Wat betekent de nieuwe ‘btw-ketting’ voor jou als ondernemer?
Ben je als ondernemer btw-plichtig, dan moet je vanaf 1 januari 2025 een aantal nieuwe regels volgen met betrekking tot de btw-aangifte, de betaling van de verschuldigde btw, de controle daarvan, en de terugbetaling van btw-tegoeden. Let op: er werd gekozen voor een gefaseerde implementatie. Dit houdt in dat er ondertussen enkele wijzigingen in werking zijn getreden en andere wijzigingen binnenkort zullen volgen (vanaf 1 mei 2026).
Nieuwe deadlines en gewijzigde terugbetaling van btw-tegoeden
Bepaalde termijnen veranderen zodat je nieuwe deadlines moet respecteren (ook om de nodige documenten aan je accountant te bezorgen). Je btw-rekening-courant waarop je btw-tegoeden (je hebt meer aftrekbare btw dan dat je moet betalen) geboekt worden, wordt binnenkort vervangen door een ‘provisierekening’ en ook de teruggaafprocedure is grondig gewijzigd. Zo zal je via je btw-aangifte enkel nog een tegoed met betrekking tot die aangifte zelf kunnen terugvragen. ‘Gecumuleerde’ tegoeden uit het verleden zal je vanaf 1 mei enkel nog via de provisierekening kunnen terugvragen, wat automatisch tot een btw-controle aanleiding zal geven. Bovendien kan de btw-administratie de terugbetaling weigeren wanneer je nog openstaande btw-schulden, boetes of interesten openstaan hebt.
Btw-ketting?
Onder de btw-ketting verstaan we de procedure van periodieke btw-aangiften, betaling van de verschuldigde btw, controle en terugbetaling van teveel betaalde btw.
Vanaf 1 januari 2025 is deze procedure grondig gewijzigd.
Wat is er gewijzigd per 1 januari 2025?
- Dien je je btw-aangifte niet tijdig in, dan word je automatisch een ‘vervangende btw-aangifte’ voorgesteld, die in de praktijk vaak hoger zal uitvallen dan de werkelijk verschuldigde btw en ook geen rekening houdt met eventuele aftrekbare btw. Je krijgt dan wel de mogelijkheid om binnen de maand alsnog zelf een aangifte in te dienen (je riskeert wel een boete) of daartegen bezwaar in te dienen.
- De aangiftetermijn is voor kwartaalaangevers verlengd tot de 25ste dag van de maand die volgt op de betrokken aangifteperiode (tegenover de 20ste nu). Maandaangevers moeten hun aangifte nog steeds indienen uiterlijk op de 20ste dag volgend op de maand waarop zij betrekking heeft.
- Wanneer de btw-administratie je een schriftelijke vraag om inlichtingen stelt, moet je daarop voortaan binnen de maand antwoorden (of binnen de 10 dagen indien ‘de rechten van de schatkist in gevaar zijn’, bv. wanneer verjaring of faillissement dreigt).
Tip. Maandaangevers zullen voortaan in veel gevallen sneller hun btw-tegoed kunnen terugvragen (de maandelijkse teruggaaf wordt de algemene regel).
Nieuw vanaf 1 mei 2026
- Je zal enkel nog het btw-tegoed dat betrekking heeft op je aangifte zelf via die aangifte kunnen terugvragen. Het ‘gecumuleerde’ tegoed dat je nog hebt van vorige aangiften zal op je provisierekening (die de vroegere btw-rekening-courant vervangt) ingeschreven worden, en zal je via MyMinfin moeten terugvragen.
- Er komen nieuwe rekeningnummers voor de betaling van btw.
- Striktere deadline voor btw-aangiftes:
- Afschaffing van de vakantieregeling.
- Geen uitstel meer tot de eerstvolgende werkdag voor kwartaalindieners wanneer de 25ste in het weekend of op een feestdag valt.
Toekomstmuziek
In de toekomst zal je je verschuldigde btw zoals die uit je btw-aangifte blijkt, ook via een domiciliëring kunnen betalen.
Wanneer zal je voortaan een btw-tegoed kunnen terugvragen?
Om in aanmerking te komen voor teruggaaf van een openstaand btw-tegoed, moet je vanaf 1 januari 2025 aan de volgende voorwaarden voldoen:
- alle btw-aangiften van de afgelopen zes maanden moeten tijdig ingediend zijn;
- de btw-aangifte waarvoor je een teruggaaf vraagt, moet tijdig ingediend zijn;
- het btw-tegoed dat je terugvraagt moet minstens 50 euro bedragen.
Sancties
Naast de functie als ‘bankrekening’ zal de provisierekening vanaf 1 mei 2026 ook als ‘sanctiemechanisme’ dienst doen. Concreet zullen de btw-tegoeden die op de provisierekening ingeschreven worden, automatisch tot een btw-controle leiden. Zijn er ernstige vermoedens van onjuistheden, dan wordt een proces-verbaal opgemaakt en wordt het btw-tegoed ingehouden.
Vraag je een btw-tegoed terug, dan krijg je dat niet wanneer blijkt dat je op basis van een vorige aangifteperiode nog een bedrag aan btw, geldboeten of interesten aan de staat verschuldigd bent (ook als je dat bedrag betwist).
Ook wanneer je een vraag om inlichtingen niet binnen de vereiste termijn (in principe een maand) beantwoord hebt, zal het btw-tegoed op je provisierekening ingehouden worden.
De inhouding van een btw-tegoed geldt als een ‘bewarend beslag’, dat enkel betwist kan worden bij de bevoegde beslagrechter.
Wat kan je nu concreet doen?
Heb je nog een (gecumuleerd) openstaand btw-tegoed, vraag dit dan terug bij de indiening van je btw-aangifte met betrekking tot het eerste kwartaal van 2026. Doe je dat niet, dan ben je dat tegoed niet kwijt, maar zal het automatisch overgeschreven worden naar je provisierekening (met alle gevolgen van dien, zie hoger).
De provisierekening zelf zal op 1 mei 2026 operationeel zijn. Wordt vóór 1 mei geen terugbetaling aangevraagd, wordt vanaf begin mei 2026 het volledige tegoed van de rekening-courant overgeboekt naar de provisierekening. Die tegoeden kan je dan via de nieuwe procedure terugvragen.
Houd ook rekening met de nieuwe indieningstermijnen en antwoordtermijn voor een vraag om inlichtingen en bezorg tijdig alle nodige documenten aan je accountant.
Heb je nog verdere vragen over de nieuwe btw-procedure, aarzel dan niet om je SBB-adviseur te contacteren.
