Betaalt je werknemer belasting op jouw tussenkomsten in het thuiswerk?

Wat is thuiswerk?

Indien een werknemer structureel en regelmatig van thuis werk verricht dat hij ook op de werkvloer kan uitvoeren, is er sprake van thuiswerk of telewerk. Een werknemer kan enkel thuiswerken in zijn private lokalen. Werken op bijvoorbeeld een satellietkantoor wordt gelijkgesteld aan jouw werkvloer en valt dus niet onder telewerk.

Structureel en regelmatig thuiswerken is het equivalent van één werkdag per week (bijvoorbeeld één volledige werkdag per week, twee halve werkdagen per week of meerdere dagen van een paar uur die worden gepresteerd tijdens een normale werkdag). Thuiswerk is enkel mogelijk op normale werkdagen, en dus niet ‘s avonds of in het weekend. Deze beoordeling gebeurt op maandbasis.

Bedrijfsleiders vallen niet onder het toepassingsgebied van de telewerkvergoedingen aangezien ze doorgaans de mogelijkheid hebben om hoge kosten rechtstreeks te laten dragen door hun onderneming.

Terugbetaling van de door werknemers gedragen kosten

Jouw werknemers kunnen een belastingvrije terugbetaling krijgen van kosten die eigen zijn aan de werkgever. Hierbij is het belangrijk dat de terugbetalingen zijn gebaseerd op werkelijke bewijsstukken en verband houden met uitgaven die noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze te kunnen uitvoeren. We geven een opsomming van de mogelijke vergoedingen:

1.    De forfaitaire kantoorvergoeding
Ten eerste is er de forfaitaire kantoorvergoeding. Deze vergoeding dekt alle algemene kantoorkosten die jouw werknemers maken om hun beroepsactiviteit van thuis te kunnen uitoefenen. Volgende kosten zijn bijvoorbeeld inbegrepen: het gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis, printer- en computermateriaal, kantoorbenodigdheden, nutsvoorzieningen, onderhoud, verzekering, onroerende voorheffing, koffie, water, versnaperingen ...

Deze forfaitaire onkostenvergoeding is belastingvrij tot een bedrag van 129,48 euro per maand (vanaf 1 april 2020). De vergoedingen voor de maanden april, mei en juni 2021 zijn verhoogd naar 144,31 euro per maand. Deze bedragen moeten niet evenredig worden verminderd voor deeltijdse werknemers en mag je doorbetalen tijdens de normale vakantieperiodes.

Indien je een hoger bedrag toekent zonder bewijs dat de hoogte van het bedrag verantwoordt, dan wordt het bedrag dat het maximum overstijgt onderworpen aan bedrijfsvoorheffing en als bezoldiging vermeld op de loonfiche 281.10. Ook indien jouw werknemers niet structureel en regelmatig thuiswerken, kan je een belastingvrije forfaitaire kantoorvergoeding toekennen. Dit is enkel mogelijk wanneer je kan aantonen dat deze vergoeding overeenstemt met de gemaakte kosten en daarvoor effectief is gebruikt. Kan je dit niet staven, dan is deze vergoeding belastbaar.

2.    Terugbetaling aankoopprijs kantoormeubilair en/of informatiemateriaal

Vervolgens kan je als werkgever ook een vergoeding toekennen voor de terugbetaling van de aankoopprijs van kantoormeubilair en/of informatiemateriaal. Dit kan je enkel voor een beperkt aantal zaken, zoals een bureaustoel, een bureaulamp, een tweede scherm, een hoofdtelefoon. Met andere woorden, voor meubilair en materiaal dat je ook in normale omstandigheden op de werkvloer ter beschikking zou stellen.

De terugbetalingen van de kosten voor kantoormeubilair en/of informaticamateriaal is een belastingvrije terugbetaling van kosten die eigen zijn aan de werkgever. Ook hier is redelijkheid geboden, zo kan je deze kosten niet elk jaar opnieuw terugbetalen en hebben de zaken een bepaalde levensduur (zoals tien jaar voor een bureaustoel en drie jaar voor een printer of scanner).

Daarnaast is het mogelijk om de terugbetaling te spreiden over een aantal jaren, vergeet zeker de bewijsstukken zoals de aankoopfactuur van de werknemer niet bij te houden. Verder kan de werknemer het materiaal houden bij stopzetting van de beroepsactiviteit of telewerk, hierdoor ontstaat er wel een belastbaar voordeel alle aard voor de werknemer ter waarde van de reële restwaarde van de investering (of het verschil tussen de reële restwaarde en de terugbetalingen door de werknemer).

3.    Andere belastingvrije forfaitaire vergoedingen
Tenslotte zijn er ook andere belastingvrije forfaitaire vergoedingen: de vergoeding voor kosten voor het professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en -abonnement bedraagt maximaal 20 euro per maand, evenals de forfaitaire vergoeding voor een privécomputer. De tegemoetkoming in kosten voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm en/of printer of scanner zonder privécomputer komt op maximaal 5 euro per maand per item, met een maximumgrens van 10 euro per maand gedurende maximaal drie jaar. Let op, deze forfaitaire vergoedingen zijn enkel van toepassing indien je als werkgever niet op een andere manier in de kosten bent tussengekomen.

Terbeschikkingstelling van kantoormeubilair en informaticamateriaal

Als werkgever kan je ook kantoormeubilair en informaticamateriaal zelf aankopen en ter beschikking stellen van jouw werknemers. Deze terbeschikkingstelling is geen voordeel van alle aard voor jouw werknemers aangezien ze geen eigenaar zijn van de zaken. Ook hier is redelijkheid geboden. Het meubilair en materiaal moet noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit op een normale wijze thuis te kunnen uitoefenen. Alles wat erboven uitstijgt, is een belastbaar voordeel van alle aard voor jouw werknemers.

Zijn de vergoedingen cumuleerbaar?

Jouw werknemers kunnen een forfaitaire kantoorvergoeding genieten in combinatie met:

• Een terugbetaling van de aankoopprijs van kantoormeubilair en informaticamateriaal
• Een forfaitaire vergoeding voor het gebruik van:
  • Een privé-internetaansluiting en -abonnement; en
  • Een privécomputer of een eigen tweede computerbeeldscherm en/of printer of scanner.
• Een terbeschikkingstelling van kantoormeubilair en informaticamateriaal