Je bestuurders kosten terugbetalen of vergoeden: wat zijn de spelregels?

sluit popup

In het licht van de corona-problematiek is onze dienstverlening bijgestuurd:

  • Onze kantoren werken met gesloten deuren. Klanten kunnen enkel mits afspraak naar kantoor komen.
  • Onze medewerkers blijven steeds bereikbaar via telefoon, Teams of mail.
  • Indien je documenten wenst binnen te brengen, gebruik hiervoor maximaal onze brievenbussen of tijdens de kantooruren, de boxen die hier speciaal voor voorzien zijn. Deze worden dagelijks meermaals leeggemaakt.
  • Maak maximaal gebruik van ons digitaal platform sbbSLIM om documenten door te sturen. Indien je hier nog niet mee werkt, neem contact met ons kantoor via mail of telefoon. Hier helpen we je graag verder.

Op de hoogte blijven van de laatste maatregelen voor ondernemingen omtrent het coronavirus? Check onze pagina www.sbb.be/corona-info voor meer informatie.

Sylvia Thienpont
Fiscaal advies

Een onbezoldigde bestuurder: reële of forfaitaire kostenvergoeding

Vóór 1 maart 2019 waren mandatarissen en bestuurders volgens de letter van de wet geen vrijwilligers. Het gevolg: je kon hen geen kostenvergoeding geven volgens de vrijwilligerswet. Dat is nu verleden tijd, waardoor je als vereniging de gemaakte kosten van je bestuurders kan terugbetalen. Dat kan op twee manieren.

  • Forfaitaire kostenvergoeding

De bestuurder krijgt een vast bedrag, zonder dat hij een bewijsstukken van zijn gemaakte kosten hoeft te tonen. Uiteraard zijn er grensbedragen. Voor 2020 mag een vrijwilliger maximaal 34,71 euro per dag en 1.388,40 euro per jaar ontvangen. 

  • Reële kostenvergoeding

De reële of werkelijke kostenvergoeding is gebaseerd op bewijsstukken – lees: de bonnetjes. Met facturen, kastickets, treintickets tonen bestuurders aan hoeveel kosten ze precies maakten voor je vzw. Dat bedrag betaal je dan terug.

Je werkt het best met een standaard kostennota voor al je vrijwilligers, waarop ze hun kosten aangeven en ze bewijsstukken (facturen, kastickets, treintickets …) aan kunnen toevoegen. Die nota’s laat je in de boekhouding van de vzw verwerken. Kan iemand geen kost bewijzen, dan kan je die ook niet terugbetalen.

 

Voor beide systemen gelden specifieke regels. En ook de verplaatsingskosten vormt een categorie apart. De precieze verplichtingen lees je in deze blog.

 

3 aandachtspunten bij deze kostenvergoeding

  • Giet de afspraken over de kostenvergoeding in een vrijwilligersovereenkomst. In dat document vermeld je onder meer het doel en het juridisch statuut van je vzw, alsook de verzekering die de vzw afsloot voor vrijwilligerswerk.
  • Als vzw moet je een verplichte verzekering afsluiten voor vrijwilligers – die je eveneens opneemt in de vrijwilligersovereenkomst . De verzekering dekt echter niet de risico’s voor bestuurders. Hiervoor sluit je idealiter een verzekering bestuurdersaansprakelijkheid af.
  • Kies je voor een forfaitaire terugbetaling voor je onbezoldigde bestuurders? Vergeet dan geen nominatieve lijst bij te houden met de betaalde kostenvergoedingen per kalenderjaar.

Een bezoldigde bestuurder: een vergoeding met beroepskarakter

Ontvangen de bestuurders van je vereniging een vergoeding om bijvoorbeeld vergaderingen voor te bereiden of bij te wonen? Dan is er sprake van een bezoldiging. Omdat die vergoeding een beroepskarakter heeft, is er inhouding van bedrijfsvoorheffing nodig.
Bestuurders moeten zich indien nodig aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds en sociale bijdragen betalen.

Je vzw neemt zowel de vergoeding als de bedrijfsvoorheffing op in de gepaste fiscale fiche. Krijgt de bestuurder – naast de vergoeding – ook kosten terugbetaald? Dan vermeld je ook die bedragen op dezelfde fiscale fiche. Je boekhouder vertelt je hier meer over.

 

Bestuurders kunnen enkel een vergoeding ontvangen voor hun mandaat, indien de statuten van de vereniging dit toelaten. Bovendien mag enkel de Algemene Vergadering de bezoldiging van de bestuurders bepalen. 

 

In de praktijk: reken op je SBB-expert

Speel op zeker en schakel tijdig de hulp in van een expert. Wij ondersteunen je graag met raad en daad.