Selecteer uw kantoor uit onderstaande lijst

Op basis van uw locatie selecteerden wij ons kantoor in . Wijzigen? Zoek SBB-kantoor.

Checklist: welke documenten moeten vzw’s verplicht bijhouden?

13 apr 18 Door Annette Philips

 

Als vereniging moet u volgens de wet een hele resem aan documenten bijhouden: akten, rekeningen, verslagen, noem maar op. Niet verdwalen in die papiermolen? Dankzij deze checklist ziet u het bos terug door de bomen.

Enerzijds hebt u een intern verenigingsdossier: alle documenten die u op de maatschappelijke zetel van uw vereniging moet bijhouden. Anderzijds worden er ook een aantal stukken in uw extern verenigingsdossier bewaard, bij de griffie van de rechtbank van koophandel in uw arrondissement.

Extern verenigingsdossier

Alle onderstaande documenten moet u ‘neerleggen’, zoals dat dan heet, bij de griffie van de rechtbank van koophandel.

  • De statuten van uw vereniging
  • De akten van uw algemene vergadering, waarin u beslissingen neemt over bestuurders, vertegenwoordigers of commissarissen
  • Beslissingen over de nietigheid of de ontbinding van de vereniging, de vereffening ervan en de benoeming en de ambtsbeëindiging van de vereffenaars
  • Uw jaarrekening (let wel: grote en zeer grote verenigingen moeten hun jaarrekening neerleggen bij de Nationale Bank van België)

Het neerleggen van deze documenten kan per brief of online, via de toepassing eGRIFFIE in geval van een publicatie van een oprichting. De griffie zorgt er vervolgens voor dat uw aanvraag geregistreerd wordt in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en gepubliceerd wordt in het Belgisch Staatsblad.

De kosten van bekendmaking in de bijlagen van het Belgisch staatsblad dienen betaald te worden per cheque, postwissel, bankoverschrijving of storting. Een bewijs van deze betaling dient steeds te worden meegezonden naar de griffie, samen met de neer te leggen stukken. De tarieven van deze neerlegging worden door de Koning bepaald en worden jaarlijks gepubliceerd in het Belgisch staatsblad.

Intern verenigingsdossier

Uw interne vzw-dossier, op de maatschappelijke zetel, kan steeds door uw werkende leden geraadpleegd worden. Het omvat drie onderdelen:

  • Uw ledenregister: dat bevat een aantal gegevens over de werkende leden, namelijk namen, adressen en datums van toe- en (eventuele) uittreding. Die leden kunnen zowel natuurlijke personen als rechtspersonen zijn. Dit register is hét bewijs voor lidmaatschap: mensen zijn dus pas officieel werkend lid als ze hier volledig in vermeld staan.
  • Verslagen en beslissingen: de notulen van uw algemene vergaderingen en raden van bestuur. En als u voor deze facultatieve organen gekozen hebt: ook de notulen van het dagelijks bestuur en de vertegenwoordigers van de vereniging.
  • De boekhoudkundige stukken: uiteraard houdt u ook alle verplichte boekhoudkundige stukken bij. Dat is uw begroting, de dagboeken, uw inventaris en uw jaarrekening

In de praktijk: reken op uw SBB-expert

Speel op zeker en schakel tijdig de hulp in van een expert. Wij ondersteunen u graag met raad en daad.

Annette

Annette

adviseur social profit

Schrijf u in op de sectornieuwsbrief en blijf steeds op de hoogte van veranderingen.