Vanaf 1 januari 2026 wordt elektronische facturatie verplicht!

Wat is een elektronische factuur?

De btw-wetgeving kent twee soorten elektronische facturen:

• de ’gewone‘ elektronische factuur: dat is bijvoorbeeld een factuur in pdf-formaat waarvan de structuur en opmaak vrij zijn voor zover alle verplichte gegevens erop vermeld zijn. Dit is de vorm die tot nu toe vrijwillig gebruikt kan worden, op voorwaarde dat beide partijen ermee akkoord gaan. 
• de ‘gestructureerde’ elektronische factuur: dat is een elektronische factuur die wordt opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm. Dit is de vorm die vanaf 1 januari 2026 verplicht zal worden. 

Wie moet wanneer elektronisch factureren?

• Het gebruik van een gestructureerde elektronische factuur wordt vanaf 1 januari 2026 verplicht voor alle Belgische btw-plichtige ondernemingen in een B2B-relatie. 
• Naar particuliere klanten (B2C of ‘business-to-consumer’) kan je dus nog altijd een papieren factuur of een factuur in bv. pdf-formaat versturen.
• In de relatie met openbare overheden (‘B2G’ of ‘business-to-government’) is elektronische facturatie verplicht voor contracten gepubliceerd na 1 maart 2024.
• Ben je niet btw-plichtig (of vrijgestelde btw-plichtige), dan moet je ook niet elektronisch factureren.

Wat de stand van zaken in een Europese context is (je moet een factuur uitreiken aan of ontvangen van een bedrijf in een ander EU-land), lees je hier.

Voorwaarden voor een gestructureerde elektronische factuur?

Gestructureerde elektronische facturen worden opgemaakt in een door Europa opgelegd gestructureerd elektronisch formaat. Alle data die op de factuur moeten staan zoals de gegevens van de leverancier en de klant, het product, de prijs, de btw-tarieven … worden gecodeerd verzonden, samen met een visuele weergave van de factuur. Dit maakt het voor softwarepakketten eenvoudig om die data te herkennen én de factuur kan ook visueel geraadpleegd worden.

Concreet betekent dit dat gestructureerde elektronische facturen in de praktijk via Peppol verstuurd moeten worden. 

Wat is Peppol en hoe werkt het?

Peppol is een digitaal platform dat ontworpen is om gestructureerde documenten (zoals de elektronische factuur) op een veilige manier uit te wisselen. Je moet als ondernemer voor je elektronische facturatie dan ook gebruik maken van een softwarepakket dat compatibel is met Peppol en dus aan het platform gekoppeld kan worden. Ook je klant moet dat doen. Zo hebben jullie allebei toegang tot Peppol, en kan jij je elektronische factuur naar je klant versturen, terwijl hij ze op deze manier kan ontvangen.

Lees hier hoe je je onderneming klaarmaakt voor elektronische facturatie.

Gebruik van Peppol voor SBB-klanten

SBB is technisch volledig voorbereid op e-facturatie via Peppol. We beschikken al over een access point waarmee je als klant je aan- en verkoopfacturen kan ontvangen en verzenden. 

• Voor het verzenden van facturen maken we gebruik van sbbFACT, een applicatie voor de opmaak van elektronische facturen die je als ondernemer eenvoudig aan Peppol kan koppelen. 
• Ook voor het ontvangen van gestructureerde elektronische facturen en de verwerking ervan in je dossier, beschikken we bij SBB over gebruiksvriendelijke softwaretoepassingen (sbbSLIM en Voila).

Hier lees je meer over het gebruik van Peppol en de manier waarop SBB het gebruik van dit platform in zijn bedrijfsprocessen geïntegreerd heeft.

Je SBB-adviseur helpt je graag bij de activering en het gebruik van deze toepassingen.

Fiscale ondersteuning bij de investering in software e.d.

Om de kostprijs van de overstap naar elektronische facturatie enigszins te milderen, heb je voor de kosten die je moet maken voor het gebruik van gestructureerde elektronische facturen (de aankoop van of een abonnement op een facturatiesoftwarepakket e.d.) recht op een extra fiscale aftrek, hetzij onder de vorm van een verhoogde aftrekbaarheid van de kosten van 120%, hetzij onder de vorm van een verhoogde investeringsaftrek van 20% voor afschrijfbare investeringen.

Sancties?

Weiger je vanaf 1 januari 2026 met gestructureerde elektronische facturen te werken in je B2B-relaties, dan zou het kunnen dat de ontvanger van de factuur de btw die hij betaalt niet zal kunnen recupereren. Enkel de btw op een ‘conforme’ factuur (dat is een factuur die zowel qua vorm als qua inhoud aan alle wettelijke verplichtingen voldoet) is immers aftrekbaar. Als jij en je klanten met andere woorden in de toekomst nog de betaalde btw willen kunnen recupereren, heb je geen andere keuze dan over te stappen naar elektronische facturatie.

Zo nodig kan je btw-controleur je ook een boete opleggen wegens het uitreiken van een niet-conforme factuur.