lidstaat van aankomst van de goederen een btw-nummer moet aanvragen en btw-verplichtingen moet nakomen, kan je opteren voor de OSS-unieregeling. Met één extra btw-aangifte op kwartaalbasis geef je dan deze verkopen op afstand aan, betaal je de buitenlandse btw op een speciaal rekeningnummer van de Belgische Staat (die er dan op haar beurt wel voor zorgt dat deze btw bij de juiste lidstaat toekomt) en vermijd je dus buitenlandse btw-verplichtingen.

Deze OSS-unieregeling kan bovendien ook gebruikt worden door ondernemers die diensten verrichten aan particulieren (B2C) waarover ze de btw van een andere lidstaat moeten aanrekenen (denk bijvoorbeeld aan werk in onroerende staat verricht voor een particulier aan een huis in Nederland).

Administratieve verplichtingen

Blijf je onder de drempel van 10.000 EUR of val je onder de OSS-unieregeling? Afhankelijk daarvan verschillen je administratieve verplichtingen. Hieronder een overzicht:

Val je onder de drempel, dan ben je niet verplicht om facturen op te maken voor deze verkopen op afstand. Het mag uiteraard wel. 

• Als je geen facturen opmaakt, dan moet je deze verkopen opnemen in een dagontvangstenboek, waarin je per verkoop minimum volgende vermeldingen moet opnemen:
  • de aard van de verkochte goederen of de verrichte diensten;
  • de prijs (maatstaf van heffing);
  • de verschuldigde btw;
  • de lidstaat waar de verkochte goederen aankomen of waar de ontvanger van de verrichte diensten is gevestigd.
• Op die manier ben je in staat om op elk ogenblik van het jaar de totaal behaalde omzet uit verkopen op afstand kenbaar te maken aan een btw-controleur wanneer deze hierom verzoekt.
• Maak je wel facturen op, dan moet je deze gewoon opnemen in je uitgaand factuurboek.

Kies je voor de OSS-unieregeling dan ben je ook niet langer verplicht om verkoopfacturen op te maken voor je verkopen op afstand. Ook voor diensten aan particulieren die onder deze OSS-unieregeling vallen, is er geen facturatieplicht. Wel zal je een OSS-register moeten bijhouden waarin je minimum volgende gegevens opneemt per verkoop/dienst:

• de lidstaat waarheen je het verkochte goed verzendt of waar de dienst plaatsvindt;
• een omschrijving van het verkochte goed en de hoeveelheid ervan of de aard van de verrichte dienst;
• de datum waarop je de goederen levert of de dienst verricht;
• de maatstaf van heffing (alsook de gebruikte valuta);
• het btw-tarief en btw-bedrag (alsook de gebruikte valuta);
• de datum waarop je de (aan-)betaling ontvangt alsook het ontvangen bedrag;
• de informatie op de factuur, mocht je er toch voor kiezen een factuur uit te reiken;
• de informatie die je gebruikt om de plaats van vertrek en de plaats van aankomst van de goederen te bepalen of om te bepalen waar de klant is gevestigd of waar hij zijn woonplaats of gebruikelijke verblijfplaats heeft;
• specifiek met betrekking tot de terugzending van verkochte goederen, elk bewijs dat de goederen teruggegeven zijn alsook de maatstaf van heffing en het btw-tarief.

Dit OSS-register moet je op elk ogenblik van het jaar elektronisch kunnen voorleggen aan de btw-controleur die hierom verzoekt, alsook moet je het gedurende 10 jaar bewaren (te rekenen na afloop van het betreffende jaar). De toezending via een Excel-bestand zou hiervoor volstaan, maar Europa ontwikkelt momenteel nog een specifiek standaardformulier dat op hun website gepubliceerd zal worden zodra dit beschikbaar is.