Politique relative aux lanceurs d’alerte - procédure pour les rapports externes

Procédure de notification externe aux coordinateurs fédéraux et aux autorités compétentes

Chaque autorité met en place un canal de signalement externe indépendant et autonome pour recevoir et traiter les informations relatives aux infractions. Les canaux de signalement externe autorisent les signalements écrits et oraux. Les rapports oraux sont possibles par téléphone ou par d'autres systèmes de messagerie vocale et, à la demande de l'auteur du rapport, par une rencontre physique dans un délai raisonnable.

Les autorités compétentes désignées déterminent, par le biais de règlements ou de circulaires, les règles de procédure concrètes pour la réception et le traitement des rapports.

L'autorité compétente envoie toujours un accusé de réception du rapport dans les sept jours suivant sa réception, sauf demande contraire explicite du rapporteur ou si l'autorité compétente estime raisonnablement qu'un accusé de réception du rapport compromettrait la protection de l'identité du rapporteur.

L'autorité compétente assure un suivi attentif des rapports, y compris des rapports anonymes, et fournit un retour d'information au rapporteur dans un délai raisonnable n'excédant pas trois mois ou, dans des cas dûment justifiés, six mois, sauf si une disposition légale s'y oppose.

L'autorité compétente informe l'auteur du signalement du résultat final des enquêtes menées à la suite du signalement, sous réserve des dispositions nationales qui lui sont applicables.

Toute autorité qui a reçu un rapport mais qui n'est pas compétente pour traiter la violation signalée transmet, dans un délai raisonnable et de manière sécurisée, le rapport au coordinateur fédéral, qui le transmet à son tour à l'autorité compétente, et informe sans délai l'auteur du rapport de ce transfert.

Si l'autorité qui a reçu le rapport sait que d'autres autorités sont également compétentes, le rapport est transmis dans un délai raisonnable et de manière sécurisée au coordinateur fédéral, qui le transmet aux autorités compétentes et en assure la coordination. 

Les canaux de signalement externes doivent toujours répondre aux exigences d'indépendance et d'autonomie. Cela signifie qu'ils doivent répondre à chacun des critères suivants : 

1° par leur conception, leur mise en place et leur gestion, les canaux garantissent l'exhaustivité, l'intégrité et la confidentialité des informations et ne sont pas accessibles au personnel non autorisé de l'autorité compétente ;

2° ils offrent la possibilité d'un stockage à long terme des informations aux fins d'enquêtes ultérieures ;