Hoe AI ook jóuw organisatie helpt om elke dag efficiënter te werken
AI is alomtegenwoordig en biedt zowel zakelijk als privé tal van nieuwe mogelijkheden. Alleen zie je misschien niet altijd direct hoe ook jouw organisatie AI dagelijks kan inzetten om efficiënter te werken. Nochtans hoef je daarvoor helemaal geen ‘computer wizard’ te zijn. We zetten je graag even op weg.
De essentie
Je kan AI gebruiken voor de meest uiteenlopende tijdrovende dagelijkse taken die je moet uitvoeren. Zo kan je Copilot, ChatGPT, Gemini … bijvoorbeeld een gesprek met een nieuwe contactpersoon laten voorbereiden op basis van de inhoud van een website, wervende teksten voor je website of social media laten schrijven, mails naar contacten voldoende professioneel laten klinken ...
Artificiële intelligentie gebruiken
Artificiële intelligentie is niet meer weg te denken uit het bedrijfsleven. GenAI-tools als Copilot, ChatGPT of Gemini raken stilaan volledig ingeburgerd en zijn voor iedereen vlot toegankelijk. Dergelijke tools kunnen een grote hulp zijn bij de uitvoering van relatief eenvoudige maar tijdrovende dagelijkse taken. Ze geven je ook de nodige inspiratie bij zaken waarmee je minder vertrouwd bent. We geven je enkele voorbeelden.
Let op! Om GenAI-tools efficiënt te gebruiken, is het belangrijk dat je een goede ‘prompt’ (lees: opdracht) kan schrijven, die voldoende en gerichte info bevat om een bruikbaar antwoord te genereren. Het schrijven van een goede prompt vraagt dan ook enige oefening. Je moet de juiste vragen leren stellen, en het kan je soms meerdere ‘prompt-pogingen’ kosten om tot het gewenste resultaat te komen.
Tip. Met slimme ‘prompt engineering’ (lees: de juiste opdrachten geven om betere resultaten te krijgen, het zorgvuldig wikken van je woorden om je ongelofelijk slimme maar soms iets te letterlijke vriend te begeleiden) kan je veel meer uit AI-tools halen. Zo zijn er technieken als reverse prompting (je laat AI het resultaat analyseren om zo je opdrachten scherper te leren formuleren) , few-shot prompting (je geeft AI een paar voorbeelden om uit te leren) en chain-of-thought prompting (je splitst je opdracht op in kleinere delen).
Let op! Neem de input die je van een GenAI-tool krijgt nooit zomaar over, maar lees hem eerst kritisch na en verbeter waar nodig. Het antwoord op je prompt is niet altijd 100% bruikbaar, maar vormt doorgaans wél een goede basis.
Voorbereiding van een gesprek met een nieuwe contactpersoon
Je ontmoet binnenkort één van je nieuwe relaties, en je wil goed voorbereid het gesprek met hem aangaan. Je kan dat doen door uitgebreid zijn website te bestuderen en op basis daarvan een aantal gerichte vragen te formuleren. Je wil zijn noden, uitdagingen en doelstellingen kennen om daarop gericht en proactief in te spelen tijdens het gesprek.
Dat kost natuurlijk veel tijd. Door deze taak aan AI toe te vertrouwen, kan je echter enorm veel tijd besparen. Je kan bijvoorbeeld Copilot of ChatGPT de website van jouw contact laten analyseren en een aantal gerichte vragen laten voorstellen.
Een goede prompt daarvoor zou bijvoorbeeld kunnen zijn: “Ik heb binnenkort een afspraak met een nieuwe contactpersoon van een andere organisatie. Kan je zijn website analyseren (plaats hier de URL) en mij 10 gerichte vragen geven voor ons eerste gesprek?”
Employer branding
Er heerst in zowat elke sector een grote schaarste op de arbeidsmarkt. Het is dan ook belangrijk je je organisatie aantrekkelijk in de markt zet. Door duidelijk te communiceren over je DNA en verhaal, kan je je branding verbeteren én trek je kandidaten aan die zich herkennen in je visie en waarden. Maar hoe begin je daar nu aan?
Je zou bijvoorbeeld geschikte content op je website en op social media kunnen plaatsen, maar je hebt geen ervaring met het schrijven van dergelijke content. AI kan je daarbij helpen.
Een goede prompt daarvoor zou bijvoorbeeld kunnen zijn: “Ik wil graag hulp bij mijn employer branding. We zijn een (omschrijving van je activiteit, bijvoorbeeld ‘wachtpost’) en zijn op zoek naar nieuwe medewerkers. Kan je me eerst tien vragen stellen om mij en ons bedrijf beter te leren kennen, zodat je me efficiënter kan ondersteunen bij het aantrekken van geschikt personeel?”
Met de antwoorden kan je dan vervolgens aan de slag om wervende teksten te schrijven (ook dit kan je door AI laten doen).
Consistente content voor je website, social media … schrijven
Je hoeft je uiteraard niet tot employer branding te beperken. Ook andere content voor je website of social media, mailings … kan je voor een groot stuk door AI laten fabriceren. Al doe je dat best op een consistente manier.
Een consistente manier van communiceren, met een heldere stijl en een persoonlijke tone-of-voice, is immers cruciaal om een duidelijk verhaal te brengen en een professionele uitstraling te garanderen. Je moet AI dan ook de nodige instructies geven om te zorgen dat de output consistent is. Je GenAI-tool moet voor elke opdracht weten in welke stijl hij moet schrijven.
Een goede prompt daarvoor zou bijvoorbeeld kunnen zijn: “Kan je de tone-of-voice analyseren van de website (plaats hier de URL)? Ik wil deze tone of voice gebruiken in mijn ChatGPT-account, zodat alle teksten consistent in dezelfde stijl geschreven worden.”
Moeilijke communicatie met leden
Moeilijke gesprekken met leden kunnen spanningen en misvattingen veroorzaken. Zeker wanneer de communicatie via schriftelijke weg gebeurt. AI kan in dergelijke gevallen als ‘sparring partner’ fungeren en je helpen bij het opstellen van een verhelderend, professioneel en diplomatisch antwoord.
Een goede prompt daarvoor zou bijvoorbeeld kunnen zijn: “Ik heb een e-mail ontvangen van één van onze leden met de volgende inhoud: (plaats hier de e-mail). Hoe kan ik hierop een professioneel en vriendelijk antwoord formuleren?" Voeg eventueel ook context toe door mee te geven wat precies het issue is.
Informatie uit een groot aantal documenten halen
Soms wil je de inhoud van een groot aantal documenten (bijvoorbeeld contracten, facturen …) analyseren om bepaalde info te verzamelen waarmee je nadien gericht actie kan ondernemen. Je kan die documenten één voor één zelf doornemen en de gewenste elementen oplijsten en vergelijken, maar je kan die (digitale) documenten ook opladen en de analyse door AI laten maken. Dankzij AI kan je in een mum van tijd verschillende data verzamelen, analyseren en visualiseren (bijvoorbeeld door ze in een diagram te laten weergeven).
Conclusie
AI kan je leven een stúk makkelijker maken en je heel veel tijd laten winnen. De mogelijkheden zijn eindeloos en naarmate je de GenAI-tools meer gebruikt, zal je ook meer mogelijkheden ontdekken.
Hoe meer je bedreven wordt in het schrijven van goede prompts, hoe efficiënter je AI kan inzetten voor je dagelijkse bezigheden. Dat vraagt echter de nodige oefening. Laat je dus zeker niet ontmoedigen door enkele tegenvallende pogingen. Oefening baart kunst!
