Hoe en wanneer moet je buitenlandse btw terugvragen?

Leslie Rottiers
Fiscaal advies

Op zakenreis naar Spanje, voor een seminarie naar Nederland, een tankbeurt in Frankrijk, … Heb je in het buitenland goederen of diensten aangekocht? Dan komt het voor dat je hierop btw betaalt, ook al heb je daar geen btw-nummer. Gaat het om puur zakelijke uitgaven, weet dan dat je de hierop betaalde btw kan recupereren.

Hoe vraag je buitenlandse btw terug?

Buitenlandse btw kan je uiteraard niet terugvragen via de Belgische btw-aangifte. Hoe vraag je deze dan terug? 

Er bestaat een bijzondere procedure om deze btw terug te vragen. Een aanvraag tot teruggave gebeurt elektronisch via de EU-lidstaat waar je onderneming is gevestigd. Voor België is dit via ‘Intervat-VatRefund’ van de FOD Financiën. Afhankelijk van de terug te vragen btw en de lidstaat in kwestie moet je een kopie van de factuur toevoegen.

Uitzondering! 

Heb je  een buitenlands btw-nummer en ben je ter plaatse ook btw-plichtig? In dat geval volg je de gebruikelijke aangifteprocedure van de betreffende lidstaat.

Wanneer de teruggave aanvragen? 

Let er op dat je een aanvraag tot btw-teruggave niet uitstelt. Die moet jaarlijks gebeuren uiterlijk vóór 30 september van het jaar volgend op de factuurdatum.  Concreet, voor je buitenlandse facturen van 2018, heb je tot 30 september 2019 de tijd om een verzoek tot teruggave in te dienen. Een laattijdig ingediend verzoek wordt geweigerd.  

Hoe wordt een verzoek tot btw-teruggave beoordeeld? 

De FOD Financiën stuurt de ontvangen aanvraag door naar de fiscus van de EU-lidstaat waar je de btw hebt betaald. Die laatste oordeelt over de teruggave binnen een termijn van vier maanden. Concreet wordt nagekeken of: 

  • de leverancier of dienstverlener je wel degelijk buitenlandse btw mocht aanrekenen op de factuur
  • de btw niet expliciet is uitgesloten van teruggave, zoals bijvoorbeeld het geval is voor hotelkosten
  • of de kosten wel nodig waren om je beroep te kunnen uitoefenen

De buitenlandse fiscus kan je altijd rechtstreeks contacteren voor bijkomende inlichtingen. Eenmaal de teruggave werd toegestaan, krijg je het bedrag binnen de 10 werkdagen terug. 

Het recht op teruggave is niet onbeperkt.

Zo is er in België een recht op btw-aftrek van maximum 50% voor autokosten en slechts in een beperkt aantal gevallen teruggave van de btw op hotel- en restaurantkosten. Deze regels kunnen variëren per lidstaat.

Je btw-verzoek in goede handen

Stel je btw-administratie niet uit. Vertrouw op je lokale SBB-adviseur. Wij helpen je graag een verzoek tot teruggave in te dienen.