Datenschutzpolitik

Datenschutzerklärung  – Verarbeitung personenbezogener Daten

Diese Erklärung beschreibt, wie SBB Gecertificeerde Accountants en Adviseurs BV (SBB Rechnungsprüfer und Steuerberater - Gen.mbH belgischen Rechts), mit Gesellschaftssitz in 3000 Leuven, Diestsevest 32 Briefkasten 1A, Unternehmensnummer 0459.609.556, RPR Leuven, info@sbb.be – www.sbb.be und SBB Bedrijfsdiensten BV (SBB Betriebsberatung - Gen.mbH belgischen Rechts), mit Gesellschaftssitz in 3000 Leuven, Diestsevest 32 Briefkasten 1A, Unternehmensnummer 0420.170.841, RPR Leuven, info@sbb.be – www.sbb.be, als gemeinsam für die Verarbeitung Verantwortliche („wir“) Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen ihrer Tätigkeiten verarbeiten.

Wir streben danach, Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) zu verarbeiten.

Die Verarbeitungen

Im Rahmen unserer Tätigkeiten verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für verschiedene Zwecke:

1. Kundenverwaltung (Vertragspflicht) (rechtliche Pflicht)

  • Kenndaten
  • Finanzielle Daten und Besonderheiten (Zahlungsdaten, Privat- und gewerbliches Vermögen, Finanztätigkeiten)
  • Persönliche Merkmale
  • Lebensgewohnheiten
  • Zusammenstellung der Familie
  • Berufliche Daten (Ausbildung und Beruf)
  • Mitgliedschaften
  • Rechtliche Angaben
  • Wohnungsmerkmale
  • Personalausweis- und Nationalregisternummer
  • Gewerkschaftszugehörigkeit

2. Direktmarketing (berechtigtes Interesse) (Zustimmung)

  • Kenndaten
  • Persönliche Merkmale
  • Berufliche Daten (Ausbildung und Beruf)

3. Lieferantenverwaltung (Vertragspflicht)

  • Kenndaten von Ihnen und einigen Ihrer Arbeitnehmer 
  • Finanzdaten (Zahlungsdaten)
  • Berufliche Daten (Ausbildung und Beruf)

4. Einhaltung unserer gesetzlichen Pflichten (rechtliche Pflicht)

  • Kenndaten
  • Finanzdaten (Zahlungsdaten)
  • Personalausweis- und Nationalregisternummer

5. Betrugsprävention und -bekämpfung (berechtigtes Interesse, und zwar Betrugsprävention und -bekämpfung) (rechtliche Pflicht)

  • Kenndaten
  • Finanzielle Daten
  • Personalausweis- und Nationalregisternummer

Die Rechtsgrundlage, auf die wir uns berufen, wird jeweils bei der Verarbeitung angegeben. Für die sensiblen Daten sind dies die personenbezogenen Daten, die die betroffene Person selbst mitgeteilt hat.

Einige Daten werden bei Dritten erhalten (beispielsweise übermitteln uns Ihre Berater – darunter Notare, Anwälte und andere Berufsberater – personenbezogene Daten) und bei öffentlichen Quellen (das Belgische Staatsblatt, ZDU und öffentliche Dienste). Außerdem werden auch personenbezogene Daten über unsere (Geschäfts-)Partner und andere Unternehmen erhalten, mit denen wir zusammenarbeiten, um Ihnen (kommerzielle) Vorteile zu gewähren, bestimmte Dienstleistungen anzubieten und sachdienliche Informationen zur Verfügung zu stellen.

Falls die Grundlage eine Vertrags- oder rechtliche Pflicht ist, müssen die personenbezogenen Daten übermittelt werden, um die Erfüllung des Vertrages zu ermöglichen bzw. eine rechtliche Pflicht zu erfüllen. Mangels Übermittlung der erforderlichen Daten kann die Beziehung nicht fortgesetzt werden.

Die Aufbewahrungsfrist Ihrer personenbezogenen Daten ist wie folgt beschränkt:

  • Kundenverwaltung: 10 Jahre nach Vertragsende.
  • Lieferantenverwaltung: 10 Jahre nach dem Ende der Lieferantenbeziehung.
  • Betrugsprävention und -bekämpfung: 10 Jahre nach dem Ende des Vertrages/der Transaktion.
  • Direktmarketing: 5 Jahre nach dem letzten wichtigen Kontakt, wobei eine Verlängerung dieser Frist mit Ihrer Zustimmung möglich ist.
  • Die Einhaltung unserer rechtlichen Pflichten: Aufbewahrung gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.

Ausfuhr personenbezogener Daten

Für die Organisation unserer IT-Dienste wenden wir uns an externe Dienstleister, die die personenbezogenen Daten möglicherweise für einen beschränkten Teil der Verarbeitung in den USA speichern.

Zusätzliche Informationen über die Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen einer begrenzten Anzahl anderer Parteien:

  • Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten an Sie selbst und gegebenenfalls (a) Ihrem Arbeitgeber oder bestimmten Arbeitnehmern von Ihnen und (b) von Ihnen bestimmten Berufsberatern.
  • Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten an Banken, Versicherungsgesellschaften und Makler im Rahmen Ihrer Beziehung mit diesen Parteien.
  • Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten an öffentliche Dienste im Rahmen rechtlicher Pflichten.
  • Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten an Berufsberater, Anwälte, Gerichtsvollzieher, Partnern, sofern dies für ihren Beistand erforderlich ist.
  • Wir nutzen die Dienstleistungen einiger technischer Verarbeiter, beispielsweise für das Hosting von Websites, Dateien und Akten vorbehaltlich der Implementierung der erforderlichen Verarbeitungsverträge.
  • Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten an andere Unternehmen der SBB-Gruppe, sofern dies für ihre Tätigkeiten erforderlich ist.

Schutz der Verarbeitung

Wir haben einen angemessenen Schutz für die von uns verarbeiteten Daten ausgearbeitet.

Kein einziges Informationssystem kann eine 100%-ige Sicherheit garantieren. Wir streben danach, die Sicherheit unserer Systeme kontinuierlich zu verbessern. Auch Sie spielen eine wichtige Rolle bei der Gewährleistung der Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten, indem Sie unter anderem Ihre Benutzerdaten geheim halten und ausreichend schützen und unsere Gebäude mit der erforderlichen Wachsamkeit nutzen.

Ihre Rechte

Die Datenschutz-Grundverordnung gewährt Ihnen einige Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

  • Das Recht, Ihre personenbezogenen Daten einzusehen und zu berichtigen.
  • Das Recht, Einspruch gegen die Verwendung von Personendaten für Direktmarketingzwecke zu erheben und das allgemeine Widerspruchsrecht aufgrund fallspezifischer Umstände.
  • Das Recht auf Löschung von Daten, Einschränkung der Verarbeitung und das Recht, vergessen zu werden.
  • Das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
  • Das Recht auf die Übertragbarkeit von Daten.
  • Das Recht, eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde einzureichen.

Bevor Sie eine Beschwerde einreichen, würden wir uns freuen, wenn Sie Kontakt mit uns aufnehmen, um eine schnelle Lösung für Ihre Beschwerde zu finden.
Die Ausübung dieser Rechte unterliegt aufgrund der Datenschutz-Grundverordnung bestimmten Bedingungen.

Wie können Sie Kontakt mit uns aufnehmen?

Sie können jederzeit unter folgenden Kontaktdaten Kontakt mit dem DPO von SBB aufnehmen:

privacy@sbb.be

Änderungen

Wir behalten uns das Recht vor, diese Erklärung gelegentlich zu ändern. Im Falle wichtiger Änderungen werden wir Sie auf unserer Website oder mit einem Bericht per E-Mail darauf hinweisen.