Hoe regel ik de algemene vergadering van mijn vzw in tijden van corona?
Heel wat vzw’s plannen hun jaarlijkse algemene vergadering in maart of in april. Op deze vergadering keuren ze de jaarrekening goed. Vzw’s die subsidies ontvangen, moeten in de meeste gevallen voor 1 april een goedgekeurde jaarrekening overmaken aan de subsidiërende overheid. Bovendien is het wettelijkverplicht de jaarrekening binnen zes maanden na de afsluitingsdatum van het boekjaar ter goedkeuring voor te leggen aan de algemene vergadering. Deze jaarvergadering (tijdig) laten doorgaan is dus van grootbelang.
In tijden van corona is het natuurlijk niet aangeraden, of zelfs verboden, om een fysieke algemene vergadering te houden. Hoe los je dit op?
Deze blog gaat over maatregelen in het kader van de COVID-19-epidemie en is mogelijk niet meer up-to-date. Raadpleeg de website van de overheid voor de meest recente informatie.
De algemene vergadering uitstellen?
De algemene vergadering van de vzw kan de beslissing nemen de vergadering uit te stellen. Dit is echter geen oplossing voor het probleem, aangezien deze beslissing wordt genomen tijdens de algemene vergadering zelf. Er is in dat geval dus nog steeds een eerste, fysieke vergadering vereist.
Heeft jouw vereniging de algemene vergadering reeds geannuleerd zonder samenkomst? Dan raden wij aan op de eerstvolgende algemene vergadering de omstandigheden toe te lichten die deze beslissing opdrongen en aan de leden formele goedkeuring te vragen voor de genomen beslissingen.
Bovendien moet de jaarrekening, ook in geval van uitstel, goedgekeurd worden binnen de zes maanden na de afsluitdatum van het boekjaar. Wil je subsidies ontvangen, dan moet in de meeste gevallen voor 1 april een goedgekeurde jaarrekening worden overgemaakt. De termijn die je vereniging heeft om uit te stellen, is dus zeer beperkt (lees: deze zal waarschijnlijk nog binnen de corona-periode vallen).
Schriftelijke algemene vergadering?
Vennootschappen kunnen, zoals voorzien in de wet, een algemene vergadering schriftelijk houden, zonder dat er nood is aan een fysieke bijeenkomst. Dit is echter niet het geval voor de algemene vergadering in de vzw.
Alleen het bestuursorgaan van de vzw mag schriftelijk vergaderen. De algemene vergadering niet fysiek laten samenkomen, maar deze schriftelijk houden, is dus geen optie.
Algemene vergadering per elektronisch communicatiemiddel?
Vele bedrijven kiezen er vandaag voor om te vergaderen via een elektronisch communicatiemiddel, zoalsSkype, Teams,... Vennootschappen kunnen enkel een algemene vergadering houden via een elektronisch communicatiemiddel wanneer die mogelijkheid expliciet in de statuten is ingeschreven.
Voor vzw’s geeft de wet hier opnieuw geen duidelijkheid: de mogelijkheid om te vergaderen via een elektronisch communicatiemiddel is voor vzw’s niet opgenomen in de wet.
In tijden van corona is het toch aangewezen om de vergadering via een digitale weg te laten samenkomen, dit bij wijze van uitzondering omwille van overmacht. Het elektronisch communicatiemiddel dat je gebruikt, moet uiteraard wel toelaten om op elk ogenblik te verifiëren dat de persoon die deelneemt aan de vergadering effectief de juiste persoon is en dat hij/zij gedurende heel de tijd aanwezig is. Het is ook aangeraden een duidelijk verslag van de technische aspecten van de vergadering in de notulen op te nemen (wie neemt deel aan de vergadering via elektronische weg, wie logde wanneer in, op welke manier werd er gestemd, op welke manier wordt er tegemoet gekomen aan het vraagrecht van de leden, zijn er technische problemen geweest tijdens de vergadering,...).
Meer informatie over de concrete aanpak van zo’n algemene vergadering en de aandachtspunten hierbij?
Neem contact op met je dossierbeheerder. Hij/zij staat je met raad en daad bij.