Algemene voorwaarden communiceren met klanten: waar moet je op letten?
Als je vaak contracten opstelt, dan ken je ze wel, de zogenaamde kleine lettertjes. Wanneer je je verbindt met een onbekende wil je garanties dat die persoon zijn afspraken zal nakomen. Omgekeerd creëren deze spelregels ook vertrouwen binnen een relatie. Zolang de algemene voorwaarden maar gekend en aanvaard zijn. Want enkel dan kan je ze inroepen bij een latere betwisting.
De algemene voorwaarden beschrijven eenzijdig de basisregels van het contract. Ze vermelden jouw voorwaarden over onder andere de levering, betaal- en garantietermijnen of aansprakelijkheid. Aanvaardt de partij waarmee je een contract aangaat deze voorwaarden, dan sta je juridisch sterker in geval van betwisting. Bijkomend voordeel: algemene voorwaarden maken een snelle afhandeling van de transactie mogelijk. Je hoeft niet telkens andere spelregels overeen te komen. Hieronder zoomen we voornamelijk in op de contractuele relatie met consumenten.
In 2 stappen naar geldige algemene voorwaarden
Zelfs als je algemene voorwaarden goed opgesteld zijn, is het belangrijk op voorhand af te toetsen of ze wel afdwingbaar zijn. In dit filmpje kom je te weten waar je precies moet op letten.
Je algemene voorwaarden zijn pas geldig wanneer je medecontractant instemt met deze voorwaarden. Daarvoor moet je enerzijds de voorwaarden kenbaar maken aan je medecontractant, anderzijds moet die de voorwaarden aanvaarden.
1. Je voorwaarden kenbaar maken
Je medecontractant moet dus instemmen met de algemene voorwaarden. Dat betekent dat hij de voorwaarden wel eerst moet kennen. Daarvoor moet je in eerste plaats de algemene voorwaarden ter beschikking stellen of overhandigen aan de medecontractant.
Opgelet: wanneer je offerte enkel verwijst naar de algemene voorwaarden op je website, kan er twijfel rijzen over de werkelijke kennisname. Sommige rechters oordelen dat in zo’n geval niet voldoende bewezen is dat de betrokkene daadwerkelijk met de voorwaarden heeft ingestemd. In een gebruikelijke handelsrelatie tussen ondernemingen (een B2B-relatie) daarentegen wordt het wel steeds meer aanvaard.
Maak de algemene voorwaarden ook voldoende zichtbaar. Algemene voorwaarden staan vaak afgedrukt op de keerzijde van een document. Is dit voldoende zichtbaar voor de klant? Hierover zijn de meningen verdeeld. Wil je zeker zijn, voorzie dan een afzonderlijk document. Indien de bestemmeling een consument is, gelden er immers strengere regels dan wanneer je een contract aangaat met een ondernemer. Zorg er sowieso voor dat het lettertype en de lettergrootte duidelijk genoeg zijn en dat de voorwaarden op een goede plaats vermeld worden.
Tot slot is het belangrijk dat je klare taal gebruikt. Zorg er dus voor dat de algemene voorwaarden begrijpelijk zijn voor je medecontractant. Vermijd met andere woorden discussies als gevolg van onduidelijk of complex taalgebruik. Onthoud vooral dat algemene voorwaarden helder en duidelijk moeten zijn. Zorg er bovendien voor dat je je algemene voorwaarden in dezelfde taal opstelt als de taal van de onderhandelingen of het contract.
Het is belangrijk dat je klant de voorwaarden goed kan doorlezen. Daarom moet je ze tijdig (lees: voorafgaand) bekendmaken, in elk geval vóór het sluiten van het contract of uiterlijk bij de contractsluiting. Doe je zaken met consumenten, dan doe je er goed aan je algemene voorwaarden niet alleen op de factuur te vermelden maar bijvoorbeeld ook op de offerte. Consumenten ontvangen de factuur doorgaans pas na het leveren van een prestatie of goed. Dit betekent dat zij geen kennis kunnen nemen vóór het sluiten van het contract waardoor je gevaar loopt dat de algemene voorwaarden niet toepasbaar zullen zijn in geval van een discussie.
2. Aanvaarding van de voorwaarden
Als laatste en belangrijkste stap moet de tegenpartij de algemene voorwaarden ook aanvaarden. Het feit dat je klant de voorwaarden kent, is immers niet voldoende als bewijs bij een betwisting. Je moet aantonen dat hij of zij de voorwaarden ook heeft aanvaard. Dat kan op twee manieren: expliciet door ondertekening van de voorwaarden of impliciet door de inhoud van de algemene voorwaarden uit te voeren. Heeft een klant bijvoorbeeld niet getekend, maar heeft hij wel betaald binnen de afgesproken termijn, dan zou kunnen aanvaard worden dat hij impliciet de algemene voorwaarden heeft aanvaard.
Je leest het: algemene voorwaarden hebben zeker hun nut. Ze versterken je contractuele positie, leveren doorgaans tijdswinst op en ogen professioneel wanneer je ze bijvoorbeeld (ook) op de website plaatst.
Je kan er echter niet altijd aanspraak op maken en ze zijn vooral gebruikelijk in standaardsituaties waarvoor geen onderhandelingen nodig zijn. Zo kan je bijvoorbeeld opnemen hoe een factuur geprotesteerd moet worden. Om je medecontractant te beschermen, bestaan er bovendien een aantal ‘verboden bedingen’. Het valt dus aan te raden een specialist onder de arm te nemen voor de redactie.
Laat het over aan een juridisch expert!
Neem je liever het zekere voor het onzekere? Reken voor het opstellen van je algemene voorwaarden op een ervaren SBB-adviseur. Wij helpen je graag verder. Neem contact op met je SBB-adviseur
