Geen geregistreerde kassa? Dan riskeer je deze boetes.

Bied je met je horecazaak maaltijden ter plaatse aan of zorg je als traiteur regelmatig voor catering? En bedraagt je jaarlijkse omzet meer dan 25.000 euro exclusief btw? Dan ben je verplicht om een geregistreerde kassa te installeren. Ben je niet in orde, dan riskeer je fikse boetes. Deze blogpost klaart de wetgeving voor je uit.

Het doel: fouten en btw-fraude voorkomen

De kopieën van de btw-bonnen die je aan je klanten uitreikt, moet je ter controle bijhouden in een dagboek van ontvangsten. Om omslachtigheid, fouten en fraude met papieren btw-bonnetjes te vermijden, heeft de overheid een geregistreerd (lees: elektronisch) kassasysteem of kortweg GKS verplicht. Het papieren btw-bonnetje wordt daarbij vervangen door het zogeheten GKS-ticket.

Een GKS heeft niet alleen voordelen voor de fiscus maar ook voor jou: zo geniet je een doelgroepsvermindering bij het gebruik van de aanwezigheidsregistratie en kun je op basis van je elektronische kassarapporten je btw-aangifte eenvoudiger invullen.

Het systeem: drie onderdelen

Een GKS houdt alle bewerkingen bij die in een kassa worden ingevoerd. Het systeem bestaat altijd uit een kassa, controlemodule (black box) en een gepersonaliseerde kaart, de VAT Signing Card (VSC) of smartcard. Deze onderdelen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Op deze pagina vind je een overzicht van gecertificeerde kassasystemen.

Voor wie?

Een GKS is verplicht voor traiteurs die regelmatig catering verzorgen en iedereen die in zijn horecazaak maaltijden ter plaatse aanbiedt. In de praktijk gaat het vaak om slagerijen, frituurketens, broodjeszaken, tearooms, ijssalons … Als je jaarlijks minder dan 25.000 euro (excl. btw) omzet draait, dan geldt de maatregel niet. Afhaal- en bedrijfsrestaurants blijven buiten schot.

Verplicht registreren

Zodra je over een geregistreerd kassasysteem beschikt, moet je dit ook aangeven. Via de website van de FOD Financiën kun je je onderneming, vestigingen met GKS en GKS-onderdelen registreren. Als je niet onder de verplichting valt, kun je verder werken met het systeem van papieren btw-bonnetjes of vrijwillig een GKS installeren om zo te genieten van de daaraan verbonden voordelen (zie eerder).

Strenge boetes op nalatigheid

De fiscus ziet nauwlettend toe op de naleving van de btw-wetgeving in de horeca. Het aantal controles nam de laatste jaren sterk toe. Sinds 1 juni 2017 zijn ook nieuwe boetetarieven van kracht, deze boetes kunnen oplopen tot 5.000 euro.

De boete voor het gebruik van een geregistreerd kassasysteem dat niet voldoet aan de voorwaarden varieert van 1.500 euro tot 5.000 euro. Verder bedraagt de boete voor het niet uitreiken van een GKS-kasticket bij een eerste overtreding 50 euro per kasticket met een maximum van 500 euro. Deze boete kan oplopen tot 250 euro per kasticket met een maximum van 5.000 euro bij meer dan twee overtredingen. Ook het gebruik van een niet-vergunde geregistreerde kassa en de niet-naleving van elke andere verplichting inzake het GKS-kasticket worden beboet.

 

Conclusie

De geregistreerde kassa is geen kwestie van keuze: als je aan de bovenvermelde voorwaarden voldoet, moet je zo snel mogelijk voor een installatie van een GKS of vervanging van je huidig systeem zorgen.

Heb je nog vragen rond je specifieke situatie of de wetgeving hieromtrent?

Neem gerust contact op met een SBB-kantoor in je buurt. Onze adviseurs helpen je graag op weg.