Regels voor de algemene vergadering van vennootschappen en vzw's versoepeld
In onze vorige blogs las je al over de moeilijkheden om de algemene vergadering van je vennootschap of vzw te organiseren in tijden van corona. Deze problematiek werd ook opgepikt door de wetgever. Vice-eerste minister en Minister van Justitie, Koen Geens, heeft een eerste pakket volmachtsbesluiten aan de regering voorgelegd, waarin dit thema wordt behandeld. Hierin voert hij tijdelijk een aantal versoepelingen en opties in, die meer flexibiliteit verlenen.
Deze blog gaat over maatregelen in het kader van de COVID-19-epidemie en is mogelijk niet meer up-to-date. Raadpleeg de website van de overheid voor de meest recente informatie.
Twee opties
Voor de algemene vergadering beschrijft het volmachtbesluit twee opties:
- Het bestuursorgaan krijgt de bevoegdheid om te beslissen dat de aandeelhouders of de leden op afstand mogen stemmen, al dan niet in combinatie met stemmen bij volmacht. Als er wordt gekozen voor stemmen bij volmacht, dan kan alleen maar een door het bestuursorgaan aangestelde persoon als volmachthouder optreden. Op die manier hoef je als aandeelhouders of lid niet fysiek op de vergadering aanwezig zijn. De vergadering kan dus gewoon doorgaan, maar in omstandigheden die enerzijds verzoenbaar zijn met de corona-maatregelen en anderzijds toch aan jou als aandeelhouder of lid toelaten je rechten uit te oefenen. Zo kan je immers stemmen en je vraagrecht uitoefenen.
Dit betekent dat een algemene vergadering bijwonen via elektronisch communicatiemiddel mogelijk wordt, ook al is dit niet in de statuten opgenomen.
- Je stelt algemene vergadering uit tot de toestand terug is genormaliseerd. Je kan de algemene vergadering uitstellen tot tien weken na de uiterste datum waarop de algemene vergadering volgens de wet moet plaatsvinden. De algemene jaarvergadering moet worden gehouden binnen zes maanden na de afsluitingsdatum van het boekjaar. Het volmachtbesluit maakt dit ook mogelijk indien je je oproepingsbrieven al verstuurd hebt. Een belangrijke voorwaarde is natuurlijk wel dat de aandeelhouders of de leden hierover correcte informatie ontvangen.
Wat met vergaderingen van het bestuursorgaan?
Het is wettelijk voorzien dat het bestuursorgaan zowel in vennootschappen als in vzw’s schriftelijk kan besluiten, op voorwaarde dat er sprake is van unanimiteit. Het volmachtsbesluit laat daarnaast ook elektronische vergaderingen van het bestuursorgaan toe. Gaat het om beslissingen die voor de notaris moeten worden genomen, dan volstaat het dat één lid van het bestuursorgaan of een door het bestuursorgaan aangesteld persoon samen met de notaris fysiek vergadert. De andere leden kunnen dan deelnemen via elektronische weg.
Voor welke termijn geldt deze regeling?
Deze besluiten zijn van toepassing op vergaderingen die moeten plaatsvinden ten laatste op 19 april 2020, de dag tot waarop de corona-maatregelen lopen. Deze datum kan door de koning worden verlaat indien de algemene corona-maatregelen zouden worden verlengd.
Meer weten?
Heb je nog vragen na het lezen van deze blog? Neem contact op met onze adviseurs.