Fortisblades: “Dankzij Peppol namen we al onze processen onder de loep”
“Ons systeem was al een tijd verouderd, maar door de Peppol-verplichting hadden we pas een echte reden om op zoek te gaan naar een alternatief.” Tijdens het rondetafelgesprek over digitalisatie, getuigde Victor Notteboom, bedrijfsleider van Fortisblades, hoe Peppol voor zijn onderneming niet enkel een administratieve verplichting was, maar ook een aanleiding voor een bredere doorlichting van digitale knelpunten én oplossingen.
De antwoorden op jouw kapitale vragen
Voor Kapitale vragen, ons rapport met prangende kwesties voor 2026, organiseren we in totaal acht rondetafelgesprekken met SBB-klanten. Tijdens diepgaande debatten bespreken we de grote vragen waar zij mee worstelen.
Tijdens de derde rondetafel hadden we het over digitalisatie. Hoe ondernemers daarmee omgaan, is voor elk van hen verschillend. Maar één ding is zeker: enkel wie nieuwsgierig durft te zijn, ontdekt opportuniteiten. Benieuwd naar alle meningen en inzichten?
Van een nood een deugd maken
Fortisblades (Zwevegem) produceert hoogwaardige snij-oplossingen: industriële messen met een speciale coating voor het versnijden van plasticfolie, voor klanten van Canada tot Nieuw-Zeeland. Dichter bij huis helpen ze bedrijven in België, Nederland en Noord-Frankrijk ook met snij-oplossingen op maat, voor de productie van onder andere voeding en isolatiematerialen. “Daardoor waren we slechts voor 20% van onze klanten verplicht om Peppol te gebruiken”, legt Victor uit. “Maar wat moet, moet.”
Ondanks de beperkte impact, ging Fortisblades al in het voorjaar van 2025 met de Peppol-verplichting aan de slag. Meer zelfs: Victor zag een kans om van een nood een deugd te maken. “Tot nu toe werkten we met twee systemen. Een ERP-systeem dat we al meer dan 10 jaar hebben, en een CRM-systeem dat er de laatste 5 jaar is bijgekomen”, legt Victor uit. “Het ERP-systeem werd wel nog onderhouden, maar niet meer actief ontwikkeld.” Daardoor liep Fortisblades al enige tijd tegen verschillende beperkingen aan. “Internationale klanten konden bijvoorbeeld niet met Mastercard betalen”, zegt Victor. “Het waren allemaal kleine beperkingen. Niets was voldoende blokkerend of impactvol om volledig om te schakelen naar een ander systeem. Peppol bracht daar verandering in.
Standaardiseren op mensenmaat
In de zoektocht naar een nieuw systeem, deed Fortisblades een grondige analyse. “We hebben ons niet te veel laten leiden door wat er mogelijk was, maar zijn begonnen met een grondige analyse van de zaken waar we tegenaan liepen”, vertelt Victor. Uiteindelijk koos Fortisblades voor een semi-maatwerksysteem waarmee ze interne processen én klantenrelaties in één platform kunnen beheren. “Ons nieuwe systeem is grotendeels een standaardpakket, maar laat ook ruimte om aanpassingen te maken op maat van ons bedrijf.”
Dat bracht meteen een interessante oefening met zich mee. Want over alle betrokken afdelingen heen, heersen veel verschillende werkwijzen en gewoontes. “Die hebben we niet alleen in kaart gebracht, maar geëvalueerd”, legt Victor uit. “Is de manier waarop wij bepaalde dingen doen, ook de beste manier? Moeten we met andere woorden het systeem aanpassen aan onze logica, of net andersom?”
De oefening maakte ook duidelijk hoeveel kennis impliciet aanwezig was in de organisatie. “Er zit veel informatie in de hoofden van mensen”, zegt Victor. “Specifieke klantvoorkeuren, uitzonderingen en aangewezen manieren van werken werden in het beste geval ergens in een notitieveld bijgehouden. In het nieuwe systeem hebben we die kennis beter vastgelegd en gestructureerd. Niet alleen om efficiënter te werken, maar ook om continuïteit te garanderen. Als iemand wegvalt, moet het werk kunnen blijven doorgaan. Dat lukt alleen als je die kennis ook borgt in je systemen.”
Deadlines en parachutes
“Een nieuw ERP-systeem implementeren is een grote oefening”, geeft Victor toe. Hoewel Fortisblades er vroeg aan begonnen was, bleek het niet haalbaar om alles voor 1 januari 2026 op punt te zetten. “In december heb ik daar een paar slapeloze nachten door gehad”, vertelt Victor. “Gelukkig bood ons toenmalig systeem wel een oplossing om de verplichting op te lossen. We hebben dan ook beslist om Peppol daar eerst in op te zetten. Dat gaf ons de ruimte om daarna de overstap naar het nieuwe systeem aan te pakken zoals het moest.” Bovendien moet iedereen volgens Victor de waarde van nieuwe processen zien, om ze effectief te gebruiken. “Iemand gaat een veld niet invullen, omdat ik zeg dat het moet. Mensen moeten zelf ondervinden waarom het zinvol is.”
Ook zonder volledig geïntegreerd systeem, ziet Victor de voordelen van de Peppol-integratie vandaag al. “Facturen worden gecentraliseerd en voeden automatisch de juiste velden in ons CRM-systeem. Dat vermindert fouten én manueel werk.” Ook naar klanten toe ziet hij de waarde van de verplichting, zeker op lange termijn. “Ik ben blij dat België één van de eerste landen is waar e-facturatie verplicht is. Je kan beter bij de eerste zijn, dan bij de laatste. Nu lopen we geen risico om op een later moment klanten te verliezen, omdat we bijvoorbeeld nog geen e-facturatie hebben.”
Meer inzichten over digitalisatie?
In Kapitale vragen lees je er alles over. In de loop van 2026 organiseren we nog meer rondetafelgesprekken met ondernemers, acht in totaal. De inzichten uit de diepgaande debatten vinden telkens hun neerslag in een Kapitale vragen-rapport. Dus blijf ons in de gaten houden.
Lees het rapport ‘Kapitale vragen over digitalisering en rechtsonzekerheid’
