Antwoorden van kapitaal belang: vlot samenwerken met externen

Waarom geef je geen werk uit handen?

Veel ondernemers aan onze tafel zijn zelf eerder operationeel dan strategisch bezig, blijkt uit onze openingsvraag. “Ik heb het moeilijk om vaste of externe medewerkers te vertrouwen”, geeft een ondernemer toe. “Welke zekerheid heb je dat ze voor je blijven werken? Als ze weggaan, nemen ze misschien heel wat knowhow mee.” 

Knowhow komt vaak terug als argument. In een vorige rondetafel hadden we het al over het ‘key-man-risk’: het gegeven dat alle kennis bij de ondernemer zit. Ook dat is een reden om werk ‘op te potten’. “Alle kennis zit nu eenmaal in mijn hoofd.” “Klanten blijven naar mij vragen aan de telefoon.” “Ik ben ondernemer geworden om te doen wat ik graag doe, niet om vooral met administratie bezig te zijn.” 

Ruimte vrijmaken = vertrouwen op anderen

Toch komt er een moment dat je niet alles meer zelf kan regelen. “Dan moet je wel op anderen vertrouwen. Ik was altijd bang voor fouten als ik anderen orders zou laten picken. Wat blijkt nu? Die fouten gebeuren ook effectief. Alleen kosten die veel minder dan de volgende trend missen. Als je alles zelf doet, mis je opportuniteiten.” 

Een andere ondernemer twijfelde lang om administratieve hulp in te schakelen. “Ik deed dat op drie uur, waarom had ik daar iemand voor nodig? Maar drie uur hier, drie uur daar en voor je het weet ben je veel te lang met de verkeerde dingen bezig.” 

Extern of loondienst?

Zodra je beslist hebt dat je niet alles alleen kan, komt de volgende vraag: werf je mensen aan of werk je samen met externen? Aan onze tafel heeft dat laatste meestal de voorkeur. “Als je mensen aanwerft, verandert je rol onvermijdelijk van ondernemer naar werkgever. Je moet je op het welzijn van je medewerkers focussen, anders blijven ze niet.” Toch is loondienst soms geschikter, bijvoorbeeld voor administratieve functies. 

Om productiepieken op te vangen, mensen tijdelijk te vervangen of specifieke expertise binnen te halen, zijn externen beter geschikt, vinden onze gasten. Expertise valt momenteel volop te rapen op de consultancymarkt, zegt SBB-ondernemerscoach Yves Van Osselaer: “Het is een trend: wie het wil maken, wordt zelfstandig. Daarom is er op de consultancymarkt momenteel veel meer talent te vinden dan op de arbeidsmarkt. Je koopt kennis en zet sneller stappen.” 

Expertise kost geld

Samenwerken met externen houdt echter ook risico’s in, zeggen onze ondernemers. Het grootste risico is financieel. “Voor hr-taken ben je bijvoorbeeld wel snel geholpen, maar op langere termijn is een vaste hr-medewerker goedkoper.” “Vergeet niet dat je expertise koopt”, werpt een andere ondernemer tegen. “De kennis van een specialist is duurder dan de tijd van iemand die misschien al twintig jaar lang voor hetzelfde bedrijf heeft gewerkt. Je zal met de specialist ook sneller resultaten boeken.” 

Let wel op voor prijsverhogingen, zeggen verschillende ondernemers. “Soms worden partners duurder zonder duidelijke meerwaarde. Daarom vraag ik af en toe ergens anders offertes. Die leg ik dan voor aan de huidige partner. Je kan zo’n prijsverhoging niet altijd zelf evalueren omdat je niet over dezelfde expertise beschikt.” 

Afstand tot je bedrijf: minder betrokkenheid of frisse blik?

Een ander risico is de afstand tot je bedrijf. Externen zijn minder betrokken dan vaste medewerkers. “Wij lossen dat op door externen te laten investeren in ons bedrijf”, zegt een ondernemer. “Ze kopen aandelen; zo zijn ze vanzelf geneigd om hun investering te laten renderen.” 

“Afstand is ook niet altijd slecht”, zegt Raf Dom, CEO bij SBB. “Met de juiste mix van anciënniteit en de frisse blik van buitenaf vermijd je oogkleppen. Maar dat de kennis van de externe extern blijft, is hoe dan ook een risico.” 

Schijnzelfstandigheid: geen risico

De meeste ondernemers liggen niet wakker van het risico op schijnzelfstandigheid. “Dat komt vooral voor in sectoren waar er kans is op uitbuiting, zoals de bouw- en schoonmaaksector. Er zijn wel regels die je moet respecteren: je partner heeft bijvoorbeeld maar beter meerdere klanten. Je werknemer die zelfstandige wordt en alleen voor jouw bedrijf gaat werken, dat is een duidelijke no-go. Maar zolang je leveranciers hun eigen planning en prijzen bepalen en hun eigen materiaal meebrengen, zit je goed.”