Moet je ook als medicus elektronisch factureren?
Vanaf 1 januari 2026 zal je in een Belgische B2B-context met gestructureerde digitale facturen moeten werken. Geldt dat ook voor jou als medicus? Wanneer moet ook jij (niet) op Peppol aansluiten?
De essentie
Van zodra je als medicus ook maar één niet van btw vrijgestelde handeling stelt, moet je minstens gestructureerde elektronische facturen kunnen ontvangen via Peppol. Dat is geen ramp als je ook rekening houdt met de voordelen van e-invoicing.
Elektronische facturatie
Vanaf 1 januari 2026 worden de meeste Belgische ondernemingen (inclusief vrije beroepers) verplicht om gebruik te maken van ‘gestructureerde elektronische facturen’ in hun Belgische B2B-relaties. Die ondernemingen zullen met andere woorden zelf elektronische facturen moeten versturen, maar ook ontvangen.
Gestructureerde elektronische facturen worden opgemaakt in een door Europa opgelegd gestructureerd elektronisch formaat (dat is dus géén pdf, excel of word bestand!). Concreet betekent dit dat die facturen in België via Peppol verstuurd moeten worden. Peppol is het door de overheid goedgekeurde elektronisch platform dat ontworpen is om gestructureerde documenten (zoals de elektronische factuur) op een veilige manier uit te wisselen. Alle data die op de factuur moeten staan zoals de gegevens van de leverancier en de klant, het product, de prijs, de btw-tarieven,… worden via Peppol gecodeerd verzonden, samen met een visuele weergave van de factuur.
Je leest hier meer over de verplichting om vanaf 1 januari 2026 met gestructureerde digitale facturen te werken.
In principe niet voor medici
De verplichting om met gestructureerde elektronische facturen te werken geldt voor ALLE ondernemingen, behalve – en dat is meteen ook de enige uitzondering – voor ondernemingen die uitsluitend handelingen verrichten die onder de btw-vrijstelling van artikel 44 van het Wetboek Btw (WBTW) vallen.
Goed om te weten. De meeste vrije beroepers uit de medische sector zijn vrijgesteld van btw op basis van art 44 WBTW, en vallen dus niet onder de e-invoicing verplichting. Als medicus moet je met andere woorden geen gestructureerde elektronische facturen gebruiken en mag je nog op de klassieke manier facturen op papier of bv. in pdf ontvangen.
Tenzij je een ‘gemengde’ activiteit hebt!
Enkel medici die uitsluitend op basis van art 44 WBTW vrijgestelde handelingen verrichten, zijn van de elektronische facturatieverplichting vrijgesteld.
Houd je er als medicus echter bijkomende activiteiten op na, hoe beperkt ook, die niet onder de vrijstelling van art 44 WBTW vallen, dan zal je toch met gestructureerde elektronische facturen moeten werken.
Voorbeeld:
- Stel je als kinesitherapeut je praktijkruimte ter beschikking voor niet-therapeutische handelingen (je geeft er bv. ook groepssessies), dan zal je daarvoor niet van de vrijstelling van art 44 WBTW kunnen genieten en verricht je dus niet uitsluitend handelingen die vrijgesteld zijn van btw. Daardoor zal je wel degelijk in staat moeten zijn om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen.
- Je bent arts en je stelt ook medische deskundigenrapporten op. Aangezien die handeling niet van btw vrijgesteld is, zal je in staat moeten zijn om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen.
- Je bent tandarts en bleekt ook tanden of plaatst facetten vanuit een cosmetische wens van de patiënt. Aangezien deze handelingen niet van btw vrijgesteld zijn, zal je gestructureerde elektronische facturen moeten kunnen ontvangen.
Kortom, de vrijstellingsvoorwaarde is zéér strikt. Vanaf zodra je ook maar één handeling stelt die niet vrijgesteld is van btw, moet je als medicus gestructureerde elektronische facturen kunnen ontvangen.
Let op 1! Zelfs wanneer je gebruik zou maken van de zogenaamde kleine ondernemersregeling (als de omzet van je belastbare handelingen lager dan 25.000 euro is, kan je een vrijstelling van btw-verplichtingen vragen), zal je in staat moeten zijn om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen (de kleine ondernemersregeling is immers een andere vrijstelling dan deze van art 44 WBTW).
Let op 2! Houd er ook rekening mee dat je in staat zal moeten zijn om gestructureerde elektronische facturen op te maken en te versturen wanneer je belastbare handelingen stelt én er een facturatieplicht geldt. Je zal dan over een facturatieprogramma moeten beschikken waarmee je facturen kan opstellen in het voorgeschreven formaat.
Tip. Laat je vooral niet afschrikken door de verplichting tot gebruik van gestructureerde elektronische facturen. Dat heeft namelijk ook heel veel voordelen, vooral op het gebied van administratie, organisatie en veiligheid. Daarover lees je hier meer.
Meer weten?
Raadpleeg je SBB-adviseur voor meer concrete info met betrekking tot het gebruik van gestructureerde elektronische facturatie in jouw persoonlijke situatie.
