Antwoorden van kapitaal belang: 5 inzichten over e-invoicing
Vanaf 1 januari 2026 wordt e-invoicing verplicht. Vanaf dan verloopt elke transactie met een ander Belgisch bedrijf via een elektronische factuur. Wat zijn de voor- en nadelen van deze nieuwe verplichting? Hoe ver staan onze ondernemingen op minder dan een jaar van de deadline?
De antwoorden op jouw kapitale vragen
Voor Vragen van kapitaal belang, ons rapport met prangende kwesties voor 2025, kregen we heel wat input van onze ondernemerscoaches. Zij staan immers met beide voeten in de ondernemerswereld. In deze reeks, Antwoorden van kapitaal belang, leggen we ons oor opnieuw te luisteren. We bespreken de 12 meest prangende vragen met SBB-klanten. Het doel? Leren van elkaar, met concrete voorbeelden uit de praktijk. Zo kunnen we je in de toekomst nóg beter helpen.
In januari 2025 zaten we voor de eerste keer met een aantal ondernemers rond de tafel om te bespreken hoe ze met AI en e-invoicing in hun onderneming omgaan. Op vlak van e-invoicing kwamen enkele verrassende conclusies naar boven.
Ook benieuwd naar hoe je als ondernemer AI kan inzetten binnen je bedrijf? De 5 inzichten lees je hier.
1. Nog niet iedereen is klaar voor e-invoicing
Slechts twee handen gaan níet de lucht in bij de openingsvraag: “Wie is er al klaar voor e-invoicing?” Toch zakken de handen al snel tot ongeveer de helft wanneer Digly-zaakvoerder en moderator Bert Callens uitlegt wat e-invoicing precies is: een factuur in een gestructureerd elektronisch formaat die van het ene softwarepakket naar het andere wordt gestuurd en automatisch wordt ingelezen. Facturen in pdf of Excel vallen dus niet onder e-invoicing.
Nog niet iedereen hóeft er al mee bezig te zijn: vandaag maak je al elektronische facturen voor overheidsopdrachten vanaf 3.000 euro. Vanaf 1 januari 2026 is e-invoicing verplicht voor elke transactie met een ander Belgisch bedrijf – of je nu iets aankoopt of verkoopt. "Een ondernemer aan tafel die vrijwel enkel b2c-klanten bedient met zijn webshop, laat de integratie bijvoorbeeld voorlopig achterwege."
2. De overheid kijkt (nog) niet mee
“Ik had begrepen dat ik in de toekomst ook geen btw-aangifte meer hoef te doen. Alles verloopt elektronisch, dus alle gegevens zijn bekend bij de overheid?” Dat is niet het geval. “E-invoicing is nog iets anders dan e-reporting”, legt SBB-expert Jesse Annendijck uit. “De overheid kijkt in principe niet mee. Jij stuurt je facturen via Peppol rechtstreeks naar jouw klant. De factuurdata zal dus niet eerst bij de overheid passeren. Los daarvan komt bij een btw-aangifte altijd interpretatie kijken. Een geautomatiseerde btw-aangifte is dus nog niet voor morgen.”
3. Geen verloren facturen meer
De ondernemers aan tafel zien vooral voordelen in e-invoicing. Een eerste groot voordeel is dat er niks meer verloren gaat. “Ik werk vaak vanuit het buitenland. Als alles digitaal wordt, mis je niks meer.”
“Omdat alle facturen gecentraliseerd zijn op één platform, hebben we nu een directe link tussen aankooporders en facturen. Vroeger kroop daar veel manueel werk in. Het wordt nog wat zoeken naar het ideale platform voor al onze administratie, want niet elk platform heeft even vlotte integraties.”
2025 wordt wel een overgangsjaar, benadrukken de ondernemers. “Vooral kleinere leveranciers sturen nog vaak facturen via de post. Het zal makkelijker zijn als alles over hetzelfde platform loopt, nu moet ik nog goed opletten. Maar het bespaart me nu al veel tijd: ik hoef niet meer te zoeken naar facturen, we weten dat onze facturen op de juiste plaats terechtkomen. Wat niet in het systeem zit, bestaat niet meer.” Al wordt dat genuanceerd: de verplichting geldt immers enkel voor Belgische ondernemers.
4. E-invoicing is sneller dan papier of pdf
Er is nog een directer voordeel aan e-invoicing: je cijfers zijn altijd up-to-date. “Een grote factuur die laat binnenkomt én nog later wordt ingeboekt, kan gevaren inhouden voor je cashflow. Met digitale facturen ben je altijd mee.” Dankzij het gestructureerde formaat wordt alles meteen automatisch verwerkt in je eigen systeem.
“Sinds we digitaal werken, hoeven we niet langer te wachten op lijsten van openstaande facturen. We maken die gewoon zelf, met behulp van een Microsoft BI-tool. Dat programma heeft onze interne administratie met zo’n 75% verminderd.”
5. E-invoicing is veiliger dan e-mail
Een bijkomend voordeel van deze e-invoicing ligt voor de meeste aanwezigen in … veiligheid. Verschillende ondernemers kregen immers al te maken met vervalste facturen. Criminelen hacken de mailbox van een leverancier of van de onderneming zelf en vervalsen vervolgens facturen. “Er is zelfs eens een factuur onderschept nadat we ze hadden uitgestuurd, met een nieuw rekeningnummer over het onze geplakt. Dat zorgt natuurlijk voor heel vervelende discussies met klanten: zij hebben betaald, maar wij hebben ons geld niet ontvangen.”
“De rekeningnummers van onze leveranciers zitten in principe in ons systeem, maar dan nog krijgen we vaak frauduleuze e-mails met ‘nieuw rekeningnummer’. Die mails beantwoorden om bevestiging te vragen heeft geen zin, want wat als het e-mailadres gehackt is? Ik bel altijd. Hopelijk zullen dit soort fratsen met e-invoicing verdwijnen.”
“Vanaf volgend jaar zouden facturen in je mailbox verleden tijd moeten zijn voor b2b-activiteiten binnen België”, bevestigt Koen Braekers, ondernemerscoach bij SBB. “Je kan enkel als onderneming aansluiten bij Peppol en je gegevens worden ook gecheckt. In principe is dat dus 100% veilig. Maar het advies blijft: know your customer.”
Benieuwd naar het advies van onze SBB-experts rond e-invoicing?
