1. Goederen en diensten binnen de EU aan btw-plichtigen
Verzend je goederen naar btw-belastingplichtigen (bedrijven dus) in een ander EU-land, dan hoef je geen btw aan te rekenen. Het volstaat dan om een factuur op te maken zonder btw, met de melding ‘vrij van btw - intracommunautaire levering’. Nagaan of het wel degelijk om een geldig btw-nummer gaat, kan snel via de VIES-database van de EU.
De officiële voorwaarde is dat je kan ‘bewijzen’ dat je product het land verlaat, bijvoorbeeld via de facturen van postbedrijven. Gevolg: stel dat je klant zijn aankoop zelf komt ophalen, dan hanteer je voor de zekerheid best wél btw.
Verricht je diensten voor EU btw-plichtigen (bijvoorbeeld toegang tot downloaden van software, webdiensten, …) hoef je normaal gezien evenmin btw aan te rekenen op de factuur. Je moet dan wel ‘btw verlegd’ op de factuur zetten. Hier zijn weliswaar bepaalde uitzonderingen op, maar deze zouden ons te ver leiden.
2. Goederen binnen de EU aan particulieren
Voor fysieke goederen aan particulieren uit andere EU-landen is Belgische btw wel verplicht. Maar dat principe geldt slechts tot jaarlijkse drempels, die verschillen per EU-land, tussen de 35.000 en 100.000 euro. Zo mag je bijvoorbeeld maximaal voor 100.000 euro verkopen aan Duitse particulieren. Overschrijd je dit plafond, dan heb je een Duits btw-nummer nodig, reken je Duitse btw aan en moet je ook daar je btw-aangiften indienen.
Richt je je aanbod op particulieren in heel specifieke landen en heb je weinig zin om die grenzen in de gaten te houden? Dan kan je van bij de start al met lokale btw-nummers van die landen werken om de lokale btw aan te kunnen rekenen in plaats van Belgische btw.
3. Goederen en diensten buiten de EU
Buiten de Europese Unie is het een stuk eenvoudiger: je hoeft nooit btw aan te rekenen. Net zoals in het allereerste geval moet je bij de verkoop van goederen dan wel kunnen aantonen dat je product het land heeft verlaten Je moet dan de nodige uitvoerformaliteiten voldoen bij de douane. Aan de hand van een uitvoerdocument dat je naam en btw-nummer bevat, kan je dan de effectieve uitvoer bewijzen, eventueel samen met de onderliggende transportdocumenten. In vele gevallen worden de uitvoerformaliteiten verricht door een transportfirma, uiteraard tegen betaling.
4. Diensten aan particulieren, waar ook ter wereld
Op diensten voor particulieren moet je als ondernemer doorgaans Belgische btw rekenen. Waar de klant ook woont en hoeveel je daarmee ook verdient. Maar voor webshops is er een belangrijke uitzondering. Op ‘elektronische’ diensten moet je de btw aanrekenen van het land van je klant. Dat geldt onder meer voor:
- Webhosting
- Downloads van of toegang tot software
- Online dataopslag
- Downloads van games, muziek, beltonen, e-books, online nieuws etc.
- Afstandsonderwijs zonder menselijk ingrijpen
Die laatste klinkt misschien wat raar, maar ligt aan het feit dat je voor videodiensten mét menselijke tussenkomst (denk maar aan een betalende webinar) wél weer Belgische btw hanteert. Hetzelfde geldt voor adviesverlening (ook via mail) of data op dragers zoals cd, cd-rom of dvd.
Btw in het land van de klant: hoe werkt het?
Moet je dan in elk land apart een btw-nummer aanvragen? Niet noodzakelijk. Op Europees niveau laat de Mini One Stop Shop (MOSS) je toe om toch onder je Belgische btw-nummer te handelen, maar dan vervolgens via dit online systeem je btw-aangifte van diensten in EU-landen in te dienen.
