Selecteer uw kantoor uit onderstaande lijst

Op basis van uw locatie selecteerden wij ons kantoor in . Wijzigen? Zoek SBB-kantoor.

Checklist: Intern en Extern verenigingsdossier

Gepubliceerd op 30-04-15

De wet voorziet in een opsomming van documenten die dienen te worden bijgehouden in een intern en extern verenigingsdossier. Het extern verenigingsdossier bevat ondermeer alle akten, uittreksels van akten, stukken en processen-verbaal die door een vereniging dienen openbaar te worden gemaakt door neerlegging ter griffie van de rechtbank van koophandel van het rechtsgebied waaronder de vereniging ressorteert*. Het intern verenigingsdossier dient door de vereniging zelf te worden bijgehouden op hun maatschappelijke zetel.

Extern verenigingsdossier

De neerlegging van deze stukken gebeuren per voorlegging aan de griffie of per gewone of aangetekende brief en dit, uitgezonderd voor de neer te leggen jaarrekening voor kleine verenigingen en stichtingen, aan de hand van de verplicht te gebruiken aanvraagformulieren I & II. Sinds 2013 is het nu ook mogelijk de stukken elektronisch neer te leggen, dit kan via de internet toepassing, E-griffie. De kosten van bekendmaking in de bijlagen van het Belgisch staatsblad dienen betaald te worden per cheque, postwissel, bankoverschrijving of storting. Een bewijs van deze betaling dient steeds te worden meegezonden naar de griffie, samen met de neer te leggen stukken. De tarieven van deze neerleggen worden door de Koning bepaald en worden jaarlijks gepubliceerd in het Belgisch staatsblad. 

Volgende documenten dienen te worden bijgevoegd in het extern verenigingsdossier gehouden op de griffie van de bevoegde rechtbank van koophandel:

Bij het opstellen van deze documenten of de wijziging ervan dienen drie instanties te worden verwittigd:

Deze wijzigingen dienen te worden meegedeeld aan de bovenvermelde instanties via de formulieren I & II. Dankzij deze aanvraagformulieren dient niet elke instantie afzonderlijk te worden aangeschreven. De formulieren worden verzonden naar de griffie van de bevoegde rechtbank van koophandel. De griffie zorgt ervoor dat de nodige documenten worden doorgestuurd naar het Belgisch Staatsblad en dat de nodige aanpassingen worden gedaan in de kruispuntbank van ondernemingen.

Deze formulieren dienen telkens te worden ondertekend, onderaan Luik C indien dit wordt meegestuurd. Tevens dient er op de achterzijde van Luik B telkens naam, functie en handtekening te worden vermeld. Er wordt tevens aangeraden aanvraagformulier I in drievoud mee te sturen ( en desgevallend twee exemplaren van aanvraagformulier II). Eén exemplaar voor het verenigingsdossier, een exemplaar voor publicatie in het Belgisch Staatsblad en het laatste exemplaar kan afgestempeld worden teruggestuurd indien u hierom uitdrukkelijk verzoekt en u een gefrankeerde omslag bij uw neerlegging voegt.

Jaarrekening

Indien de vereniging niet voldoet aan de in art.17 §3 VZW-wet omschreven criteria, zullen zij hun jaarrekening dienen neer te leggen bij de griffie van de bevoegde rechtbank van koophandel. Deze neerlegging gebeurt aan de hand van een brief of een aangetekende brief waarin de, door de bevoegde personen, ondertekende jaarrekening wordt gevoegd. Hier bestaat eveneens de mogelijkheid, bij uitdrukkelijk verzoek en wanneer een gefrankeerde omslag wordt bijgevoegd, te vragen naar een afgestempeld exemplaar.

Intern verenigingsdossier

De raad van bestuur van de vereniging heeft tevens de verplichting om een vzw-dossier bij te houden op de maatschappelijke zetel van de vereniging. Dit dossier kan door de werkende leden worden opgevraagd en ingekeken op de maatschappelijke zetel van de vereniging. Dit dossier omvat drie onderdelen: Het ledenregister, de verslagen en beslissingen en de boekhoudkundige stukken. 

Ledenregister
Met leden worden alle werkende leden van de vereniging bedoeld. 

Het ledenregister bevat volgende gegevens:

Het ledenregister dient als bewijs van het lidmaatschap van de werkende leden, men wordt dus officieel als werkend lid beschouwd wanneer men staat ingeschreven in dit register. Het origineel exemplaar van dit register dient ten alle tijde te kunnen worden geraadpleegd op de zetel van de vereniging. 

Verslagen en beslissingen

Het intern dossier van de vereniging dient eveneens alle verslagen en beslissingen (de notulen) te bevatten van de algemene vergaderingen, de raden van bestuur, het dagelijks bestuur en de vertegenwoordigers van de vereniging, indien voor deze twee laatst genoemden werd geopteerd. 

De boekhoudkundige stukken

De volledige boekhouding dient tevens te worden bijgehouden op de maatschappelijke zetel van de vereniging. Deze boekhouding dient volgende stukken te bevatten:

 *Het arrondissement waaronder de vereniging ressorteert kan via deze link worden teruggevonden op basis van het adres waar de vereniging haar maatschappelijke zetel heeft.

 

Annette

Annette

adviseur social profit

Praktijkgidsen

Praktijkgidsen

Wij krijgen elke dag vragen van klanten die voor belangrijke investeringsbeslissingen staan. Om hen wegwijs te maken in de vaak complexe wetgeving waarmee ze geconfronteerd worden, heeft ons kenniscentrum een aantal praktijkgidsen uitgewerkt die u wellicht zullen interesseren. U kan ze gratis downloaden.

 

Bekijk alle praktijkgidsen
Schrijf u in op de nieuwsbrief en blijf steeds op de hoogte van veranderingen in uw sector
Bedankt voor uw inschrijving.