Kan ik mijn akte digitaal ondertekenen?
In tijden van corona-maatregelen en beperkte toegankelijkheid van het notariaat, rijst de vraag of het mogelijk is om aktes te verlijden via video-conferentie. Elektronisch verlijden beperkt immers het fysiek contact tussen partijen. Op die manier worden de corona-maatregelen gewaarborgd, zonder dat dit de ondertekening van een akte in het gedrang brengt.
Deze blog gaat over maatregelen in het kader van de COVID-19-epidemie en is mogelijk niet meer up-to-date. Raadpleeg de website van de overheid voor de meest recente informatie.
Onderhandse overeenkomsten
Vandaag de dag is het mogelijk om je onderhandse overeenkomsten, zoals bijvoorbeeld compromissen of huurovereenkomsten, volledig elektronisch te ondertekenen.
Hoe gaat dit nu in zijn werk? Als (ver)koper teken je elk afzonderlijk elektronisch de compromis, zonder dat je hiervoor fysiek samen moet komen. De compromis op deze manier rechtsgeldig ondertekenen, doe je aan de hand van je elektronische eID, waarbij je gebruik maakt van een erkende certificatiedienst.
Let op: een louter akkoord per e-mail vormt geen geldige ondertekening van het document.
Als koper kan je het document ook ondertekenen door de compromis af te drukken, het te ondertekenen, om het vervolgens in te scannen en per e-mail door te sturen naar de verkoper. Dit is een andere mogelijkheid van ondertekening en is een geldige werkwijze die vastgoedmakelaars vaak toepassen.
Authentieke overeenkomsten
Een notariële verkoopakte kan je echter niet zelf elektronisch ondertekenen. De reden hiervoor is de noodzaak van de tussenkomst van een notaris. De taak van de notaris bestaat er namelijk in te garanderen dat alle wettelijke verplichtingen en administratieve vormvereisten correct worden afgehandeld. Bovendien moet de notaris de bekwaamheid en identiteit van alle partijen nagaan, waardoor een fysiek contact tussen notaris en klant haast onontbeerlijk is.
Digitalisatie is op dit vlak een uiterst moeilijk gegeven. Voor het tekenen van een akte moet je bijgevolg nog steeds rond de tafel gaan zitten, zo stelt de Federatie van het Belgisch notariaat.
Dit betekent echter niet dat je geen notariële verkoopaktes meer kan ondertekenen, nu de notariaten door de corona-maatregelen nog maar beperkt toegankelijk zijn. Het is immers wel mogelijk om een notariële akte af te sluiten zonder dat alle partijen zich naar eenzelfde notariaat moeten verplaatsen, namelijk wanneer je gebruik maakt van videoconferentie. Deze werkwijze is warm aanbevolen als de partijen elk hun eigen notaris hebben en als hun kantoren zich op grote afstand van elkaar bevinden, of als de partijen zich zo min mogelijk willen of mogen verplaatsen. Wil je deze procedure toepassen? Dan moeten jij en je tegenpartij zich wenden tot hun eigen notaris. De minuuthoudende notaris neemt de akte in zijn notariaat samen met zijn cliënten door en de andere notaris volgt samen met zijn cliënten via videoconferentie.
Om dergelijke akte geldig te ondertekenen, is een notariële volmacht nodig. Deze volmacht bezorg je aan de minuuthoudende notaris om de rechtsgeldigheid van de notariële akte te waarborgen.
Let op: het verlijden van notariële aktes via volmacht is steeds mogelijk, ook zonder videoconferentie. In de meeste gevallen moet deze volmacht notarieel zijn (bijvoorbeeld koopaktes, schenkingsaktes, wijziging huwelijkscontract,…). Er blijft dus een tussenkomst van een notaris noodzakelijk.
Meer weten?
Heb je nog vragen na het lezen van deze blog? Neem contact op met onze adviseurs.