Conditions générales de collaboration

1.    – CHAMP D’APPLICATION
Les présentes conditions générales de collaboration s’appliquent à la relation contractuelle entre SBB Experts-comptables & Conseillers et le client. Des dérogations à ces conditions doivent être acceptées expressément et par écrit par les deux parties. 

En cas de contradiction entre le contenu des présentes conditions générales et l’offre acceptée, c’est l’offre acceptée qui prime. 

Au cas où une clause quelconque faisant partie des pré- sentes conditions générales serait invalidée, les autres clauses demeureront par ailleurs valides et applicables. Le libellé SBB Experts-comptables & Conseillers inclut l’entité SBB Services aux entreprises SRL, ayant son siège à Diestsevest 32 bus 1A, 3000 Louvain, dont le numéro d’entreprise est 0420170841, ainsi que l’entité SBB Experts-comptables certifiés et Conseillers SRL, ayant également son siège à Diestsevest 32 bus 1A, 3000 Louvain, dont le numéro d’entreprise est 0459609556. Les deux sociétés sont reconnues dans la catégorie expert-comptable fiscaliste certifié chez l’ITAA (Institute for Tax Advisors and Accountants) sous les numéros 50.709.273 et 50.709.374. Dans la suite du présent document, le libellé SBB Experts-comptables & Conseillers sera abrégé en « SBB ».

2.    – OBJET ET CONCLUSION DU CONTRAT
L’offre acceptée par le client inclut une description des missions et des activités que SBB accomplira pour le client, et les conditions précises auxquelles elles s’effectueront. Par conséquent, l’offre acceptée détermine le contenu précis de la relation contractuelle entre SBB et le client. 

Sauf indication contraire dans l’offre, le contrat entre SBB et le client est effectif et entre en vigueur au moment où l’offre signée par le client est réceptionnée par SBB et contresignée par SBB. Néanmoins, le contrat n'est pas conclu si, lors de la procédure d'acceptation du client qui est obligatoire pour SBB, il apparaît dans le mois suivant l' offre que SBB ne peut pas accepter le client. Dans ce cas, le client sera informé par e-mail que le contrat est résilié.

3.    – DROITS ET OBLIGATIONS DES PARTIES EN MATIÈRE DE GESTION DES DONNÉES
3.1.    Informations transmises par le client
Le client s’engage :

• à mettre à disposition de SBB, en temps utile, tous les documents, données et informations pour l’exécution de la mission, même si ces informations proviennent de tiers. Le contenu de ces informations et de la documentation sera toujours correct et complet. Sur simple demande de SBB, le client confirmera par écrit que les données/ documents/ renseignements fournis sont complets et corrects ;
• à fournir les données nécessaires de manière correcte- ment ordonnée et classée ;
• à effectuer en temps utile et correctement les travaux préparatoires qui doivent être réalisés le cas échéant sur la base de l’offre acceptée ;
•  à toujours avertir SBB immédiatement et par écrit de toute donnée, tout événement ou tout développement qui pourrait avoir la moindre influence sur l’exécution de la mission ;
• à vérifier si les documents et déclarations produits par SBB correspondent bien à ses attentes et aux informations qu’il avait communiquées et, si ce n’est pas le cas, à en informer SBB sans délai. Si le client ne le fait pas, SBB est exempté de toute responsabilité en ce qui concerne le non-respect des délais imposés par la loi, la réglementation et les accords pour l’exécution des formalités fiscales, sociales ou autre relevant de sa mission.
• à transmettre à SBB des informations correctes, exactes et actualisées, ainsi que toute modification ultérieure apportées à ces informations, liée à une éventuelle adaptation de la mission du professionnel et en particulier, sans que ce soit exhaustif, en ce qui concerne un changement significatif au niveau de sa situation financière, de ses ressources pécuniaires ou de ses bénéficiaires effectifs et ce, au plus tard 2 semaines après la prise de connaissance de ces informations ou la modification de celles-ci par le client.

En cas de défaillances telles que la non-livraison ou la livraison tardive ou inadéquate de documents et données nécessaires à la mission, il se peut que des honoraires et indemnités supplémentaires soient facturés au client comme défini plus loin. En outre, SBB ne peut être tenu responsable pour des amendes éventuelles si, suite à ces défaillances, les délais légaux ne peuvent être respectés. 

SBB a le droit de suspendre l’exécution de ses activités pour le client jusqu’au moment où le client a satisfait aux obligations définies sous la présente rubrique 3.1. Tous les frais et charges (y compris les amendes et dommages et intérêts) découlant de la suspension ou du report, sont à charge du client.

Lorsque la description de mission inclut l’établissement de la déclaration TVA trimestrielle, toutes les pièces nécessaires à cette déclaration doivent être transmises à SBB au plus tard le 6 du mois qui suit le trimestre auquel a trait la déclaration. Cela signifie que ces documents doivent être transmis respectivement avant le 6 janvier, le 6 avril, le 6 juillet et le 6 octobre. Si ces documents ne sont pas transmis à temps, SBB ne se porte plus garant d’une exécution dans les délais et le client est par conséquent lui-même responsable des dommages qui pourraient en découler. En cas de déclaration mensuelle également, les pièces nécessaires doivent chaque fois être transmises à SBB au plus tard le 6 du mois suivant. 

3.2.    Exactitude et exhaustivité des données
L’exécution de la mission n’est pas spécifiquement orientée sur la découverte d’une fraude éventuelle. 

Sauf stipulation contraire, SBB n’est pas tenu de vérifier l’exactitude et l’exhaustivité des informations qui lui sont communiquées par le client ou par son (ses) représentant(s), ni la fiabilité de tous actes, contrats, inventaires, factures et pièces justificatives de toute nature, qui lui seraient confiés ou présentés par le client comme documents probants ou à utiliser comme tels.

3.3.    Dossier client et conservation des documents
Dans le cadre des activités exécutées pour le client, SBB tient à jour un dossier de travail (électronique) qui lui est propre et qui contient toutes les pièces et données pertinentes. 

Ceci implique que tous les documents pertinents sont scannés sous format numérique et ajoutés au dossier du client. Après cette numérisation, les documents originaux sont restitués au client qui prend à sa charge la conservation de ces documents, comme le prescrit la loi.

3.4.    Confidentialité et secret professionnel
SBB est tenu au secret professionnel, conformément à la législation en vigueur, sous réserve cependant de l’application des dispositions de la législation et de la réglementation relatives à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme. 

Le secret professionnel couvre tout ce dont SBB acquiert la connaissance suite à ou via l’exercice de sa profession : toutes les communications confidentielles qu’elles soient écrites ou verbales, la correspondance, les conversations téléphoniques, les notes échangées de même que les courriers envoyés dans le cadre du mandat accordé à des tiers. 

SBB est délié de son secret professionnel dans le cadre de la législation relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme. Le client atteste qu’il est informé du fait que SBB est soumis à la loi relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, et il s’engage à lui remettre sans délai toutes informations et/ou documents requis dans le cadre de cette législation.

Ne sont pas couverts par le secret professionnel : les états comptables déposés et les comptes annuels établis et déposés, de même que d’autres pièces permettant d’étayer l’établissement de la comptabilité. 

Les experts-comptables certifiés et conseillers fiscaux certifiés externes sont dans l’obligation de déclarer à la Cellule de Traite- ment des Informations Financières tous les faits qu’ils ont constatés dans l’exercice de leur profession et dont ils savent ou soupçonnent qu’ils ont trait au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme ; ils sont tenus d’informer la Cellule si celle-ci pose des questions complémentaires, sous peine d’encourir des sanctions s’ils s’abstiennent de répondre à de telles demandes. 

SBB est tenu au secret professionnel vis-à-vis de tiers qui ne sont pas impliqués dans l’exécution du contrat. Ce secret professionnel s’applique à toutes les informations de nature confidentielle qui ont été mises à disposition par le client, et inclut les résultats issus du traitement de ces informations. 

SBB n’a pas le droit d’utiliser les informations mises à disposition par le client dans un autre but que celui pour lequel ces informations ont été acquises, si ce n’est pour le traitement interne anonyme de données chiffrées com- me décrit dans le paragraphe suivant. 

SBB a le droit d’utiliser à des fins statistiques ou comparatives les résultats chiffrés issus du traitement d’informations reçues – dans la mesure où ces résultats chiffrés ne permettent pas d’identifier des clients individuels.

3.5.    Obligation de déclaration dispositif fiscal transfrontière
Conformément à la législation, SBB est tenue de signaler à l’administration fiscale certains dispositifs fiscaux transfrontières. Si SBB est d’avis qu’une telle obligation de déclaration se présente, elle en informera le client à l’avance. Si le client s’oppose par écrit à l’intention d’une telle déclaration, SBB lui indiquera les mesures qu’il doit prendre. Si par la suite, le client décide de ne prendre aucune mesure, cela ne peut en aucune manière compromettre la responsabilité de SBB. 

4.     - EXÉCUTION DES MISSIONS
SBB exécutera les missions convenues au mieux de ses capacités, en toute indépendance et en agissant avec le soin requis d’un professionnel, en vertu d’une obligation de moyens. 

SBB exécutera les tâches qui lui ont été confiées en sa qualité de spécialiste compétent qui, en vertu de son titre d’expert-comptable et de conseiller fiscal agréé, offre toutes les garanties exigées en termes d’aptitude, d’indépendance et d’intégrité professionnelle. SBB veille à ce que les services assurés soient fournis conformé- ment aux normes déontologiques et autres normes professionnelles d’ ITAA (Institute for Tax Advisors and Accountants), et en tenant compte de la législation et de la réglementation applicables en vigueur au moment de l’exécution du contrat. 

SBB ne pourra en aucun cas être tenu responsable des conséquences d’éventuelles modifications ultérieures – le cas échéant avec effet rétroactif – de ces dispositions légales et réglementaires. 

SBB ne peut jamais être tenu d’accomplir le moindre acte qui soit en contradiction ou présente une incompatibilité avec la réglementation en vigueur. SBB ne s’immiscera en aucun cas dans la gestion de l’entreprise du client, qui est seul responsable des choix stratégiques et des résultats qui en découlent. Le client accepte que SBB fasse appel, pour l’exécution de sa mission, à n’importe quel collaborateur, sous-traitant.

5.    – INTERDICTION DE DÉMARCHAGE
Pour toute la durée de la collaboration, et durant une période de 12 mois après la cessation de celle-ci – quel- le que soit la raison de cette cessation, SBB et le client s’engagent à ne prendre en service, directement ou indirectement, aucun membre du personnel ou collaborateur indépendant de l’autre partie, ni à lui faire exécuter des travaux, directement ou indirectement, en dehors du cad- re de la collaboration entre SBB et le client, sauf accord écrit préalable de l’autre partie. 

Toute infraction à cette interdiction donnera lieu à une indemnité forfaitaire unique d’un montant de 15.000 €.

6.    – HONORAIRES
Les frais et honoraires sont fixés conformément aux dispositions précisées dans la lettre de mission, dont les présentes conditions générales font partie intégrante.

Les honoraires ne dépendent jamais du résultat de la mission confiée à SBB. 

Dans la mesure où des modifications ou ajouts seraient apportés à la description de la mission, les tâches supplémentaires seront facturées aux tarifs en vigueur. 

Pour les dossiers basés sur abonnement (non applicable aux dossiers basés sur prestations)
Les frais et honoraires sont dus périodiquement aux moments convenus, même si la mission n’est pas nécessairement terminée. 

Les honoraires pour les prestations telles que spécifiées dans l’offre acceptée sont valables par année, et peuvent être indexés au 1er janvier.

Les coûts et honoraires facturés peuvent différer des montants repris dans l’offre acceptée dans la mesure où des indemnités ou frais supplémentaires doivent être facturés, soit parce qu’ils résultent de prestations additionnelles qui, en tant que telles, n’étaient pas comprises dans l’offre acceptée, soit parce qu’ils résultent de l’in- capacité du client de fournir les informations demandées correctement et en temps opportun. 

Pour les dossiers basés sur prestations (non applicable aux dossiers basés sur abonnement)
Les frais et honoraires sont établis de la manière précisée dans l’offre acceptée et sont déterminés sur la base des heures de prestation effectives. 

Les frais et honoraires sont dus au fur et à mesure que les travaux pour le client sont exécutés, même si la mission n’est pas nécessairement terminée. SBB est toujours en droit de demander des acomptes ; ces acomptes sont bien entendu déduits de l’état final des frais et honoraires.

Contribution aux coûts liés à la digitalisation, à la sécurisation et au stockage des données
Par année civile, le client se verra facturer un montant fixe couvrant les coûts liés à la digitalisation (tels que l’accès au portail client numérique, la signature numérique de documents, la gestion des mandats auprès des différentes autorités, etc.), à la sécurisation des accès et des données, et au stockage et à la conservation du dossier numérique. Ce montant peut être ajusté sur base annuelle et n’est pas sujet à compensation.

7.    – CONDITIONS DE PAIEMENT
Les factures et notes d’honoraires sont payables dans un délai de 30 jours calendrier à compter de la date de facture. 

Les entreprises clientes reçoivent les factures par e-mail. S'ils indiquent qu'ils souhaitent recevoir la facture en format papier par la poste, un coût administratif supplémentaire de 4 euros par facture sera facturé.

Toute facture impayée donne lieu de plein droit, à partir de la date d’échéance, et sans qu’une mise en demeure ne soit nécessaire, à un intérêt moratoire conventionnel qui équivaut au maximum au taux d’intérêt prévu à l’article 5 de la Loi concernant la lutte contre le retard de paiement, majoré de 3 %. Si la facture demeure impayée, le montant dû est majoré de 10 % du montant de la facture, avec un minimum de 50 € à partir de la date d’échéance sans qu’une mise en demeure ne soit nécessaire. Cette majoration a valeur de compensation pour les coûts autres que la perte d’intérêt et les frais de justice proprement dits. En outre, à partir de ce moment-là, tous les travaux pour le client seront suspendus et toutes les autres factures, même celles non encore échues, deviendront immédiatement exigibles sans autre mise en demeure. 

Toutes les factures et notes d’honoraires ne peuvent être contestées que par lettre recommandée dans un délai de 14 jours calendrier à partir de leur date d’envoi. Le cas échéant, ce courrier recommandé devra être adressé au siège social de SBB. 

Si aucune contestation ne parvient (à temps) à SBB, le client est présumé être d’accord avec les services facturés ainsi qu’avec les mentions et calculs indiqués sur la facture.

8.    – DURÉE ET RÉSILIATION DU CONTRAT
8.1.    Missions récurrentes
Par « mission récurrente », on entend : une mission constituée de prestations successives de même nature qui doivent être exécutées dans des délais connus au préalable. 

À moins qu’un terme ne soit précisé dans l’offre acceptée, le contrat pour une mission récurrente est censé être conclu pour une durée indéterminée. 

Les deux parties peuvent à tout moment mettre fin à la collaboration à condition qu’une telle résiliation de celle-ci soit notifiée à l’autre partie par courrier recommandé. Les parties déterminent à ce moment de commun accord la durée de la période de préavis, laquelle ne pourra cependant pas dépasser 3 mois.

8.2.    Missions ponctuelles ou distinctes
Les missions qui ne sont pas « récurrentes » sont con- sidérées comme des missions ponctuelles ou distinctes. 

Sauf preuve du contraire, la convention portant sur une mission distincte est censée être conclue pour une durée déterminée. Elle se termine par l’exécution de la mission et, si ceci est d’application au vu de la nature de la missi- on, par la livraison des prestations convenues. 

En application de l’art. 1794 du Code civil, le client a le droit de mettre fin à la convention de manière anticipée moyennant paiement à SBB des frais et honoraires correspondant aux travaux déjà réalisés. Cette indemnité est calculée sur une base réelle, avec un minimum de 25% des honoraires qui auraient été dus en cas d’exécution intégrale de la mission.

8.3.    Transfert de dossier
Si le client souhaite que les pièces comptables soient imprimées ou qu’une copie de sauvegarde numérique de la comptabilité soit fournie, il sera redevable d’une indemnité forfaitaire de 125 EUR (hors TVA).

8.4.    Cessation immédiate par SBB
SBB peut à tout moment mettre fin à la convention, sans délai de préavis et sans devoir verser la moindre indemnité, lorsque la poursuite de la collaboration professionnelle est rendue impossible entre autres pour les raisons suivantes :

• des circonstances mettant en péril l’indépendance de SBB ;
• des circonstances rendant impossible l’exécution de la mission conformément aux normes professionnelles et déontologiques ;
• un (des) manquement(s) manifeste(s) du client à ses propres obligations telles que décrites dans les présentes conditions générales et dans l’offre acceptée ;
• en cas de faillite, procédure d’insolvabilité, procédure de dissolution, règlement collectif de dettes ou déconfiture du client.

Les raisons qui justifient la cessation immédiate de la convention doivent être communiquées au client. Selon les circonstances, SBB pourra faire précéder sa décision d’un avertissement ou d’une mise en demeure au client.

8.5.    Cessation immédiate par le client
Le client peut mettre fin à la convention à tout moment, sans délai de préavis et sans devoir verser d’indemnité, lorsque SBB reste manifestement en défaut d’exécuter ses propres obligations, telles que décrites dans les présentes conditions générales et, le cas échéant, dans l’offre acceptée. Dans tous les cas, le client fera précéder sa décision d’une notification de cessation envoyée par courrier re- commandé à SBB.

8.6.    Coûts et honoraires dus en cas de résiliation de la convention
Dans les cas tels que décrits sous les points 8.1. à 8.5. inclus, SBB aura toujours droit au paiement des honoraires et des frais liés aux travaux déjà effectués et aux services déjà fournis. SBB comparera les prestations qui ont déjà été fournies lors de l’année civile en cours aux tranches de l’abonnement qui ont déjà été payées. Si les prestations réellement fournies dépassent le montant des tranches déjà payées, une facture finale sera établie à cet effet. Dans la situation inverse, une compensation aura lieu au profit du client.

9.    – RESPONSABILITÉ CIVILE PROFESSION- NELLE
Conformément au droit commun, la responsabilité civile de SBB ne peut être mise en cause que pour des missions dont il est démontré qu’elles avaient été acceptées par SBB. 

Conformément à la législation en vigueur, SBB a fait couvrir sa responsabilité civile professionnelle par un contrat d’assurance approuvé par le Conseil de l’Institut. 

La responsabilité civile de SBB à l’égard du client pour ce qui concerne des missions exécutées sera en tout cas toujours limitée au montant auquel donne droit l’assurance en responsabilité civile professionnelle souscrite par SBB, en ce compris la franchise que SBB supporte éventuellement en vertu de cette assurance. 

Si, pour une raison quelconque, l’assureur en responsabilité civile de SBB ne s’acquitte pas d’un paiement, la responsabilité civile de SBB se limitera en tout et pour tout à 5 (cinq) fois le montant des honoraires facturés pour l’exécution de la mission. 

Lorsque cela concerne une mission récurrente, ce facteur 5 est appliqué au montant d’honoraires facturés s’appli- quant à la mission (partiellement) exécutée, conformé- ment à l’offre acceptée. 

La limitation de responsabilité civile ne s’applique pas lorsque la mise en cause est la conséquence d’une faute commise dans une intention frauduleuse ou dans le but de nuire. Par conséquent, cette limitation s’applique bien expressément à chaque cas de responsabilité civile qui découlerait de toute autre erreur dont SBB serait responsable. 

S’il s’avère que 2 ou plusieurs cas de dommages découlent d’une seule et même erreur, ils seront considérés comme un seul événement impliquant la responsabilité civile et celle-ci sera dès lors limitée au plus élevé des montants s’appliquant aux missions ou conventions concernées. 

Sauf disposition légale impérative contraire, les dommages découlant notamment, sans que ce soit limitatif, (a) d’une perte de bénéfices, de goodwill, d’opportunités commerciales ou d’économies ou d’avantages attendus, (b) de la perte ou de la détérioration de données ou (c) de pertes ou de dommages indirects, ne donnent en aucun cas droit à des dommages et intérêts.

Toute demande d’indemnisation du client à la charge de SBB expire de plein droit si elle n’est pas signalée par une mise en demeure notifiée par courrier recommandé dans un délai de 6 mois après que les faits sur lesquels ladite demande est fondée ont été connus ou pouvaient être raisonnablement connus du client.

10.    – Communication électronique
Les parties reconnaissent que des risques (limités) sont associés à l’utilisation des modes de communication électroniques. Les parties déclarent à cet égard qu’elles ne seront pas réciproquement responsables pour des dommages qui seraient éventuellement générés chez l’u- ne ou l’autre d’entre elles suite à l’utilisation de modes de communication électroniques. Cela vaut également pour l’usage que SBB fera de communications électroniques – indépendamment de leur forme – dans ses relations avec des tiers, y compris les autorités administratives. Les parties agiront ou s’abstiendront d’agir comme il peut raisonnablement être attendu d’elles pour éviter l’apparition de tels risques. 

SBB se réserve la possibilité de faire usage à l’avenir – de manière exclusive ou non – d’une méthode de facturation électronique. Cette méthode sera acceptée par le client.

11.    – DROIT APPLICABLE ET RÉSOLUTION DES LITIGES
L’interprétation et la mise en oeuvre de la collaboration sont régies par le droit belge. Toute contestation, de quelque nature que ce soit, relève de la compétence des tribunaux et cours de l’arrondissement de Louvain.