E-invoicing: strengere regels vanaf 1 april

Hendrik Goossens

Wanneer jij facturen dient op te maken aan een overheidsinstelling zal je dit vanaf 1 april via e-invoice moeten doen voor alle opdrachten hoger dan 30.000 euro. Vanaf 1 oktober wordt het nog strenger en zal de verplichting gelden voor alle opdrachten waarvan de waarde hoger ligt dan 3.000 euro. In onderstaand artikel worden enkele zaken verduidelijkt.

Wat is een e-invoice? 

Een e-invoice kan je het best omschrijven als een slimme factuur. Visueel lijkt het om een PDF-bestand te gaan, maar achterliggend werd een standaard codering meegegeven aan het document. Deze combinatie zorgt ervoor dat zowel jij, als softwaretoepassingen de facturen kunnen lezen. Deze e-invoices worden standaard aangeleverd in een .XML formaat dat voldoet aan de Europese norm. 

Het verzenden van deze facturen verloopt steeds aan de hand van het PEPPOL-portaal. Via dit portaal worden e-invoices uitgewisseld tussen klanten en leveranciers. Om jouw facturen te verzenden via het PEPPOL-portaal dien je echter toegang te hebben tot een access-point. Maak je gebruik van een facturatie- of een ERP –pakket, dan is de kans groot dat je technisch klaar bent om te starten met e-invoicing. 

Let wel, vaak dien je zelf nog een aantal stappen te zetten om effectief gebruik te kunnen maken van deze functionaliteit binnen je pakket. In veel gevallen beschikt jouw accountant ook over de nodige kennis om de koppeling met PEPPOL te activeren. 

Wat zijn de voordelen van e-invoicing?

Hét grootste voordeel is de efficiëntiewinst. Door de herkenning van de e-invoice worden betalingen automatisch voorgesteld waardoor het risico op vergissingen verminderd. We merken ook dat e-invoices, verzonden naar de Vlaamse overheid, tot 10 dagen sneller worden betaald. Wat natuurlijk zeer positief is voor je liquiditeitspositie. 

Bovendien zullen facturen ook niet meer verloren gaan in de post, zullen ze niet meer per ongeluk gewist worden in de mailbox en hoef je niet meer op een link te klikken om de factuur te openen. E-invoices die je ontvangt via PEPPOL kunnen momenteel al automatisch in je boekhoudpakket worden geïmporteerd en door de standaard codering worden ze vlotter verwerkt. Dat zorgt natuurlijk voor een enorme tijdswinst. Wanneer je niet beschikt over een eigen boekhoudpakket zal jouw accountant vaak al beschikken over een online klantenportaal dat de mogelijkheid voorziet om e-invoices automatisch te ontvangen. Zo hoef je ze ook niet meer zelf aan jouw accountant te bezorgen.

Voor wie geldt deze verplichting?

De verplichting om e-invoices te verzenden, geldt nog niet voor iedereen. Maar de verplichting is wel ruimer dan je zou verwachten. Je zal bijvoorbeeld wanneer je factureert aan een aanbestedende overheid, zoals steden en gemeenten, een e-invoice nodig hebben. Ook wanneer je aan publiekrechtelijke instellingen factureert, dien je e-invoices op te stellen. 

Wat zijn publiekrechtelijke instellingen? 

Publiekrechtelijke instellingen omvatten onder andere de instellingen van openbaar nut, kerkfabrieken, intergemeentelijke politiezones, autonome gemeentebedrijven, … kort samengevat alle openbare instellingen. Wees echter gerust, zij dienen je steeds op de hoogte te brengen van de verplichting om een e-invoice op te stellen. Wil je toch weten of een klant van jou een publiekrechtelijke instelling is, dan kan je een niet-limitatieve lijst raadplegen via deze link.

Daarnaast zijn ook ondernemingen die financiering ontvangen van een overheidsinstantie of gecontroleerd worden door een overheidsinstantie in sommige gevallen verplicht om e-invoices te kunnen ontvangen. Concreet betekent dit dat bijvoorbeeld een crèche die onder toezicht valt van het Agentschap Opgroeien, gelijkgesteld wordt met een aanbestedende overheid en dus van jou een e-invoice zal moeten ontvangen wanneer je bepaalde werken uitvoert voor deze crèche. 

Wil je meer weten over deze ondernemingen, dan verwijzen we graag naar de leidraad toepassing overheidsopdrachten op gesubsidieerde organisaties en verenigingen die je kan terugvinden op de site van Vlaanderen via deze link.

Tot slot is het ook in het kader van gesubsidieerde opdrachten verplicht om e-invoices te verzenden. Stel dus dat jij werken van civieltechnische aard uitvoert of werken voor ziekenhuizen, inrichtingen voor sportbeoefening, recreatie, scholen of gebouwen met administratieve bestemming, dan zal je in principe ook een e-invoice moeten opstellen wanneer de werken voor meer dan 50% gesubsidieerd zijn. 

Meer weten?

Kortom, sneller dan je denkt zal je dus een e-invoice moeten opstellen. Maar laat je zeker niet enkel sturen door de verplichting. De voordelen van e-invoices zijn zeker niet te onderschatten en je kan er sneller dan je denkt mee starten. 

Bereid je dus stillaan voor en betrek ook zeker je accountant bij de zoektocht naar een pakket op jouw maat. Misschien hebben zij wel ervaringen met bepaalde softwarepakketten of hebben ze een volledig team dat zich, samen met jou, wijdt aan het zoeken naar de ideale software voor jouw onderneming.

Heb je nog vragen over e-invoicing en wil je weten hoe SBB jou kan ondersteunen, neem dan zeker contact op met onze fintechs via fintech@sbb.be

Hendrik Goossens
Hendrik Goossens
dossierbeheerder accountancy & fiscaliteit