Hoe houd je als vereniging een correct dagontvangstenboek bij?
Een btw-plichtige vereniging moet in principe een ‘dagboek van ontvangsten’ bijhouden. Dat moet conform de btw-wetgeving gebeuren, maar in de praktijk wordt vaak tegen de regels gezondigd. Waarop moet je letten om boetes te vermijden?
De essentie
Je kan het dagontvangstenboek op papier of elektronisch bijhouden, maar altijd op zo’n manier dat de juistheid van de inhoud ervan gegarandeerd is. De inschrijvingen moeten gebeuren op het moment van de betaling en dagelijks in het dagboek van ontvangsten ingeschreven worden. De gegevens van een dagontvangstenboek moeten ook onderbouwd kunnen worden aan de hand van gedateerde verantwoordingsstukken.
Welke verenigingen moeten een dagontvangstenboek bijhouden?
In principe moet elke btw-plichtige vereniging een dagontvangstenboek bijhouden. Op die regel bestaan wel enkele beperkte uitzonderingen.
Tip. Zo moet onder andere een vereniging die een ‘witte kassa’ (geregistreerd kassa systeem of GKS) gebruikt, geen dagontvangstenboek bijhouden, als de kassa elke dag een financieel rapport en een gebruikersrapport opmaakt.
Let op! Vrijgestelde btw-plichtigen (zoals bijvoorbeeld vrijgestelde sportclubs) moeten op basis van de btw-wetgeving geen dagontvangstenboek bijhouden, maar wél op basis van de boekhoudwetgeving.
In het dagontvangstenboek worden de prestaties ingevuld waarvoor geen facturatieplicht bestaat (bijvoorbeeld voor de meeste prestaties geleverd aan particulieren) én ook niet vrijwillig een factuur uitgereikt wordt. Wordt er wel een factuur opgemaakt, dan vervangt deze de inschrijvingsplicht in het dagontvangstenboek.
De prestatie wordt in het dagontvangstenboek opgenomen op de dag dat de prijs effectief betaald wordt. Bij cash ontvangsten is dat op de dag zelf, bij overschrijvingen kan dat een paar dagen later zijn.
Let op! In een dagontvangstenboek worden alle ontvangsten per dag ingeschreven. In een kasboek worden alle cash betalingen per dag opgenomen. Het bijhouden van een kasboek betekent dan ook niet automatisch dat je vereniging geen dagontvangstenboek moet bijhouden.
Hoe moet je vereniging een dagontvangstenboek bijhouden?
Je vereniging kan het dagontvangstenboek op papier of elektronisch bijhouden.
De klassieke methode om een dagontvangstenboek op papier bij te houden is een ingebonden, genummerd dagontvangstenregister dat in de handel te koop is en dat reeds de nodige voorgedrukte kolommen bevat. Een andere mogelijkheid is per dag een afdruk nemen van de kassasoftware en deze in een vast schrift met genummerde pagina’s kleven. Een map met losse bladen is niet toegestaan. Alle bladen in het schrift moeten op voorhand genummerd zijn en ook het boek zelf moet genummerd worden (doorlopende reeks) en de naam en het btw-nummer van je vereniging vermelden.
Kies je voor een elektronisch dagontvangstenboek, dan gelden daarvoor eveneens strikte regels. Je kiest zelf welke elektronische vorm je gebruikt, zolang je maar te allen tijde kan aantonen dat de inhoud van het dagontvangstenboek met de werkelijkheid overeenstemt, en er niet mee ‘geknoeid’ kan zijn. Het mag technisch niet mogelijk zijn de gegevens, na inschrijving, te wijzigen of te verwijderen zonder een spoor na te laten.
Er wordt geen specifieke vorm opgelegd. Je kan bijvoorbeeld gebruik maken van de beveiliging van de dagelijkse inschrijving door een geavanceerde handtekening, een systeem van blockchain, een vertrouwde (externe) cloud aanbieder, een onveranderlijke database (met cryptografie om te controleren), een systeem van bedrijfscontroles dat de link legt met ontvangsten van bedragen op andere documenten (offertes, werkbonnen, rekeninguittreksels,..), enz. Je moet zelf bepalen of het systeem dat je kiest alle waarborgen biedt die nodig zijn voor de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de gegevens.
Let op! Een dagontvangstenboek kan niet gedeeltelijk op papier en gedeeltelijk elektronisch bijgehouden worden.
Het dagontvangstenboek moet op de vestigingseenheid blijven (op papier) of elektronisch toegankelijk zijn (digitaal) tot het verstrijken van de derde maand volgend op die waarin het afgesloten werd. Na deze periode moet het in België bewaard worden op het fiscaal domicilie of de maatschappelijke zetel van de vereniging. Daar moeten het dagontvangstenboek, centralisatieboek (zie verder) en de verantwoordingsstukken gedurende minstens 10 jaar (vanaf 1 januari van het jaar volgend op de sluiting van het dagboek van ontvangsten) bewaard worden.
Wat moet er in je dagontvangstenboek staan?
Houd je bij het invullen van het dagontvangstenboek aan de volgende regels:
- De ontvangsten moeten zonder uitstel ingeschreven worden (vanaf de betaling, zie hoger), in volgorde van de data, zonder enig wit vlak of leemte;
- De gegevens moeten onuitwisbaar zijn (geen potlood);
- Het dagtotaal van de ontvangsten (incl. btw) moet ingeschreven worden per btw-tarief. Zodra echter de eenheidsprijs meer dan 250 EUR (incl. btw) bedraagt, is een afzonderlijke inschrijving nodig. Een aparte inschrijving is evenwel niet nodig wanneer voor deze verkopen aparte verantwoordingsstukken opgesteld werden die de aard van het verkochte product en de ontvangen vergoeding omschrijven;
- De nummers van de rekeningen of ontvangstbewijzen die uitgereikt werden (bijvoorbeeld voor btw-plichtige verenigingen zonder GKS die wel maaltijden aanbieden), moeten dagelijks in het dagontvangstenboek opgenomen worden;
- Het dagontvangstenboek moet de handelingen over een periode van 12 maanden vermelden en moet dagelijks bijgehouden worden;
- Voor iedere dag moet een regel voorzien worden, zelfs voor de sluitingsdagen. Ben je een dag afwezig of gesloten, dan moet ook deze datum ingevuld worden door vermelding van bijvoorbeeld “sluiting” of “vakantie”;
- Heb je een dag geen dagontvangsten, dan moet je een ‘nul’ inschrijven;
- De totalen van elk blad worden overgedragen bovenaan op het volgende blad;
- Er mag niets overschreven worden. Bij een verbetering moet de originele inschrijving leesbaar blijven. Gegevens uitwissen is niet toegestaan;
- Op het einde van elke aangifteperiode moet per btw-tarief, het totaalbedrag van de prijzen exclusief btw (maatstaf) en de btw-bedragen ingeschreven worden. Dit moet gebeuren ofwel in het dagontvangstenboek ofwel in het centralisatiedagboek (zie verder).
Let op 1! De gegevens van een dagontvangstenboek moeten onderbouwd kunnen worden. Dat kan aan de hand van gedateerde verantwoordingsstukken. Vaak zijn dit kastickets afgedrukt door een kasregister, maar het kan ook gaan om verkoopbons of rekeningen, een afsprakenboek, …
Let op 2! Een vereniging moet per vestigingseenheid een dagontvangstenboek bijhouden. Beschikt ze over meerdere vestigingseenheden, dan moeten de verschillende dagontvangstenboeken gebundeld worden in een centralisatiedagboek (op papier of elektronisch). Hierin wordt op het einde van elke aangifteperiode, per btw-tarief, het totaalbedrag van de ontvangsten ingeschreven.
Sancties?
Voor elke verkeerde of onvolledige invulling van het dagontvangstenboek voorziet de btw-wetgeving een boete van 25 euro, met een minimum van 50 euro en een maximum van 250 euro (eerste overtreding). Ook kan de bewijskracht van je boekhouding betwist worden (wat zijn de werkelijke inkomsten?) wat serieuze discussies met de btw-controleur kan teweegbrengen.
Andere sancties die de btw-controleur voor een eerste overtreding kan opleggen:
- 1.500 euro wanneer je geen dagontvangstenboek hebt;
- 500 euro als het dagontvangstenboek niet voldoet aan de opgelegde vormvereisten;
- 200 euro als het dagontvangstenboek zich niet op de juiste plaats bevindt (of niet toegankelijk is);
- 50 euro met een maximum van 500 euro voor te late inschrijvingen (eerste overtreding)
Voor tweede of verdere overtredingen lopen de boetes nog hoger op, tot 5.000 euro per overtreding.
