Digitaal boekhouden of digitale administratie? 5 onmiskenbare voordelen

Pieter Vranckx
Accountancy & boekhouding

Steeds meer zelfstandigen kiezen voor een digitale administratie. Een trend die overwaait? Neen, want er zijn tal van voordelen.

Van papieren schriften over verspreide Excelsheets tot een schoendoos vol facturen die je op regelmatige basis aan je accountant levert: de ene administratie is de andere niet. De laatste jaren bieden gelukkig steeds meer online platformen een helpende hand bij de papierwinkel. SBB-expert Pieter Vranckx houdt alle voordelen tegen het licht.

De begrippen ‘digitaal boekhouden’ en ‘digitale administratie’ worden soms door elkaar gebruikt. Toch is er een verschil. Het eerste slaat op softwareprogramma’s – de zogeheten ‘online boekhoudpakketten’ – waarmee je zelf (een deel van) je boekhouding voert. Daarvoor is al stevig wat voorkennis vereist.

Digitale administratie slaat eerder op platformen waar je facturen en andere financiële documenten centraliseert. Je accountant boekt die vervolgens in. Sommige tools, zoals sbbSLIM, gaan nog een stap verder en houden alle cijfers (kosten, omzet…) bij in grafieken. Een soort communicatiekanaal tussen ondernemers en boekhouders dus. En het is juist die categorie waarvan elke zelfstandige de vruchten kan plukken.

1. Een enorme tijdswinst

Tijdsbesparing is veruit het belangrijkste voordeel van zo’n digitaal platform. “Je hoeft bijvoorbeeld nooit meer facturen en bonnetjes binnen te brengen bij je boekhouder”, vertelt Pieter Vranckx, productmanager fiscaliteit bij SBB. “Facturen die je digitaal ontvangt, kan je namelijk gewoon doorsturen. Een parkeerticketje of restaurantbonnetje? Gewoon een foto nemen en doorsturen naar het digitaal klantenplatform.”

Via het klantenplatform kan je ook efficiënter betalingen uitvoeren. Zo kan je verschillende betalingen bundelen en die vervolgens overnemen in je bankapplicatie. Je hoeft dus geen informatie meer over te typen.

2. Korter op de bal

Met een digitale administratie kan je korter op de bal spelen. Pieter: “Doordat je accountant op elk moment toegang heeft tot je boekhouding, houdt hij ook makkelijker de vinger aan de pols. Zo kan hij foute bedragen of facturen sneller oppikken, op voorwaarde dat jij regelmatig je facturen doorstuurt natuurlijk.”

3. Zicht op je cijfers = doordachte beslissingen

De jaarrekening van een klassieke boekhouding toont enkel de cijfers van een boekjaar dat al achter de rug is. Maar veel digitale platformen verwerken en updaten automatisch de laatste cijfers. Pieter: “Via overzichtelijke dashboards blijf je altijd op de hoogte van je financiële toestand. Je kan dus nauwgezet de evolutie in je inkomsten, kosten en bedrijfsresultaten volgen. Zo kan je sneller schakelen en neem je, samen met je accountant, onderbouwde beslissingen voor je onderneming.”
 

Benieuwd hoe je digitaal boekhouden combineert met persoonlijk financieel advies? Gert Gijbels (Netwerk Ondernemen) licht het toe.

4. Papierloos is veel veiliger

Die muffe schoendoos gevuld met bonnetjes en facturen of die overvolle archiefkast behoort tot het verleden. Pieter: “Je vindt je volledige boekhouding terug in een digitaal archief op beveiligde servers. Bovendien maakt een online platform automatisch een kopie van je administratie. Waterschade, brand of gewoon slordigheid: je boekhouding is op elk moment veilig.”

5. Je kan veel flexibeler werken

Vergeet die loodzware classeur die op kantoor moet blijven, digitaal administratie voeren kan altijd en overal. Pieter: “Je hebt enkel een internetverbinding nodig. Tijdens een bezoek bij de bank of terwijl je een investering plant vanop een exotische locatie: waar je ook bent, je hebt je laatste cijfers altijd binnen handbereik.”

Tip: vraag aan je leveranciers om enkel nog digitale facturen te sturen. Rondvraag bij onze klanten leert dat de meeste leveranciers hiervoor openstaan.
 

Ook je administratie digitaliseren?

Ons digitaal klantenplatform sbbSLIM reikt je een helpende hand. Er snel mee aan de slag gaan? Geef een seintje aan je lokale SBB-kantoor, onze adviseurs helpen je graag verder!