Je boekhoudkundige verplichtingen: deze factoren zijn bepalend

Nathalie Put

Afhankelijk van een aantal factoren heb je meer of minder boekhoudkundige verplichtingen. Een boekhouder helpt je alvast het werk verlichten.

Als ondernemer heb je onvermijdelijk boekhoudkundige verplichtingen. Afhankelijk van een aantal factoren zijn dat er meer of minder. Toch hoef je geen administratieve rompslomp te vrezen. Je staat er immers niet alleen voor: een goede boekhouder helpt je heelhuids door het fiscale labyrint en bespaart je met zijn vakkennis kosten en tijd.

Je aantal boekhoudkundige verplichtingen als zelfstandige hangt grotendeels af van deze twee factoren: 

1. Enkelvoudige of dubbele boekhouding?

Vereenvoudigde boekhouding

Een vereenvoudigde, enkelvoudige of eenvoudige boekhouding mag gevoerd worden door eenmanszaken, vennootschappen onder firma en gewone commanditaire vennootschappen met een jaaromzet die kleiner is dan 500.000 euro (exclusief btw). Dit moet je verplicht bijhouden:

  • een financieel dagboek, waarin je al je betalingen en ontvangsten noteert;
  • een aankoopboek, met de facturen, rekeningen en nota’s van je leveranciers;
  • een verkoopboek, met de facturen, rekeningen en nota’s van je klanten;
  • een inventarisboek, een inventaris van de bezittingen en schulden van je zaak.

Dubbele boekhouding

Deze term verwijst naar het feit dat je transacties ‘dubbel’ geboekt worden. Tegenover elke transactie (bv. een aankoop) staat namelijk een andere transactie (bv. een betaling). Bijkomende verplichte documenten daarbij zijn de inventaris en jaarrekening. Die laatste kan je zien als een financieel verslag van je zaak dat je jaarlijks aan de aandeelhouders en vervolgens de Balanscentrale van de Nationale Bank voorlegt. De inventaris vormt een essentieel bewijsstuk van die jaarrekening.

Een vereenvoudigde boekhouding kan je in principe zelf voeren, maar de praktijk leert dat het arendsoog van een expert in beide gevallen de slimste optie is.

2. Btw aanrekenen of niet?

De meeste zelfstandigen, zowel in hoofdberoep als in bijberoep, moeten btw aanrekenen op hun facturen. Dat houdt in dat je ook om de drie maanden (of soms maandelijks) een btw-aangifte indient. Het zou echter wel kunnen dat je met je eenmanszaak of vennootschap in aanmerking komt voor de btw-vrijstelling.

De voorwaarde? Je jaaromzet (excl. btw) moet minder dan 25.000 euro bedragen. Dan kan je je officieel registeren als ‘kleine onderneming’. Je goederen en diensten zijn zo een stuk goedkoper en de btw-aangifte valt weg. Keerzijde van de medaille is dat je de btw die je zelf betaalt aan leveranciers natuurlijk niet (meer) in aftrek kan brengen (lees hier meer over de btw-vrijstelling).

Om te weten of je btw-plichtig bent of niet, en of een btw-vrijstelling zijn nut kan hebben, ga je opnieuw best te rade bij je boekhouder. Hij of zij waakt er trouwens niet alleen over dat je de juiste btw-tarieven hanteert, maar ook je verplichte btw-administratie correct en tijdig aangeeft.

Meer info en tips welkom?

Onze gratis startersgids zet je meteen goed op weg: je vindt er een volledig overzicht van al je administratieve en wettelijke verplichtingen als zelfstandige.

Bovendien maken we het je graag gemakkelijk: ook via ons digitale klantenplatform helpen we je deze formaliteiten tot een minimum beperken. Pols zeker eens naar de voordelen bij een van onze experten.