Elektronische facturatie in een Europese context

Digitale facturatie

Vanaf 1 januari 2026 worden de meeste Belgische ondernemingen verplicht om gebruik te maken van ‘gestructureerde elektronische facturen’ in hun Belgische B2B-relaties. Je zal met andere woorden zelf elektronische facturen moeten versturen, maar ook ontvangen.

Ontvang je vanaf 2026 nog op de ‘oude’ manier facturen (op papier, in pdf,…), dan zal de btw die je daarop betaalt niet langer aftrekbaar zijn!

Gestructureerde elektronische facturen worden opgemaakt in een door Europa opgelegd gestructureerd elektronisch formaat. Alle data die op de factuur moeten staan zoals de gegevens van de leverancier en de klant, het product, de prijs, de btw-tarieven,… worden gecodeerd verzonden, samen met een visuele weergave van de factuur. Dit maakt het voor softwarepakketten eenvoudig om die data te herkennen én je kan de factuur ook visueel raadplegen.

Concreet betekent dit dat gestructureerde elektronische facturen in België in de praktijk via Peppol verstuurd moeten worden. Peppol is het door de overheid goedgekeurde elektronisch platform dat aan de Europese normen voldoet.

Ook in grensoverschrijdende situaties?

Misschien doe je niet enkel zaken met Belgische bedrijven, maar ook met buitenlandse bedrijven. 

Aangezien de verplichting tot het gebruik van gestructureerde elektronische facturen door Europa opgelegd wordt, zou het niet onlogisch zijn dat dat je ook in je B2B-relaties met bedrijven die in een ander EU-land gevestigd zijn, gestructureerde elektronische facturen moet gebruiken.

Toch is dat niet het geval! In je relaties met andere Europese bedrijven mag je met andere woorden nog op de ‘oude’ manier blijven factureren. Daar zijn twee redenen voor. 

Ten eerste werkt niet elk EU-land met Peppol als elektronisch platform. Sommige landen gebruiken een ander elektronisch platform voor het verzenden en ontvangen van gestructureerde elektronische facturen (in Frankrijk is dat bv. ChorusPro). Op dit moment zijn die verschillende platformen nog niet allemaal compatibel met Peppol, ook al voldoen ze in principe aan dezelfde voorwaarden. Peppol werkt momenteel wel aan een technische oplossing.

Ten tweede wordt de verplichting om met gestructureerde elektronische facturen te werken niet in elk EU-land op hetzelfde moment ingevoerd. In sommige landen is dat al langer het geval, in andere landen zal de verplichting bv. pas vanaf 1 januari 2027 gelden.

Er zit dan ook niets anders op dan in een internationale context op de huidige manier te blijven werken (dus met papieren facturen of met ‘gewone’ digitale facturen, bv. in een pdf-bestand).

Vanaf wanneer Europees verplicht?

Op 5 november 2024 hebben de 27 lidstaten van de Europese Unie een akkoord bereikt over ‘VAT in the Digital Age’ (ViDA). Dat voorziet het volgende inzake e-invoicing:

• Vanaf 1 juli 2030 wordt het gebruik van gestructureerde elektronische facturen in grensoverschrijdende B2B en B2G-transacties tussen twee EU-landen in principe verplicht. Elke intracommunautaire transactie zal binnen tien dagen na de transactiedatum gefactureerd moeten worden. Klant en leverancier zullen ook bepaalde data elektronisch naar de btw-administratie moeten doorsturen. Daar tegenover staat dat de intracommunautaire opgave zal verdwijnen en dat een aantal andere administratieve vereenvoudigingen doorgevoerd zullen worden.
• Vanaf 1 januari 2035 volgt dan een harmonisatie van de e-invoicing en (in mindere mate) rapportageverplichtingen, ook voor lokale transacties (voor zover lidstaten gekozen hebben voor dergelijke verplichtingen). 

Vrijwillig gebruik van elektronische facturen?

Het gebruik van gestructureerde elektronische facturen moet in een EU-context nog niet, maar het mag wel al. Uiteraard moeten beide partijen daarmee wel akkoord gaan, en moet je buitenlandse contractspartij zich bij Peppol registreren (of jij moet je indien mogelijk op het buitenlands platform van je contractspartij registreren).