Kapitale vragen: van digitaliseren naar meerwaarde creëren

Digitalisatie: geen doel, maar een tool 

Onze openingsvraag — “Wat is digitaliseren voor jou?” — leverde uiteenlopende antwoorden op. Terwijl het voor de ene gaat over de overstap van loonbrieven op papier naar e-mail, spreekt de andere over het opzetten van AI-agents voor sales en marketing. “We zien digitaliseren vaak als het automatiseren van wat we vandaag doen", vertelt een deelnemer, actief in adviesverlening rond digitalisatie. “Dat is voor een stuk juist, al moet je fundamenteler durven nadenken over de waarde die je aan klanten geeft. Kan je enkel papieren processen digitaliseren, of ook de manier waarop je bedrijf waarde levert transformeren?”

De uitspraak blijft even hangen in de groep. Digitalisatie roept ongemakkelijke vragen op. Is je bedrijf binnen 10 jaar nog relevant? Worden je medewerkers straks door AI vervangen? “Je moet niet te veel kijken naar wat er kan”, pikt een andere deelnemer in. “Je moet vooral analyseren waar je huidige problemen zitten en hoe je ze kan oplossen.” De deelnemers aan de rondetafel zijn het erover eens: zonder duidelijk doel is digitalisatie een eindeloos experiment. Om dat te helpen vermijden vatten we de belangrijkste inzichten voor je samen. 

1.    Peppol: van verplichting naar hefboom 

Voor de ene is het een doorgeefluik, voor de andere een hefboom naar digitalisatie. Door de Peppol-verplichting is elke ondernemer met e-facturatie in aanraking gekomen. “Ik ben blij dat België een van de eerste landen is in Europa waar e-facturatie verplicht is”, vertelt een van de deelnemers. “Dat betekent dat wij niet meer achterop kunnen hinken op andere landen.” “De overheid is zelf nog niet in orde”, merkt een meer kritische deelnemer op. “Laat ons hopen dat het geen doodgeboren kind is.”

Hoewel e-facturatie nog kinderziekten kan tonen, is het volgens Jesse Annendijck, product manager accountancy bij SBB een beloftevolle evolutie. “Peppol is een verzendplatform. Dat wil zeggen dat het niet enkel facturen, maar ook andere documenten kan versturen. Denk bijvoorbeeld aan vrachtbrieven voor de transportsector, catalogi of inkooporders.  Maar de mogelijkheden zijn nog veel uitgebreider. Eigenlijk kan de hele keten, van aankoop- tot verkoopfactuur, geautomatiseerd worden.”

Om de volledige waarde van Peppol te benutten, zouden elektronische facturen wel uniformer moeten zijn. Daar zijn niet alle deelnemers even enthousiast over. “Ik moet nu al een creditnota verzenden voor elke aanpassing aan een factuur”, zegt een deelnemer. “Op zich is transparantie creëren niet verkeerd”, zegt een andere deelnemer. “Maar de administratieve last op de ondernemer mag niet doorwegen.” “Ons aanlevergedrag naar onze accountant is wel verbeterd”, geeft een ondernemer nog mee. Hoewel de meningen uiteenlopen over de huidige waarde van Peppol, is iedereen nieuwsgierig naar wat de toekomst nog brengt. 

2.    AI: geen bedreiging, maar een opportuniteit 

De gesprekken over AI laaien snel op aan de rondetafel, al capteert een deelnemer — nochtans zelf actief in AI — de aandacht met een kritische reflectie. “Als je de berichten rond AI moet geloven, dan is iedereen volgend jaar zijn job kwijt. Voor programmeurs heeft AI al een enorme impact , maar dat wil niet zeggen dat andere sectoren snel zonder werk gaan zitten. Bovendien zijn mensen die zulke boodschappen de wereld insturen, vaak verbonden aan bedrijven die op het punt staan om naar de beurs te stappen. De berichten dienen volgens mij dan ook vooral om hun waardering op te krikken. Je moet dus vooral binnen je eigen sector kijken welke waarde AI heeft.”

Terwijl het in discussies vaak gaat over vervanging van jobs door AI, denken de deelnemers aan onze rondetafel dat AI hoogstens de invulling van sommige jobs zal veranderen. “Het gaat veel meer over productiviteitsgroei dan om mensen uitsparen”, zegt een deelnemer. 

Meer dan als bedreiging, wordt AI aan de tafel als bondgenoot van ondernemers en medewerkers gezien. “AI kan medewerkers helpen om vlotter met je andere tools te werken. Ze moeten niet meer leren op welke knop ze moeten drukken. Ze moeten enkel nog weten wat ze willen doen.” In de toekomst kan fysieke AI zelfs helpen om knelpuntberoepen op te vangen. “Wij denken daarbij aan robots die appels plukken”, zegt een ondernemer uit de landbouw. “Je vindt de mensen niet meer om dat te doen.” 

3.    Digitalisatie is teamwerk 

Aan onze rondetafel wordt ook al snel duidelijk dat digitaliseren bovenal teamwerk is. “Ons personeelsbestand bestaat uit kortgeschoolden”, vertelt een deelnemer. “Zij willen alles op papier. Werken met een tablet en automatisch doorsturen, dat lukt niet voor hen. Een andere deelnemer treedt bij: “We hebben veel handenarbeid en werken met verschillende nationaliteiten. Voor ons was het dagelijks doorsturen van de planning per e-mail al een grote stap. We hebben voor iedereen een e-mailadres moeten aanmaken en opleiding gegeven.”

“Transparante communicatie is een belangrijke stap als je gaat digitaliseren”, zegt ook Jesse Annendijck, product manager accountancy bij SBB. En dan gaat het niet enkel over je medewerkers. Want digitalisatie kan niet enkel je eigen processen verbeteren. Het kan ook — en liefst vooral — je producten en diensten voor klanten verbeteren. “Wij organiseren altijd peer groups met klanten en andere ondernemers”, vertelt een deelnemer. “Daar toetsen we hun ervaringen en hun noden af.” 

Niet enkel aan onze rondetafel, maar ook binnen én buiten jouw onderneming is digitalisatie dus best een levendig gespreksonderwerp. Wat met andere veranderingen, zoals regelgeving, marktschommelingen of (geo)politiek? Daarover lees je meer in dit verslag.