Klokkenluiderspolicy - procedure voor externe meldingen

Procedure voor externe meldingen aan de federale coördinatoren aan de bevoegde autoriteiten

Elke autoriteit zet een onafhankelijke en autonome externe meldingskanaal op voor het ontvangen en in behandeling nemen van informatie over inbreuken. De externe meldingskanalen bieden de mogelijkheid om schriftelijk en mondeling meldingen te doen. Mondelinge melding is mogelijk via de telefoon of via andere spraakberichtsystemen en, op verzoek van de melder, door middel van een fysieke ontmoeting binnen een redelijke termijn.

De aangestelde bevoegde autoriteiten bepalen, door middel van een reglement of een rondzendbrief, concrete procedureregels voor het ontvangen en in behandeling nemen van meldingen.

De bevoegde autoriteit verzendt steeds binnen zeven dagen na ontvangst van de melding een bevestiging van die ontvangst, tenzij uitdrukkelijk anders verzocht door de melder of tenzij de bevoegde autoriteit op redelijke gronden van oordeel zijn dat een bevestiging van ontvangst van de melding de bescherming van de identiteit van de melder in gevaar zou brengen.

De bevoegde autoriteit geeft zorgvuldig opvolging aan meldingen, ook aan anonieme meldingen, en geeft de melder binnen een redelijke termijn van ten hoogste drie maanden of, in naar behoren gerechtvaardigde gevallen, zes maanden, feedback, behoudens in geval een wettelijke bepaling dit verhindert.

De bevoegde autoriteit stelt de melder in kennis van het eindresultaat van de onderzoeken naar aanleiding van de melding, met inachtneming van de nationale bepalingen die erop van toepassing zijn.

Elke autoriteit die een melding heeft ontvangen, maar niet bevoegd is om de gemelde inbreuk te behandelen, maakt de melding binnen een redelijke termijn en op een veilige wijze over aan de federale coördinator, die ze op zijn beurt overmaakt aan de bevoegde autoriteit, en informeert de melder onverwijld over deze doorgifte.

Indien de autoriteit die de melding heeft ontvangen er kennis van heeft dat ook andere autoriteiten bevoegd zijn, wordt de melding binnen een redelijke termijn en op veilige wijze overgemaakt aan de federale coördinator, die ze overmaakt aan de bevoegde autoriteiten en er de coördinatie van verzekert. 

De externe meldingskanalen moeten steeds voldoen aan de vereisten van onafhankelijkheid en autonomie. Dit betekent dat ze aan elk van de volgende criteria voldoen:
1° door hun ontwerp, opzet en beheer waarborgen de kanalen de volledigheid, integriteit en geheimhouding van de informatie en zijn zij niet toegankelijk voor niet-gemachtigde personeelsleden van de bevoegde autoriteit;
2° zij bieden de mogelijkheid om, met het oog op verder te verrichten onderzoeken, informatie duurzaam op te slaan;